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Fachschriften und Studien

IBA-/bso-Studie 2013/14

Expertenwissen

3 Generationen im Büro

Telefonumfragen unter Personalleitern / Geschäftsführern und unter Beschäftigten im Bürobereich.

  • Durchführung der Befragung von Personalleitern /Geschäftsführern: abs Marktforschung Stefan Ströhle e. K.
  • Durchführung der Befragung von Beschäftigten im Bürobereich: forsa Gesellschaft für Sozialforschung und statistische Analysen mbH
  • Veröffentlichung: Dezember 2014

Im September 2013 wurden zunächst Personalleiter und Geschäftsführer von 450 privatwirtschaftlichen Unternehmen in Deutschland zur Altersstruktur ihrer Belegschaft und eventuellen Unterschieden der verschiedenen Beschäftigtengenerationen befragt. Im Fokus standen dabei, die Art zu kommunizieren und die Bereitschaft zur Kooperation. Im letzten Teil der Befragung hatten die Personalleiter und Geschäftsführer Gelegenheit, die Arbeitsplätze in ihren Unternehmen zu bewerten. Um hierzu auch die Nutzersicht zu ermitteln, wurden im Rahmen einer zweiten Umfrage im April 2014 insgesamt 1.003 Beschäftigte nach ihrer Sicht auf ihre Arbeitsplätze befragt.

Beide Befragungen wurden im Rahmen des New Work Order-Projekts durchgeführt.


Zur Vereinfachung der telefonisch geführten Interviews wurden die drei Arbeitnehmergenerationen wie folgt abgegrenzt:

  • Generation Y: Beschäftigte unter 30 Jahren
  • Generation X: Beschäftigte zwischen 30 und 49 Jahren
  • Baby Boomer: Beschäftigte über 50 Jahren

Zusammenfassung der Ergebnisse

Wenn die These der Trendforscherin Birgit Gebhardt stimmt, dass eine neue Arbeitskultur erst dann auf breiter Linie Einzug in die Unternehmen hält, wenn die Mehrzahl der Führungspositionen von der Generation Y besetzt ist, haben viele Unternehmen noch einen weiten Weg vor sich. Derzeit teilen sich nämlich noch die Vertreter der Generation X und die Baby Boomer die Verantwortung in den Unternehmen.

Am wenigsten Mitspracherecht haben die Vertreter der Generation Y derzeit in den größeren Betrieben mit 250 und mehr Büroarbeitsplätzen. Dort ist die Mehrzahl aller gehobenen Managementpositionen noch von den Vertretern der Generation der Baby Boomer besetzt.


Aber nicht nur personell, auch organisatorisch steht die Mehrzahl der deutschen Unternehmen noch vor großen Herausforderungen. Dass viele Arbeitsabläufe und Strukturen noch nicht an die neuen Herausforderungen der Wissenschaft angepasst sind, zeigt die Tatsache, dass vor allem die Beschäftigten der mittleren Generation unter einer steigenden Arbeitsbelastung leiden. Ursache dieser Mehrarbeit ist in vielen Fällen die neu hinzugekommene Projektarbeit. Eigentlich sollte diese Form der Zusammenarbeit andere Arbeitsabläufe ersetzen. Die Befragung zeigt aber, dass die Beschäftigten Projekte derzeit oftmals noch zusätzlich zu den „normalen” Abläufen bewältigen müssen. Darüber hinaus fehlen in jedem zweiten Unternehmen geeignete Instrumente, um den gestiegenen Kommunikationsbedarf effizient bewältigen zu können.


Potenzial, um den (drohenden) Fachkräftemangel und den damit einhergehenden Kapazitätsengpässen zu begegnen, dürfte folglich auch in einer effizienteren Gestaltung der Arbeit bestehen. Die Unternehmen könnten dabei zum Beispiel auf eine schnellere Delegation von Verantwortung für die Projektarbeit an jüngere Arbeitnehmer setzen. Diese sollte einhergehen mit einem regelmäßigen Feedback, denn die Nachwuchskräfte der Generation Y fordern eine regelmäßige Einordnung ihrer Leistungen. Weitere Chancen liegen in der Bindung älterer Arbeitnehmer. Zwar scheint sich die Mehrzahl der Beschäftigten auf die Rente zu freuen, jeder Dritte, so die Einschätzung der befragten Personalleiter, könnte sich aber auch über das offizielle Renteneintrittsalter hinaus eine weitere Tätigkeit für den aktuellen Arbeitgeber vorstellen. Das setzt allerdings nicht nur geeignete rechtliche Rahmenbedingungen voraus, sondern auch eine größere Flexibilität in den Unternehmen selbst.


Immerhin funktioniert die Zusammenarbeit der Vertreter der drei Arbeitnehmergenerationen überwiegend ganz gut. Zwar beobachten rund 40 % der Personalleiter generationenspezifisches Kommunikationsverhalten, oftmals handelt es sich dabei aber lediglich um Präferenzen für unterschiedliche Kommunikationskanäle, die ohne größere Auswirkungen für die tägliche Zusammenarbeit bleiben. Das gilt allerdings nicht für alle Unternehmen. Immerhin 12 % aller Befragten berichteten, dass die Generationenunterschiede immer wieder für Sand im Getriebe ihrer organisatorischen Abläufe sorgen. Einzelne Interviewpartner berichteten, dass sich die Vertreter der unterschiedlichen Altersgruppen auch physisch an unterschiedlichen Orten treffen. Dies wäre ein Anlass, sich dann über die Platzierung und Ausstattung von Kommunikationszonen als gemeinsame Treffpunkte Gedanken zu machen. Wie die IBA-/bso-Studie 2015 zeigte, haben hier aber viele Unternehmen nach wie vor Nachholbedarf.


Insgesamt sind sowohl die Führungskräfte als auch die Beschäftigten mit ihrem Arbeitsumfeld zufrieden. Allerdings sehen die Beschäftigten mehr Verbesserungsbedarf als ihre Vorgesetzten. Dies gilt vor allem für das Bürodesign. Darüber hinaus bemängeln viele Arbeitnehmer, dass die Einrichtung ihrer Büros nicht zu den Unternehmen passt.


Quelle: Die Studie kann unter IBA-Publikationen heruntergeladen werden.