Communication and Cooperation

Checklist
Communication Zones

Checklist Communication Zones

What kind of rooms do you need?


Communication now accounts for almost half the working time in the office. But communication is not just communication. Depending on whether you want to use a room or a communication zone for meetings, workshops, brief coordination, training or other forms of communication, very different requirements can arise. It is therefore worth checking from time to time whether requirements and available space still match.

Our tip: Use the following checklist to check the individual communication areas or zones in your company. You can then send the results together with information on the planned use, photos of the current situation and the room dimensions to a Quality Office consultant. He or she will certainly be able to make you some good suggestions on how you can improve the usability of your communication zones with just a few measures.


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vorhanden fehlt nicht notwendig
Gibt es in der Kommunikationszone Sitzgelegenheiten?
Sind die Sitzmöbel bequem genug, um auch längere Zeit darauf sitzen zu können?
Gibt es eine ausreichend große Ablagemöglichkeit für Laptop, Tablet und die benötigten Unterlagen?
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vorhanden fehlt nicht notwendig
Gibt es in der Kommunikationszone geeignete Möglichkeiten für kurze Gespräche im Stehen?
Sind ergänzend Counterstühle, Barhocker und Stehhilfen verfügbar?
Haben die Teilnehmer von Besprechungen und Seminaren während der Pausen eine Möglichkeit, z. B. einen Kaffee im Stehen zu trinken?
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vorhanden fehlt nicht notwendig
Gibt es ausreichend Platz, damit sich die Teilnehmer in den Pausen bewegen können?
Ist innerhalb des Kommunikationsbereichs genügend Platz für die Nutzung als Workshopraum vorhanden?
Kann die Einrichtung an unterschiedliche Einsatzzwecke angepasst werden?
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vorhanden fehlt nicht notwendig
Kann die Beleuchtung reguliert werden?
Lässt die Beleuchtung ein Arbeiten mit Laptops oder Tablets zu, ohne dass mit Einspiegelungen der Lichtquellen auf den Bildschirmen zu rechnen ist?
Gibt es eine geeignete visuelle Abschirmung der Kommunikationszone gegenüber Verkehrswegen und/oder Arbeitsplätzen?
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vorhanden fehlt nicht notwendig
Sind die Gesprächsteilnehmer innerhalb der Kommunikationszone gut zu verstehen?
Können in der Kommunikationszone Gespräche geführt werden, ohne dass diese von außen mitgehört werden?
Ist sichergestellt, dass die Nutzer benachbarter Arbeitsplätze nicht gestört werden?
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vorhanden fehlt nicht notwendig
Können die Nutzer die Temperatur im Raum selbst steuern?
Können Fenster geöffnet werden?
Gibt es eine Möglichkeit zur Beschattung der Räume?
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vorhanden fehlt nicht notwendig
Sind die technischen Voraussetzungen vorhanden, um Dokumente – zum Beispiel auf einem großen Bildschirm – gemeinsam anzuschauen?
Gibt es ausreichend Steckdosen und einen WLAN-Zugang für Gäste?
Gibt es einen neutralen Hintergrund, falls die Kommunikationszone für Videokonferenzen genutzt werden soll?
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vorhanden fehlt nicht notwendig
Sind die passenden Einrichtungsgegenstände zur Nutzung als Besprechungsraum vorhanden?
... zur Nutzung als Schulungs- und Seminarraum?
... zur Nutzung als Workshopraum?
... zur Nutzung für Kurzbesprechungen?
... zur Nutzung für informelle Gespräche?
... zur Nutzung für den Empfang von Gästen?

Anmerkungen