IBA Redaktionsteam Die Koelnmesse hat ihre Büroflächen im Bereich Marketing Communications grundlegend neu gestaltet. Entstanden ist eine moderne Arbeitsumgebung, die Offenheit, Kreativität und Begegnung fördert und zugleich Nachhaltigkeit in den Mittelpunkt stellt. Die IBA Forum Redaktion sprach mit Vertretern der Koelnmesse über die Hintergründe, Ziele und Erfahrungen dieses Transformationsprozesses.
Was zeichnet die neuen Arbeitswelten aus?
Die neuen Flächen vereinen offene Zusammenarbeit mit Rückzugsmöglichkeiten: ein echtes „Best of both worlds“. Sie sind flexibel, modern und schaffen Raum für Kreativität.
Warum wurde die Arbeitswelt neu gestaltet?
Die Entscheidung, unsere Arbeitswelten neu zu gestalten, hatte viele Gründe und ist Teil eines größeren Transformationsprozesses, der zukünftige, agile Arbeitsweisen fördert. Unsere neue Arbeitsumgebung sollte flexibel, projektorientiert und wirtschaftlich sein und gleichzeitig Ressourcen schonen. Sie ermöglicht mobiles, orts- und zeitunabhängiges Arbeiten und verknüpft analoges und digitales Arbeiten noch stärker miteinander. Wichtig war uns auch, optimale Bedingungen für unsere Performance, Kundenorientierung und Innovationskraft zu schaffen: Räume, die die Schnelligkeit und Effizienz unserer Entscheidungen und Prozesse fördern, unsere Kommunikation und interne Vernetzung verbessern sowie die interdisziplinäre Zusammenarbeit und den Teamgeist stärken. Darüber hinaus sollte die neue Umgebung Spaß machen, inspirieren und unsere Kreativität anregen. Sie ist ein moderner Ort der Begegnung und Identifikation, der Transparenz und ein offenes Miteinander schafft und zugleich nach außen zeigt, wofür die Koelnmesse steht.
Wie spiegelt sich die Unternehmenskultur in den Räumen wider?
Die Koelnmesse steht für Offenheit, Begegnung und Teamgeist. Genau das spiegeln die Räume wider. Unsere Werte wie Kollaboration und Flexibilität prägen auch den Arbeitsplatz. Mit der neuen Arbeitswelt macht die Koelnmesse ihre Vision eines zukunftsorientierten, flexiblen und nachhaltigen Unternehmens mit klarem Fokus auf ihre Kunden und als moderner, attraktiver Arbeitgeber sichtbar und erlebbar. Messe heißt Begegnung und Austausch: Dieses Prinzip haben wir ins Büro übertragen. Die Flächen sind echte Begegnungsorte, die Event-Charakter und Messe-Atmosphäre atmen. Gleichzeitig schlagen sie eine Brücke zu unseren eigenen Formaten: So stammen etwa die Stühle von einem langjährigen ORGATEC-Aussteller. Auch Schreibtische, Regale, Sideboards, Pflanzenkübel, sogar die Teeküche wurden von Partnern geliefert, die regelmäßig auf der ORGATEC vertreten sind. Insgesamt ist die Gestaltung stark von unseren Möbel- und Interior-Messen idd cologne, imm cologne, interzum und ORGATEC inspiriert. Das Büro wird so auch zum Showroom, zu einer Bühne für New Work und zum lebendigen Beispiel für das, was wir auf unseren Veranstaltungen sichtbar machen.
Welche Raumangebote gibt es?
Das Prinzip unserer neuen Arbeitswelten ist bedarfsorientiert: Die Nutzung der Flächen erfolgt stets tätigkeitsorientiert. Für jede Aufgabe stehen unterschiedliche Raumangebote zur Verfügung – von offenen Teamarbeitsplätzen über ruhige Fokusbereiche und Telefonkabinen bis hin zu Lounges, Küchen oder Rückzugsräumen. Sämtliche Ressourcen werden im Sharing-Prinzip genutzt, es gibt also keine fest zugeordneten Arbeitsplätze. Zusätzlich stehen Einzelräume zur Verfügung, die bei Bedarf flexibel gebucht werden können. Darüber hinaus sind die Flächen modular aufgebaut und in eher ruhige sowie kommunikativ-lebhafte Zonen gegliedert. Auch projektbezogene Arbeitsmöglichkeiten lassen sich für bestimmte Zeiträume reservieren. So entsteht ein Multi-Space-Konzept, das konzentriertes Arbeiten ebenso ermöglicht wie spontanen Austausch oder kreative Workshops.
Unter welchem Leitgedanken stand der Wandel der Arbeitswelten?
Der Wandel der Arbeitswelten auf unserer New-Work-Fläche stand unter dem Leitgedanken: Flexibilität und Kollaboration stärken, Begegnungsräume schaffen. Ziel war es, eine Umgebung zu entwickeln, die unterschiedlichen Arbeitsstilen gerecht wird und sowohl konzentriertes Arbeiten als auch offene Zusammenarbeit ermöglicht. Kern des Konzepts ist die tätigkeitsorientierte Nutzung: Je nach Aufgabe stehen verschiedene Raumangebote zur Verfügung. Ergänzt wird dies durch die flexible Buchung von Arbeitsplätzen, die eine agile Nutzung der Flächen unterstützt. Damit wird ein Umfeld geschaffen, das Begegnung und Austausch ebenso unterstützt wie Produktivität und Individualität.
Wie wird hybrides Arbeiten in den neuen Räumen umgesetzt?
Clean Desksharing, moderne Konferenztechnik, beschreibbare Magnetwände und flexible Teamzonen machen es leicht, sowohl virtuell als auch vor Ort effizient zusammenzuarbeiten. Die Konzepte wurden individuell an unseren Bereich angepasst. Planungskoordinatoren, die von den einzelnen Abteilungsteams gewählt wurden, haben die Bedarfe der einzelnen Funktionen eingebracht. So sind moderne Arbeitswelten entstanden, die wir von der ORGATEC kennen: Räume, die die effiziente Zusammenarbeit nicht nur ermöglichen, sondern aktiv fördern.
Welchen Stellenwert hatte Nachhaltigkeit bei der Gestaltung der Arbeitswelten?
Einen sehr hohen. Angefangen vom Teppichboden über Möbel bis hin zu den Trennwänden – sämtliche Elemente wurden bewusst nach ökologischen Kriterien ausgewählt. Zum Einsatz kommen Teppichböden aus recycelten Materialien, langlebige Möbel aus ressourcenschonender Produktion sowie modulare Trennwände, die sich flexibel versetzen, ergänzen oder umbauen lassen. Darüber hinaus haben wir auf effiziente Technik und eine möglichst lange Nutzungsdauer der Einrichtung geachtet. Ein besonderes Highlight: die vielen Pflanzen im Büro. Sie verbessern nicht nur das Raumklima und die Akustik, sondern bringen auch Natur ins Haus und machen Nachhaltigkeit im Alltag unmittelbar erlebbar.
Wie tragen die neuen Arbeitsumgebungen zur Arbeitgeberattraktivität bei?
Die modernen Büros zahlen klar aufs Employer Branding ein. Neue Kollegen erleben beim Onboarding sofort: Hier wird an der Zukunft gearbeitet. Durch die Nähe zu unseren Leitmessen wie ORGATEC können wir zudem zeigen, dass wir nicht nur eine Plattform bieten, sondern die Themen New Work, Interior und moderne Arbeitswelten auch im eigenen Haus authentisch leben.
Wie werden die neuen Büros von den Mitarbeitern angenommen?
Die Resonanz auf die neuen Büros ist durchweg positiv. Besonders hervorgehoben wird die Flexibilität, die es ermöglicht, individuell auf unterschiedliche Arbeitsanforderungen einzugehen. Viele Mitarbeitende schätzen die neu entstandenen Treffpunkte und Begegnungsräume, die den Austausch – nicht nur innerhalb der eigenen Teams, sondern auch abteilungsübergreifend – fördern und als echter Gewinn wahrgenommen werden. Ein weiterer häufig genannter Punkt ist die hochwertige Ausstattung, die als Ausdruck von Wertschätzung gesehen wird. Mitarbeitende fühlen sich dadurch nicht nur ernst genommen, sondern auch motivierter und wohler in ihrer Arbeitsumgebung. Eine überraschende – und durchweg positive – Erfahrung war, wie ruhig und konzentriert das Arbeiten auf der neuen Fläche möglich ist. Trotz der offenen Gestaltung kommt es nicht zu Ablenkungen, was viele zunächst nicht erwartet hatten. Diese Ruhe wird als großer Pluspunkt wahrgenommen und zeigt, dass die Mischung aus Fokus- und Kollaborationsbereichen optimal umgesetzt wurde.
Wie intensiv und auf welche Weise werden die verschiedenen Raumangebote tatsächlich genutzt?
Teamzonen und Lounges sind besonders beliebt, gleichzeitig sehen wir eine höhere Präsenz im Büro, weil es einfach Spaß macht, da zu sein. Spannend ist für uns auch, dass viele Konzepte, die wir von der ORGATEC kennen – etwa flexible Workspaces oder modulare Möbel – bei uns intern stark angenommen werden. Das zeigt, wie nah die Messewelt an unserem eigenen Arbeiten ist.
Wie flexibel seid ihr für zukünftiges Wachstum oder neue Anforderungen aufgestellt?
Die Flächen sind modular angelegt, sodass wir jederzeit anpassen und wachsen können. Flexibilität bleibt ein Schlüsselprinzip. Beispielsweise haben wir festgestellt, dass deutlich weniger Fokus-Arbeitsplätze, die eher eine ruhigere Arbeitsatmosphäre schaffen, dafür aber mehr Team-Arbeitsplätze als gedacht benötigt wurden. Darauf konnten wir schnell reagieren und eine Anpassung vornehmen.
Welche Learnings habt ihr aus dem Prozess mitgenommen und gibt es Empfehlungen für andere Unternehmen in ähnlichen Transformationsphasen?
Ein wichtiges Learning aus unserem Prozess war, von der Erfahrung anderer zu profitieren. Eine andere Abteilung hatte bereits ähnliche Veränderungen durchlaufen und ihre Erkenntnisse haben uns geholfen, typische Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und erfolgreiche Ansätze zu übernehmen. Dieser Blick über den eigenen Bereich hinaus hat uns entscheidend dabei unterstützt, unseren Wandel effizienter zu gestalten. Darüber hinaus war es uns sehr wichtig, die Teams von Anfang an in den Veränderungsprozess einzubinden. So konnten wir wertvolle Rückmeldungen einholen und haben die Akzeptanz für die neue Arbeitsumgebung gesteigert. Am Ende erforderte der Schritt zu einer New-Work-Arbeitswelt natürlich Offenheit und den Mut, traditionelle Arbeitsweisen zu hinterfragen und neue Konzepte umzusetzen. Nicht alles muss von Anfang an perfekt sein, doch innovationsfreudig voranzugehen, zahlt sich aus.
Unsere Empfehlung an andere Unternehmen lautet deshalb: Lernt aus den Erfahrungen anderer, gebt den Mitarbeitenden eine aktive Stimme im Gestaltungsprozess und trefft mutige Entscheidungen, die über das Gewohnte hinausgehen. Der offene Austausch – sei es intern zwischen Abteilungen oder extern mit anderen Unternehmen – kann wertvolle Impulse liefern und den Weg zu zukunftsfähigen Lösungen ebnen. Veränderungen bieten eine enorme Chance, wenn man sie als gemeinschaftliche Weiterentwicklung begreift. Nutzt diese Gelegenheit, um nicht nur Arbeitsräume, sondern auch die Unternehmenskultur nachhaltig zu transformieren!
Vielen Dank für das Gespräch.
