Jasmin Najiyya Künstliche Intelligenz ist vom Zukunftsszenario zum festen Bestandteil der Arbeitswelt geworden. Sie verändert Aufgaben, Zusammenarbeit und die Anforderungen an Räume und das oft leiser und grundlegender, als es die Schlagzeilen vermuten lassen. Das IBA Forum hat sich in den vergangenen Monaten aus unterschiedlichen Perspektiven mit dieser Entwicklung befasst. Zeit für ein Zwischenfazit: Was zeichnet sich ab und was davon ist für Büros, Organisationen und Zusammenarbeit relevant?
Zusammenarbeit mit KI: Erweiterung statt Ersatz
Eine zentrale Botschaft aus dem Pre-Read der „New Work Order“-Studie Kollaboration mit KI ist, dass KI die Zusammenarbeit nicht reduziert, sondern sie grundlegend verändert. KI-Agenten übernehmen Routineaufgaben, bereiten Informationen auf, erstellen Zusammenfassungen oder schlagen nächste Schritte vor. Teams arbeiten damit nicht weniger, sondern anders zusammen. Und zwar mit mehr Fokus auf Abstimmung, Interpretation und Kontextverständnis. Anstatt Informationen mühsam zu sammeln, diskutieren Menschen verstärkt über deren Bedeutung und Konsequenzen.
Auch im Interview mit Tina Klüwer wird deutlich, dass KI ihren größten Mehrwert nicht in der Substitution, sondern in der Erweiterung menschlicher Fähigkeiten entfaltet. Sie sieht KI als Werkzeug, das Muster sichtbar macht, Optionen aufzeigt und Entscheidungen vorbereitet. Entscheidend sei, so Klüwer, dass Unternehmen KI sinnvoll in bestehende Arbeitsprozesse integrieren und Mitarbeiter befähigen, mit den neuen Technologien umzugehen. Dazu gehört, Ergebnisse zu verstehen, kritisch zu hinterfragen und verantwortungsvoll zu nutzen. Die Zusammenarbeit wird dadurch nicht einfacher, sondern vielschichtiger. Sie erfordert mehr gemeinsames Nachdenken, mehr Reflexion und ein höheres Maß an geteilter Entscheidungsfähigkeit. Gerade in hybriden Arbeitsmodellen zeigt sich eine interessante Entwicklung: Digitale Tools ermöglichen zwar die ortsunabhängige Kooperation, gleichzeitig steigt jedoch der Bedarf an physischer Begegnung, insbesondere dort, wo Vertrauen und Kreativität gefragt sind oder sensible Entscheidungen getroffen werden müssen. Die Frage lautet daher nicht mehr, ob wir Büros brauchen, sondern wofür genau.
Das Büro als Ort der Interaktion und Erfahrung
Mit dieser Verschiebung wandelt sich auch die Rolle des Büros. Es wird zunehmend zur Plattform für Interaktion, Austausch und kollektive Arbeit und weniger zum Ort für stille Einzelarbeit. Mehrere Beiträge im IBA Forum zeichnen ein gemeinsames Bild: Physische Räume bleiben vor allem dort unverzichtbar, wo soziale Dynamiken entstehen, wenn Menschen gemeinsam denken, diskutieren, Entscheidungen vorbereiten und Kultur erleben. Für die Raumgestaltung bedeutet das: Arbeitsumgebungen müssen unterschiedliche Nutzungsszenarien unterstützen. Neben fokussierten Arbeitsplätzen braucht es Flächen für Workshops, Projektarbeit, hybride Meetings, spontane Abstimmungen und Rückzugsmöglichkeiten. Das Büro wird damit zu einem kuratierten Erfahrungsraum, in dem Räume, Möblierung und Technik bewusst auf bestimmte Aktivitäten ausgerichtet sind. KI und digitale Werkzeuge rücken dabei näher an die Nutzer heran, sollen im Idealfall aber unaufdringlich bleiben. Die Technik verschwindet nicht, sondern tritt einen Schritt zurück: weg von sichtbarer Infrastruktur, hin zu unterstützender Präsenz im Hintergrund, etwa in Form intelligenter Buchungssysteme, adaptiver Medientechnik oder personalisierter Informationsangebote.
Cognitive Environments: Räume, die mitdenken
Einen konsequenten nächsten Schritt geht das Konzept der sogenannten Cognitive Environments. Damit sind Arbeitsumgebungen gemeint, die mithilfe von Sensorik, dem Internet der Dinge (IoT) und KI auf ihre Nutzer reagieren und sich dynamisch anpassen. Je nach Nutzungssituation kann man Licht, Akustik und Klima verändern, Räume für unterschiedliche Aktivitäten konfigurieren und Informationen dort einblenden, wo man sie braucht. Der Raum wird so zu einem lernenden System und zum Bindeglied zwischen menschlicher und künstlicher Intelligenz. Er registriert Nutzungsdaten, erkennt Muster und unterstützt Mitarbeiter, ohne permanent Aufmerksamkeit zu verlangen. Gleichzeitig stellt sich die Frage nach Transparenz und Kontrolle: Die Nutzer müssen nachvollziehen können, welche Daten das System erhebt, wie diese verarbeitet werden und wie sie Einstellungen beeinflussen können. Nur dann entsteht Vertrauen. In dieser Perspektive werden Arbeitsräume nicht länger als statische Infrastruktur verstanden, sondern als adaptive Umgebungen, die aktiv zu Produktivität und Wohlbefinden beitragen. Sie helfen, Konzentration zu fördern, Erholung zu ermöglichen und Kollaboration gezielt zu unterstützen – immer in Verbindung mit den Anforderungen der jeweiligen Aufgabe. Das geschieht immer in Verbindung mit den Anforderungen der jeweiligen Aufgabe.
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KI als Gestaltungspartner: Vom Arbeitsplatz zur Stadt
Die Auswirkungen von KI beschränken sich nicht auf den einzelnen Arbeitsplatz. KI gewinnt auch in der Planung von Gebäuden, Quartieren und urbanen Strukturen an Bedeutung. Sie kann große Datenmengen auswerten, Szenarien simulieren und Planungsentscheidungen somit besser vorbereiten. Dies ist beispielsweise bei Standortfragen, der Erreichbarkeit, Nutzungsmischungen oder der Auslastung von Flächen von Vorteil. Dadurch erhalten Planer neue Werkzeuge, um Varianten zu vergleichen und langfristige Auswirkungen besser abzuschätzen. Gleichzeitig bleibt die menschliche Perspektive entscheidend. Kreativität, Kontextverständnis und Bewertung lassen sich nicht automatisieren. Architektur und Stadtentwicklung werden zwar zunehmend datenbasiert, sind aber weiterhin auf menschliches Urteil und Verantwortung angewiesen.
Organisationen im Wandel: KI-Agenten als neue Teammitglieder
Parallel dazu verändern KI-Agenten Organisationsstrukturen. Oskar Trautmann beschreibt, wie diese autonomen Agenten Aufgaben eigenständig übernehmen, Informationen zwischen Systemen austauschen und Prozesse in Echtzeit steuern können. Sie agieren wie zusätzliche Teammitglieder, die nie müde werden, permanent Daten auszuwerten und Vorschläge zu machen. Dadurch beschleunigen sich Abläufe, Rollenprofile verschieben sich und klassische Hierarchien werden hinterfragt. Mitarbeiter übernehmen zunehmend koordinierende, prüfende und kreative Funktionen, während operative Tätigkeiten automatisiert werden. Organisationen entwickeln sich zu hybriden Systemen, in denen menschliche und Künstliche Intelligenz eng verzahnt zusammenarbeiten. Tina Klüwer weist jedoch darauf hin, dass diese Transformation aktiv gestaltet werden muss. Unternehmen benötigen klare Verantwortlichkeiten, neue Kompetenzen im Umgang mit Daten und KI sowie eine Kultur, die Experimente zulässt und Lernprozesse fördert. Nur dann können KI-Agenten ihre Stärken ausspielen, ohne Überforderung oder Widerstände zu erzeugen.
Strategie, Entscheidungen und die Rolle des Menschen
Aus allen Beiträgen ergibt sich ein gemeinsamer Nenner: KI ist keine Randnotiz der IT, sondern ein strategisches Thema. Sie beeinflusst die Wettbewerbsfähigkeit, die Innovationsfähigkeit und die Arbeitgeberattraktivität. Wer KI nur punktuell einsetzt, nutzt ihr Potenzial nicht vollständig. Es geht darum, Technologie, Organisation und Kultur zusammenzudenken. Damit rückt auch die Frage in den Mittelpunkt, wie Entscheidungen getroffen werden. KI basiert auf Daten, Mustern und Wahrscheinlichkeiten. Menschliche Entscheidungen sind geprägt von Erfahrung, Intuition, Werten und Kontextwissen. In der Kombination entsteht eine neue Form von Entscheidungsintelligenz: Datenanalysen können Hinweise liefern und Risiken sichtbar machen, während Menschen Ergebnisse einordnen, Prioritäten setzen und Verantwortung übernehmen. Voraussetzung dafür ist, dass Organisationen den kompetenten Umgang mit KI fördern und Entscheidungsprozesse bewusster und differenzierter gestalten.
Fazit: Die Zukunft ist hybrid – technologisch wie menschlich
Trotz aller technologischen Dynamik bleibt eines konstant: die Bedeutung von Interaktion, Vertrauen und gemeinsamer Erfahrung. KI kann Prozesse unterstützen und Informationen bereitstellen, aber sie kann nicht ersetzen, was Zusammenarbeit im Kern ausmacht. Im Gegenteil: Je leistungsfähiger KI wird, desto wichtiger werden menschliche Fähigkeiten wie Empathie, Kommunikation, Urteilskraft und kritisches Denken.
Für die Arbeitswelt bedeutet das: Räume müssen als dynamische, adaptive Umgebungen gedacht werden, die kollektive Intelligenz ermöglichen. Organisationen müssen lernen, Technologie und menschliche Stärken gezielt zu verbinden. KI übernimmt zunehmend Aufgaben, erweitert Handlungsspielräume und schafft neue Möglichkeiten – der Mensch gibt die Richtung vor, trifft Entscheidungen und trägt Verantwortung. Genau in diesem Zusammenspiel entsteht die Arbeitswelt der Zukunft.
