IBA Redaktionsteam Hybride Arbeit, neue Flächenkonzepte und wachsende Anforderungen an Ergonomie und Nachhaltigkeit erhöhen den Druck auf Planung und Beschaffung im Büro. Orientierung verspricht das Qualitätszeichen Quality Office: Es definiert überprüfbare Kriterien für Produkte und Dienstleistungen sowie für zertifizierte Berater. Warum das relevant ist und welchen Nutzen Unternehmen konkret haben, erklärt Volker Weßels im Interview mit dem IBA Forum. Er ist beim Industrieverband Büro und Arbeitswelt (IBA) verantwortlich für die Quality-Office-Zertifizierung.
Herr Weßels, was ist Quality Office und warum braucht es das?
Quality Office ist ein Qualitätszeichen für „Gute Arbeit im Büro“. Es bündelt klare, überprüfbare Kriterien für Produkte und Dienstleistungen rund um Büroarbeitsplätze von Sicherheit und Funktion bis Ergonomie, Langlebigkeit und Umweltverträglichkeit. Die Grundlage ist die Leitlinie L‑Q 2022 „Qualitätskriterien für Büro-Arbeitsplätze“, die gemeinsam von DIN, DGUV, IBA, DNB und HBS getragen wird. So schaffen wir Orientierung für Planung, Beschaffung und Nutzung und machen Qualität verlässlich erkennbar.
DIN: Deutsches Institut für Normung
Zuständig für die Entwicklung und Festlegung von Normen in Deutschland.
DGUV: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Prävention, Rehabilitation und Entschädigung am Arbeitsplatz.
IBA: Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V.
Verband der Hersteller von Büro- und Objektmöbeln, fördert ganzheitliche Arbeitswelten.
DNB: Deutsches Netzwerk Büro e. V.
Netzwerk zur Förderung gesunder und moderner Büroarbeit im Rahmen der Initiative „Neue Qualität der Arbeit“.
HBS: Handelsverband Büro und Schreibkultur
Interessenvertretung des Fachhandels für Bürobedarf und Schreibwaren in Deutschland.
Woran erkenne ich die Qualität von Büromöbeln ganz konkret?
Beim Produktsiegel Quality Office prüfen wir unter anderem Sicherheit, Ergonomie, Funktionalität, Anwendungsflexibilität, Dauerhaftigkeit und Umweltverträglichkeit. Das ist bewusst umfassend gedacht: Ein gutes Produkt soll ergonomisch unterstützen, lange halten, sich an neue Nutzungsszenarien anpassen und dabei Ressourcen schonen.
Auf der „Quality Office“-Webseite ist von zwei Zertifikaten die Rede. Welche sind das?
Ein Zertifikat vergeben wir für Quality Office Consultants, qualifizierte Berater mit nachweisbarer Ausbildung, Prüfung und verpflichtender Fortbildung in Themen wie Ergonomie, Normen und Büroplanung. Das zweite Zertifikat vergeben wir für Quality Office Products, die die Anforderungen der Leitlinie erfüllen müssen. Nur zertifizierte Produkte und Consultants dürfen das Zeichen führen. Das sorgt für Transparenz im Markt.
Was unterscheidet Quality Office von anderen Labels?
Der Systemblick. Wir schauen nicht nur auf den einzelnen Büroeinrichtungsgegenstand, sondern auch auf Beratung und Umsetzung. Basis ist eine gemeinsame Leitlinie zentraler Institutionen. Dadurch ist das Zeichen fachlich breit abgestützt und stets aktuell. Für Beschaffer heißt das: einfache Vergleichbarkeit statt Pflichtenheft-Kleinklein.
Wie aufwendig ist die Zertifizierung für Consultants?
Es braucht Berufserfahrung und einen formalen Kompetenznachweis, sprich eine anerkannte Ausbildung oder Prüfung, plus kontinuierliche Weiterbildung. Damit stellen wir sicher, dass die Beratung zu Ergonomie, Normen und Flächennutzung auf dem neuesten Stand bleibt – vom Einzelarbeitsplatz bis zum Open-Space-Büro.
Und was bringt das den beschaffenden Unternehmen?
Planung und Beschaffung werden sicherer und schneller: Ein Quality-Office-Produkt erfüllt definierte Kriterien; ein zertifizierter Consultant sorgt dafür, dass Ziele, Normen und Nutzung sauber zusammenfinden. Das reduziert Missverständnisse und vermeidet teure Nachbesserungen.
Viele sprechen derzeit über hybride Arbeit, KI und die Rolle des Büros. Passt das Quality-Office-Zeichen in diese Zeit?
Gerade deshalb ist es wichtig. Die Leitlinie adressiert Flexibilität und Nutzungsqualität. Zertifizierte Consultants übertragen das auf Zonierung, Akustik, Ergonomie und Technologie-Einbindung, also auf das, was moderne Büros heute leisten müssen. Quality Office ist damit eine verlässliche Richtschnur in bewegten Zeiten. Das hat übrigens auch der „Quality Office Consultants“-Tag im Juni dieses Jahres in Braunschweig gezeigt: Dort ging es sehr praxisnah um KI-gestützte Planung und Beratung von Datenklassifikation und Layout-Varianten bis zu 3D-Rekonstruktion, um Raumakustik und Normen, um Social Learning und Kollaboration sowie um die Rolle des Büros als Kultur- und Kommunikationshub. Wir verfolgen mit dem Quality-Office-Beratungstag das Ziel, Qualitätskriterien auf dem aktuellsten Stand zu halten und Berater in die Lage zu versetzen, diese Themen mess- und überprüfbar in Projekte zu übersetzen.
Was waren die wichtigsten Erkenntnisse des „Quality Office Consultants“-Tags?
Erstens: Qualität bleibt messbar mit klaren Zielwerten, Simulationen und Verifikationsmessungen, damit Büroflächen sowohl das konzentrierte Arbeiten als auch den Austausch zuverlässig unterstützen. Zweitens: KI ist ein Co-Pilot, kein Selbstzweck. Sinnvoll wird sie dort, wo sie Beratung beschleunigt und vertieft, ohne Datenschutz und Verantwortung aus dem Blick zu verlieren. Drittens: Gute Arbeitsumgebungen entstehen aus dem Zusammenspiel von Akustik, Ergonomie, Zonierung und Nutzungskultur. Die Quality-Office-Beratung verbindet diese Ebenen zu einer tragfähigen Lösung.
Herr Weßels, vielen Dank für das Gespräch.
Volker Weßels ist seit 2014 Referent im Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA), Wiesbaden, und leitet die Fachbereiche Nachhaltigkeit, Normung und Quality Office. Er verantwortet die Quality-Office-Zertifizierung für Produkte und Consultants, die von fünf Institutionen der Branche unterstützt wird, und ist als Experte im Sachgebiet Büro der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) aktiv. Weitere Informationen: https://www.linkedin.com/in/volker-weßels-655107b6/ und https://quality-office.org.
Titelbild: Wilkhahn
