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Hybride Meetings: Zusammenspiel von Technologie und Raum

Hybrides Arbeiten

Hybride Meeting - Technologie und Raum
IBA Redaktionsteam IBA Redaktionsteam ·
4 Minuten

Die Corona-Pandemie und damit einhergehend die beschleunigte Digitalisierung, die vermehrte Nutzung von smarten Anwendungen und moderner Videotechnik haben die Arbeitswelt radikal umgekrempelt.

So holprig der Start in die transformierte Arbeitswelt gewesen sein mag, ist doch eines völlig klar: Hybrides Arbeiten und die damit verbundene Fernanwesenheit vieler Mitarbeiter funktionieren nur mit smarter Technik. Webkameras und Videokonferenz-Lösungen sind hierbei absolute Basics und ein Muss für jedes Unternehmen, gehen doch die Einrichtungsexperten der Büromöbelbranche davon aus, dass künftig mindestens 60 % aller Meetings hybrid stattfinden werden (IBA-Umfrage unter Quality Office-Beratern, Juli 2021). Entscheidend für den Erfolg des hybriden Arbeitens wird die Beantwortung der Frage sein, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter, die direkt im Büro arbeiten, mit denjenigen Mitarbeitern bestmöglich zusammenbringen, die zu Hause oder an anderen Orten arbeiten.

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Die Qualität der Kommunikation mit Mikrofonie, dem Unterbinden von Störgeräuschen, aber auch einer auf die Anforderungen abgestimmten Raumakustik an den jeweiligen Orten sind hierbei wichtige Erfolgsfaktoren. Denn nicht nur der technische Rahmen muss für hybrides Arbeiten passen. Auch die Bereitstellung geeigneter Räume rückt in den Fokus. Durch die signifikante Zunahme vieler kleiner Meeting-Situationen werden künftig kleinere, mit Konferenztechnik ausgestattete Räume wichtiger, in denen zwischen zwei und acht Personen mit Teilnehmern an anderen Orten kommunizieren können.

Mit der Technik rücken auch die Räume in den Fokus. Bild: ophelis
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Praxistipps für die Raumgestaltung

RAUMGRÖSSE: Bei der Planung sollte darauf geachtet werden, dass die Raumgröße der voraussichtlichen Zahl der Teilnehmer angepasst ist. Aufgrund der Möglichkeit zur hybriden Teilnahme sinkt die Zahl der voraussichtlich physisch anwesenden Besprechungsteilnehmer. Große Räume mit wenigen Personen erschweren es, eine vertraute Atmosphäre aufzubauen.

RAUM-IN-RAUM-SYSTEME (PODS): Wo keine separaten Räume vorhanden sind, die sich für hybride Meetings eignen, sind Raum-in-Raum-Systeme oder sogenannte Pods eine gute Lösung. Wichtig dabei ist, dass sie akustisch und möglichst auch visuell von der Umgebung abgeschirmt sind und eine gute Belüftung haben.

HINTERGRÜNDE: Fast alle Konferenzsysteme bieten das Einblenden von Bildern als Hintergrund oder das Absoften der realen Umgebung an. Das funktioniert ganz gut, aber nie perfekt. Besser ist es, wenn die reale Umgebung einen passenden Hintergrund liefert. Denken Sie bei Besprechungsräumen mit transparenten Wänden daran, dass auch die virtuell Teilnehmenden durch das Geschehen in angrenzenden Räumen abgelenkt werden können.

RAUMAKUSTIK: Nicht nur die Schallschirmung gegenüber benachbarten Räumen zählt. Auch eine gute Akustik innerhalb des Meetingraums ist wichtig, weil Mängel wie zu lange Nachhallzeiten oder Flatterechos durch die Konferenztechnik verstärkt werden. Das macht Meetings für alle Teilnehmer unnötig anstrengend.

Das Zusammenspiel von Raum, Technik und Mensch muss funktionieren, damit hybride Arbeitsstrukturen erfolgreich gelebt werden können. Intelligente und intuitiv nutzbare Technik ist hierfür die Voraussetzung.

Aber gehen wir einen Schritt weiter und sprechen über die Technik im Office 4.0 ...

Nur mit flexibler Technik bleibt auch die Arbeit flexibel. Bild: Steelcase
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Neue Technologien eröffnen Spielräume

Raumbuchungssysteme, Face Tracking, Sensorik und eine appgesteuerte Nutzung von Kommunikationstechnik sind schon jetzt verfügbar.

Die Zukunft gehört Technikpaketen, die sich mit Kameras und Mikrofonen auf die jeweils sprechenden Personen ausrichten. Hier nachzurüsten bringt große Vorteile, denn diese Technologien ermöglichen eine realitätsnähere Kommunikation als Webkonferenzen mit statischer Kamera.

Im besten Fall werden die neuen Systeme so viel Flexibilität bieten, dass die Anwesenden vor Ort sich frei im Raum bewegen können.

Und auch für die Fernanwesenden gibt es schon passende Lösungen. Unser Einstiegsbild zeigt eine Anwendung im Einsatz bei dem Medientechnikspezialisten zgoll: GmbH. Dort können sich Besucher über einen mobilen Roboter einwählen, durch seine Hilfe gemeinsam mit den Gastgebern durch den Raum bewegen oder sich dank Höhenverstellung des Monitors gemeinsam an den Tisch setzen. 

Hybride Zusammenarbeit wird immer mehr zum Standard. Es ist Zeit, dass die passenden Räume mit der technischen Infrastruktur hinzukommen.

Mobile virtuelle Konferenzteilnehmer. Bild: zgoll: GmbH
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