IBA Redaktionsteam Die öffentliche Beschaffung entscheidet darüber, wie Arbeitsplätze in Verwaltung, Bildung und Infrastruktur ausgestattet werden, und damit auch, wie viele Ressourcen dafür eingesetzt werden. In Europa entwickelt sich der Einkauf von Büro- und Objektmöbeln zunehmend zu einem Hebel für Klimaschutz und Kreislaufwirtschaft. Belgien und Italien zählen zu den Ländern, in denen Umwelt- und Zirkulärkriterien bereits feste Bestandteile der Ausschreibungspraxis sind. Gleichzeitig verfolgen Nachbarländer wie Deutschland, die Niederlande oder Frankreich mit Second-Life-Strategien bis hin zu verbindlichen Reuse-Quoten eigene Ansätze.
Der europäische Rahmen: EU-GPP-Kriterien und Level als Anker
Auf EU-Ebene geben die Kriterien für Green Public Procurement (GPP) den groben Rahmen vor. Für die Produktgruppe „Furniture“ unterscheiden sie zwischen der Beschaffung von Neumöbeln, der Aufarbeitung bestehender Möbel und End-of-Life-Dienstleistungen. Empfohlen werden unter anderem:
- der Einsatz von Holz aus legalen und möglichst zertifizierten Quellen,
- Obergrenzen für VOC- und Formaldehydemissionen,
- Anforderungen an Langlebigkeit, Reparierbarkeit und Verfügbarkeit von Ersatzteilen,
- eine einfache Demontage und sortenreine Trennung der Materialien sowie
- der Abschluss von Garantien und Serviceleistungen.
Die GPP-Kriterien sind zwar formal freiwillig, bieten öffentlichen Auftraggebern jedoch ein praxistaugliches Set an Formulierungen, das direkt in Ausschreibungen übernommen werden kann. Parallel dazu hat die europäische Möbelindustrie mit dem FEMB-Level-Standard ein eigenes Zertifizierungssystem etabliert, das wesentliche Nachhaltigkeitsanforderungen für Büromöbel in einem Label bündelt. Dazu gehören viele Kriterien, die auch in der öffentlichen Beschaffung relevant sind.
Was sind die EU-GPP-Kriterien für Möbel?
Die EU-GPP-Kriterien (Green Public Procurement) sind freiwillige Leitlinien der Europäischen Kommission für eine umweltfreundliche öffentliche Beschaffung. Für Möbel unterscheiden sie zwischen Neuprodukten, Aufarbeitung und End-of-Life-Dienstleistungen und empfehlen unter anderem:
- Zertifizierte Holzherkunft
- Begrenzung von Emissionen (z. B. VOC, Formaldehyd)
- Langlebigkeit, Reparierbarkeit und Ersatzteilverfügbarkeit
- Demontierbare, recyclingfreundliche Konstruktionen
- Garantien und Serviceleistungen
Öffentliche Auftraggeber können diese Textbausteine direkt in Ausschreibungen übernehmen und damit Umwelt- und Kreislaufaspekte systematisch verankern.
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Belgien: Nachhaltigkeit als integraler Bestandteil der Möbelausschreibungen
Bei der öffentlichen Beschaffung von Büromöbeln orientiert sich Belgien an den europäischen GPP-Empfehlungen, die schrittweise in nationale Aktionspläne und Leitfäden für eine umweltorientierte Beschaffung überführt wurden. In den Ausschreibungen finden sich daher häufig Vorgaben zur Materialherkunft, beispielsweise FSC- oder PEFC-zertifiziertes Holz, die um Anforderungen an Langlebigkeit, Reparierbarkeit und Austauschbarkeit von Komponenten ergänzt werden. Hinzu kommen Grenzwerte für Emissionen und Schadstoffe sowie die Forderung nach belastbaren Nachweisen zu Umwelt- und Qualitätslabeln wie dem Blauen Engel, FSC, PEFC oder dem europäischen Level-Standard. Parallel dazu arbeitet Belgien daran, Kreislaufansätze zu verankern. In diesem Zusammenhang werden Second-Life-Konzepte für Gebrauchtmöbel, zentrale Lagerstrukturen und Aufbereitungslösungen für die öffentliche Verwaltung diskutiert sowie Pilotprojekte durchgeführt. Regulatorisch folgt Belgien den europäischen Vergaberichtlinien, nutzt die darin vorgesehenen Spielräume für Umwelt- und Sozialkriterien jedoch aktiv. Dadurch ist Nachhaltigkeit heute klarer Bestandteil der Vergabeentscheidungen und nicht mehr nur ein Nice-to-have.
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Italien: Verbindliche Mindestumweltkriterien per Gesetz
Italien hat im europäischen Vergleich die konsequenteste Lösung gewählt: Die EU-GPP-Empfehlungen wurden nicht nur in nationale Leitfäden überführt, sondern per Gesetz verbindlich erklärt. Grundlage dafür ist Artikel 34 des Vergabegesetzes (Gesetzesdekret 50/2016), der öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, die sogenannten Criteri Ambientali Minimi (CAM) – zu Deutsch: Mindestumweltkriterien – in ihre Ausschreibungsunterlagen aufzunehmen. Mit dem neuen Vergabekodex (Gesetzesdekret 36/2023) wurde diese Pflicht nochmals verschärft und auf alle Produktkategorien ausgeweitet, für die ein Ministerialerlass existiert. Für den Bereich Inneneinrichtung und Büromöbel gilt seit Dezember 2022 ein aktualisiertes CAM-Dekret (Ministerialerlass vom 23. Juni 2022). Es verpflichtet öffentliche Auftraggeber, bei der Beschaffung von Büromöbeln, Schulmöbeln und verwandten Produkten explizit Umweltanforderungen zu stellen, unter anderem zu Materialherkunft und Recyclinganteil, zum Einsatz von Chemikalien und Beschichtungen, zur Lebenszyklusperspektive sowie zur Möglichkeit der Reparatur, Aufarbeitung und Weitergabe gebrauchter Möbel. Auch die Verlängerung der Nutzungsdauer durch Reparatur oder Spende wird als bevorzugte Option verankert. Als Nachweismittel können EPDs (Environmental Product Declarations), das EU-Ecolabel oder andere anerkannte Zertifizierungen von Dritten herangezogen werden. Für Hersteller, die in Italien an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen wollen, ist CAM-Konformität damit keine Option mehr, sondern Marktzugangsvoraussetzung.
Deutschland: Leitfäden zu „Kreislaufmöbeln“ bei der Deutschen Bahn
In Deutschland haben Bund und Länder in den vergangenen Jahren eine Reihe von Leitfäden und Handreichungen zur nachhaltigen Beschaffung von Büro- und Objektmöbeln entwickelt. Ein Beispiel sind Handlungshilfen für umweltfreundliche Büromöbel, die unter anderem Anforderungen an die Holzherkunft, die Emissionen, die Langlebigkeit und die Recyclingfähigkeit formulieren. Dabei spielt zunehmend auch der Lebenszyklus eine Rolle: Leitlinien empfehlen, die Kosten über die gesamte Nutzungsdauer (Total Cost of Ownership) zu betrachten und Kriterien wie Reparierbarkeit, Ersatzteilverfügbarkeit und Rücknahme in Verträgen zu verankern. Ein prominentes Praxisbeispiel liefert die Deutsche Bahn. Seit Anfang 2026 können dort erstmals konzernweit „Kreislaufmöbel“ bestellt werden: professionell aufgearbeitete Schreibtische, Drehstühle und weitere Büromöbel, die über eine zentrale Plattform bereitgestellt werden. Die DB gibt an, damit im Vergleich zur Neubeschaffung sowohl Ressourcen als auch CO₂-Emissionen einzusparen und Abfall zu vermeiden. Die Strategie ist klar: Künftig sollen Kreislaufmöbel bevorzugt beschafft werden. Neumöbel kommen nur dann zum Einsatz, wenn Kapazitäten oder spezifische Anforderungen dies erfordern. Ergänzend werden auch bei Neubeschaffungen ökologische Kriterien zugrunde gelegt, beispielsweise in Bezug auf Lebensdauer, Reparierbarkeit und Wiederverwendbarkeit der Produkte. Für die Möbelhersteller und ‑lieferanten bedeutet dies eine Verschiebung: Neben der Lieferung von Neuprodukten werden Refurbishing-Kompetenz, Rücknahmeprozesse und digitale Nachweisführung (z. B. über CO₂-Einsparungen) zu entscheidenden Bausteinen.
Level-Zertifizierung in der deutschen Vergabepraxis: Potenzial mit Hürden
Parallel zur wachsenden Bedeutung von Kreislaufkriterien wird in Deutschland auch diskutiert, wie der europäische Level-Standard in öffentliche Ausschreibungen eingebunden werden kann. Der Kompass Nachhaltigkeit, das Webportal des Bundesministeriums der Justiz für nachhaltige öffentliche Beschaffung, listet zwar Büromöbel unter seinen Produktgruppen auf, tut sich aber bei der Einordnung des Level-Zertifikats noch schwer: Eine eindeutige Empfehlung, Level gleichwertig mit dem Blauen Engel zu behandeln, fehlt bisher. In der Beschaffungspraxis einzelner Kommunen ist Level hingegen bereits angekommen. Ein aktuelles Beispiel ist die Stadt Solingen: Im Rahmen eines EU-weit ausgeschriebenen Rahmenvertrags über nachhaltige Büromöbel forderte die Stadt explizit das FEMB-Level-Zertifikat auf der höchsten Stufe (Level 3) – neben FSC- oder PEFC-Zertifizierung für Holz, dem Blauen Engel und ISO 14001. Nachhaltigkeitskriterien flossen mit 20 % in die Wertung ein. Dieses Praxisbeispiel zeigt: Auch wenn Level bei den Beschaffungsstellen und in ihren Informationsportalen noch nicht einheitlich eingeordnet ist, bietet der Standard auf kommunaler Ebene bereits eine rechtssichere und praxistaugliche Grundlage für die Vergabe. Rechtlich gestützt wird dies durch ein Gutachten des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt (IBA), das die Anwendbarkeit der Level-Zertifizierung gemäß § 34 Abs. 2 VgV und § 24 Abs. 2 UVgO ausdrücklich bestätigt.
Der FEMB-Level-Standard in Kürze
Level ist ein europäischer Nachhaltigkeitsstandard für Büro- und Objektmöbel, der vom Dachverband FEMB entwickelt wurde. Das Zertifizierungssystem bewertet Produkte in vier Themenfeldern:
- Material, Energie- und Ressourceneinsatz
- Chemikalienmanagement
- Produktlebenszyklus und Kreislauffähigkeit
- Soziale Verantwortung
Level kennt drei Leistungsstufen (1–3) und ist als Produktlabel in mehreren europäischen Beschaffungsprojekten, unter anderem bei EU-Institutionen, explizit als Nachweis für Nachhaltigkeitsanforderungen zugelassen.
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Niederlande: Zirkuläre Ausschreibungen im Großmaßstab
Die Niederlande zählen zu den Vorreitern der zirkulären Beschaffung. Ein vielbeachtetes Beispiel ist die zirkuläre Ausschreibung für die Ausstattung von rund 100.000 Arbeitsplätzen in der niederländischen Zentralverwaltung. Anstatt primär neue Möbel zu kaufen, fokussierte sich die Vergabe auf die Reparatur, Aufarbeitung und Weiterverwendung der bestehenden Ausstattung. Diese wurde durch gezielte Neubeschaffungen ergänzt, die von vornherein auf Zirkularität ausgelegt sind. Der Ansatz war bewusst serviceorientiert: Anstatt klassische Produktlieferungen auszuschreiben, wurde ein Modell entwickelt, bei dem der Dienstleister für die Verfügbarkeit, Instandhaltung und zirkuläre Bewirtschaftung der Möbel verantwortlich ist. Der Business Case zeigte laut Projektbericht nicht nur ökologische Vorteile, sondern auch potenzielle Einsparungen in Millionenhöhe pro Jahr. Dieses Beispiel hat die Diskussion über zirkuläre Beschaffung im Möbelbereich europaweit befeuert und verdeutlicht, dass großmaßstäbliche Kreislaufprojekte sowohl ökologisch als auch wirtschaftlich attraktiv sein können – vorausgesetzt, die Vergabestrategie wird entsprechend angepasst.
Frankreich: Reuse-Quoten durch Gesetzgebung verankert
Mit dem Anti-Waste and Circular Economy Law (AGEC) hat Frankreich einen rechtlichen Rahmen geschaffen, der die öffentliche Beschaffung deutlich stärker in Richtung Kreislaufwirtschaft lenkt. Seit 2021 müssen öffentliche Auftraggeber bei bestimmten Produktgruppen, darunter Büroeinrichtungen, einen Mindestanteil an Reuse- und Recyclinganteilen berücksichtigen. Konkret sieht das Gesetz vor, dass 20 % der Ausgaben für Büroeinrichtungen auf Produkte entfallen sollen, die zu mindestens 20 % aus wiederverwendeten, upgecycelten oder recycelten Materialien bestehen. Parallel dazu sind öffentliche Beschaffer verpflichtet, Reuse und Recycling bei Ausschreibungen systematisch zu prüfen und, wo sinnvoll, explizit auszuschreiben. Praxisbeispiele aus französischen Städten wie Niort zeigen, wie dies umgesetzt werden kann. Dort werden gebrauchte und aufgearbeitete Möbel gezielt für Verwaltungsgebäude beschafft, häufig in Zusammenarbeit mit lokalen sozialen Unternehmen, die die Aufbereitung übernehmen.
Was bedeutet das für die Büromöbelindustrie?
Die Beispiele aus Europa zeigen, dass Nachhaltigkeit in der öffentlichen Beschaffung von Büromöbeln auf dem Weg von der Empfehlung zur Erwartung und teilweise bereits zur Verpflichtung ist. Dies bedeutet für Hersteller, Händler und Dienstleister, ihre Produkte, Services und Geschäftsmodelle konsequent an längeren Lebenszyklen, Reparierbarkeit und Zweitnutzung auszurichten. Dazu gehören unter anderem modulare, langlebige Möbelsysteme mit klar dokumentierter Materialherkunft und Emissionsprofilen, Rücknahme‑, Refurbishing- und Zweitnutzungsangebote sowie Nutzungs- und Servicekonzepte, in denen die Verantwortung für Wartung, Umbau und End-of-Life klar geregelt ist. Parallel dazu verändert sich die Rolle der öffentlichen Beschaffer: Sie gestalten Rahmenbedingungen, in denen nachhaltige und zirkuläre Angebote sichtbar und vergleichbar werden. Dies ist für die Büromöbelindustrie Herausforderung und Chance zugleich: Wer Nachhaltigkeit und Zirkularität glaubhaft in Angebot und Strukturen verankert, kann sich in einem sich verändernden Beschaffungsmarkt strategisch positionieren und aktiv mitgestalten, wie die öffentlichen Arbeitswelten von morgen aussehen.
