IBA Redaktionsteam Künstliche Intelligenz verändert nicht nur Tools und Prozesse, sondern auch die Frage, wie wir Räume erleben und wofür wir das Büro überhaupt noch brauchen. Während KI-Agenten längst ohne physischen Arbeitsplatz auskommen, bleiben Präsenz, gemeinsame Erfahrung und der Grund fürs Zusammenkommen zentrale Themen. Im vierten Teil des Pre‑Reads richtet Trendforscherin Birgit Gebhardt den Blick auf die User Experience hybrider Arbeitsumgebungen und fragt: Wie müssen Räume beschaffen sein, damit natürliche und künstliche Intelligenz gemeinsam ihr Potenzial entfalten?
Im Auftrag des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt verfasst Birgit Gebhardt zurzeit die nächste „New Work Order“-Studie Kollaboration mit KI, die sie im Oktober 2026 auf der ORGATEC präsentieren wird. Im IBA Forum teilt sie erste Erkenntnisse aus Wissenschaft, Wirtschaft und Trendperspektive, gepaart mit Pionieransätzen aus der Praxis im Pre-Read der Studie.
wenn künstliche intelligenz direkt an unseren sinnen andockt
Eine Aufgabe bleibt ungelöst: die hybride Zusammenarbeit. Wer von den Qualitäten des Büros spricht, meint reale Begegnungen und multisensorische Erfahrungen. Doch die Zeiten, in denen alle vor Ort sind, kommen nicht wieder. Dafür sind Monitore und mobile Interfaces eingezogen, die Zugeschaltete mit an den Tisch bringen. Und auch hier erweitert das technische Equipment unser Interaktionsspektrum: Kopfhörer richten unsere Aufmerksamkeit im Raum und in Kürze werden wir Informationen in unserem Sichtfeld finden und mit der KI munter vor uns hinplappern, während wir unsere Aufgaben erledigen. Wir sind connected und tragen die Arbeitsmittel direkt auf unseren Wahrnehmungsorganen. Mehr Nutzerzentrierung, mehr activity-based Unterstützung kann nur eine Büroeinrichtung leisten, die ebenfalls kognitiv ausgerüstet auf unsere Arbeitsabsicht reagieren kann (Cognitive Environments). Inwieweit verändern KI und adaptive Sensorik also unsere Zusammenarbeit? Und wenn sich das Arbeitsspektrum mit KI vom digitalen Zwilling und Metaversen bis hin zu Robotik und Physical AI ausdehnt: In welchen Lern- und Erfahrungsräumen entfaltet sich dann unsere natürliche Intelligenz?
welche ux bietet die arbeitsumgebung mit ki?
Technologisch scheint sich gerade alles vom Office zu entfernen: KI zieht zwar in jeden Betrieb ein, KI-Agenten brauchen für die Zusammenarbeit mit uns aber keine Büroräume. Wenn wir herausfinden wollen, wofür wir sie künftig benötigen, sollten wir betrachten, wie hybrid wir tatsächlich zusammenarbeiten. Da wären zunächst Werkzeuge und Arbeitsplätze, die physisch-reale Schnittstellen ausbilden: Wenn ich heute schon während des Tippens per Sprachbefehl nach Informationen verlange, werde ich morgen per Blickkontakt Applikationen aktivieren. „Die Interaktion mit Windows wird bis 2030 so intuitiv werden, dass man einfach tippt, schreibt, spricht oder zeichnet – und das System versteht, was gemeint ist“, versprach 2025 Pavan Davuluri, Leiter Windows + Devices bei Microsoft USA. Tatsächlich wird KI unsere Arbeitsweisen schneller verändern, als wir mit unseren derzeitigen Arbeitsstrukturen hinterherkommen. Warum die Arbeitswelt also nicht gleich mit verändern? Ein Open Space, in dem Stille herrscht, hat seinen Zweck zum Wissensaustausch verfehlt. Wenn es nicht gelingt, Anwesende und Zugschaltete gleichermaßen einzubeziehen, gibt es zwar Vernetzung – aber immer noch keine Verbindung.
Die interaktion, das miteinander und die gemeinsame erfahrung bleiben essenziel
Aktuelle Technologien zielen auf einen menschlicheren Umgang: auf natürlichere User Experience über Sprache, Gestik, Fokussierung und sogar Hirnströme. Damit können Menschen so arbeiten, wie es ihrem sozialen, kulturellen und intuitiven Wesen entspricht. „Ich stelle mir eine KI vor, die mich dort unterstützt, wo ich mich gerade befinde – egal, welches Tool ich nutze, und das kontextsensitiv“, beschreibt Irina Chemerys, Head of Microsoft Digital Experience in München ihre Vorstellung zur Kollaboration mit KI. Aber sie betont auch die Adressierung der natürlichen Intelligenz und stellt den Menschen in den Mittelpunkt: „Die Interaktion, das Miteinander und die gemeinsame Erfahrung sind essenziell.“ Das passt, zumal die Zusammenarbeit mit KI mehr Austausch und kritisches Hinterfragen erfordert. Und weil wichtige Entscheidungen im gemeinsamen Diskurs entstehen, braucht es neue Rahmen und Räume, die diesen kollektiven Aushandlungsprozess ermöglichen.
subjektive und kollektive intelligenz integrieren
Menschen treffen Entscheidungen im sozialen Kontext – geprägt von Biografie, Intuition und Werten. Mit KI tritt ein neues kollektives Bezugssystem hinzu: Datenmengen, extrahiert aus Millionen Einzelerfahrungen, gewichtet und verknüpft. Dieses technologische Kollektiv kennt keine Geschichte, aber erkennt Muster. Können wir unsere Perspektiven besser justieren, wenn wir sie mit algorithmisch verdichtetem Wissen bereichern? Und wie bewahren wir dabei die Eigenheiten menschlicher Erfahrung? Vielleicht liegt der Schlüssel darin, beide Intelligenzformen zu kombinieren: KI als Resonanzraum kollektiver Möglichkeiten, der Mensch als bewusster Navigator mit subjektiver Tiefe. So entscheiden wir rationaler, emotionaler und sozial intelligenter. Gerade durch KI werden die Gegensätze „rational vs. emotional“ oder „individuell vs. kollektiv“ neu verhandelbar. Die Arbeitswelt aber muss lernen, beides zuzulassen. Bisher waren wir darauf getrimmt, Zahlen und Fakten zu liefern. Die liefert jetzt die KI, während wir die Grundlagen trainieren und Ergebnisse prüfen. Das könnte bedeuten, Gefühlen bei der Arbeit einen professionelleren Status zuzubilligen, etwa, wenn sie sachdienlich sind, Empathie und Verständigung erleichtern und einen motivierenden Einfluss haben. Wenn KI heute vor allem Fakten liefert und in Datenmengen Muster erkennt, sollten wir uns umso mehr auf die Qualitäten konzentrieren, die wir im Kundenkontakt, im Meeting, beim Produkttest oder als Bauchgefühl und Vorahnung spüren.
gaming als training für zukünftige büroarbeit
Die These, dass Gaming eine neue Form der Zusammenarbeit werden könnte, ist realistischer, als es scheint: Werkzeuge und Arbeitsumgebungen verlagern sich von der physischen in digitale Realitäten – in denen wir bereits spielerisch und sozial unterwegs sind. Vielleicht entwickelt sich gerade aus dem spielerischen Wettbewerb und dem sozial Verbindenden unsere neue Arbeitskultur? Eine, die die nächste Generation ohnehin im Büro erwarten würde: Knapp 90 % der Jungen und 50 % der Mädchen spielen regelmäßig Computerspiele. Und wer mal zugeschaut hat, wie rasant die Kids mit „Minecraft“Bausteinen ganze Welten erschaffen, kann sich vorstellen, dass der Bau eines digitalen Zwillings oder Anwendungskontextes für sie in Zukunft kein Problem darstellen wird. Tatsächlich scheinen Gamer bereits all das an Interaktion, Strategie und Teamgeist verinnerlicht zu haben, was die Zusammenarbeit mit KI uns nun abverlangt. Prof. Dr. Simone Kühn, Direktorin des Forschungsbereichs Umweltneurowissenschaften am Max-Planck-Institut für Bildungsforschung, zollt der Videospieltechnologie und ihrem interaktiven Game-Design große Anerkennung, „weil es motiviert und lange und durchgehend die Konzentration fördert. Ich hoffe, dass wir das im Bildungssystem ein wenig aufnehmen können, damit wir Menschen motivieren, das zu lernen, was für ihr Leben relevant ist“.
verkriechen wir uns künftig im homeoffice zum gamen?
Nicht unbedingt – auch die eher introvertierte Gaming-Community lebt vom Austausch und sucht reale Begegnungen. Im Jugendzentrum „Last by Schachermayer“, das Winni Ransmayr für das Unternehmen Schachermayer mitkonzipiert hat, zeigt sich: Physische Nähe stärkt den Teamgeist. „Onlinegames mit vielen fremden Playern können starken Druck auf Einzelne ausüben. Sitzen die Spielteams dagegen Schulter an Schulter vorm Monitor, entsteht mehr Energie und Zusammenhalt“, sagt Ransmayr. Um diese Energie spürbar zu machen, sitzen möglichst viele Player mit ihrer Konsole gemeinsam auf einer großen Schaumstoffmatte aus der Turnhalle. Kulturtechnisch bleibt es beim Vertrauten: dem Schulterschluss fürs Vorankommen, der Energie des Spiels, der Rolle in der Storyline – nur eben real und virtuell zugleich.
was ist der neue „reason-why“, um ins büro zu kommen?
Gesetzt den Fall, dass wir in Zukunft mithilfe von Künstlicher Intelligenz noch mehr kommunizieren werden – sei es mit KIs, Agenten oder mit unseren Mitarbeitenden –, dürfte es noch wichtiger werden, den Zweck der Kommunikation durch eine entsprechende Arbeitsumgebung zu unterstützen: Geht es um strategische Entscheidungen? Braucht es einen vertraulichen Rahmen? Kommunizieren wir am Produkt oder an dessen digitalem Zwilling? Steuern wir Prozesse im laufenden Betrieb wie in einer Leitzentrale oder erfolgt das Protoyping bereits in der Industriehalle oder im Maker Space? Stehen wir vor Großbildmonitoren, sind wir leibhaftig oder über unseren Avatar anwesend? Sitzen wir im Gaming-Sessel und treffen uns in der digitalen „Sandbox“? Angesichts der neuen Vielfalt könnte einiges, was heute auf den Flächen als „flexibel“ und „für jeden Einsatz adaptierbar“ ausgewiesen wird, an Wirksamkeit einbüßen. Wenn ARSimulationen und immersive Welten immer mehr unternehmen, um ihre Nutzerinnen und Nutzer in den beabsichtigten Aktivitätsmodus zu versetzen, sollte auch die physische Büroumgebung einen stärker auffordernden Charakter haben.
das office als Bühne der potenziale
Das Büro wird zum Ermöglichungsraum, in dem Entwickler, Kunden und Anwender Ideen gemeinsam durchspielen, verdichten und weiterentwickeln – analog einem Maker Space mit physischen und digitalen Stationen. Die Qualität des Zusammenkommens zeigt sich in Nähe, Resonanz und Körpersprache – in der Energie des Raums. Diese Erfahrungsdichte muss auch für Zugeschaltete spürbar werden: durch immersive Interaktion, wie aus dem Gaming bekannt, oder Kameras und Interfaces, die remote Teilnehmenden Bewegung und gezieltes Ansprechen ermöglichen.
das office als reality transfer für people, prozesse und produkte
So wird das Büro nicht nur zum Begegnungsort, sondern auch zur Bühne für wechselnde Rollen, Werkzeuge und Kontexte. Es öffnet Räume des VoneinanderLernens, des gegenseitigen Abschauens und des sicheren Experimentierens. Kuratiert von Führungskräften, die individuelle Neigungen erkennen und fördern, entsteht ein geschütztes Feld, in dem Teams Vertrauen aufbauen, Neues ausprobieren und gemeinsam mit KI die nächste Stufe ihrer Zusammenarbeit erreichen.
Am Ende denkt das Büro selbst mit: Als Cognitive Environment, das über Sensorik und KI auf Stimmung, Intention und Gruppendynamik reagiert – Licht, Akustik und Klima anpasst und so Konzentration, Kreativität und Erholung unterstützt. Der Raum wird zum lernenden Organismus, in dem Mensch und KI sich gegenseitig Feedback geben und Interaktion zunehmend natürlich wird.
Die vollständige „New Work Order“-Studie Kollaboration mit KI wird auf der ORGATEC 2026 vorgestellt. Der Pre-Read ist ab sofort als PDF verfügbar und lädt dazu ein, Routinen, Datenflüsse und Räume zu hinterfragen, um den Mehrwert von KI für die Zusammenarbeit messbar zu erhöhen und die Zusammenarbeit nachweislich zu verbessern. Zum Pre-Read-Download
Birgit Gebhardt ist Trendforscherin mit Schwerpunkt „Zukunft der Arbeitswelt“. Als Impulsgeberin begleitet sie Thinktanks, unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung agiler Führungs- und Arbeitskultur sowie mit zukunftsfähigen Lernangeboten. Grundlage ihrer Beratungstätigkeit bilden zwölf Jahre Projektmanagement im Trendbüro, davon die letzten fünf Jahre als Geschäftsführerin. Weitere Informationen: birgit-gebhardt.com
Titelbild: Birgit Gebhardt, Illustration: Jennifer Tapias Derch
