Wie intelligente
Umgebungen zur Steigerung von Produktivität und Wohlbefinden beitragen: Interview mit UX-Expertin Sophie Kleber

Was macht ein UX-Designer?

Ein UX-Designer oder ‑Designerin, (User Experience Designer) spielt eine wichtige Rolle bei der Entwicklung erfolgreicher Produkte. Der primäre Fokus des UX-Designers liegt darauf, herauszufinden, was Nutzer wirklich wollen. Kurz gesagt, UX-Designer sind die Vertreter der Wünsche und Bedürfnisse der Nutzer. Dabei verfolgen wir drei unterschiedliche Ansätze: die Analyse der Nutzerinteraktion, die direkte Nutzerbefragung und das Erforschen unausgesprochener Bedürfnisse. Zunächst analysieren wir anhand verfügbarer Daten, wie Nutzer mit einem Produkt, zum Beispiel einer Website oder einer App, interagieren. Dabei identifizieren wir, wo sie auf Schwierigkeiten stoßen oder hängen bleiben. Zudem hören wir Nutzern gut zu und identifizieren ihre Probleme und Bedürfnisse. Beispielsweise kann es beim Autokauf weniger um den Besitz eines Autos gehen als um das Bedürfnis nach einer bestimmten Form von Mobilität. Der Ansatz des Erforschens unausgesprochener Bedürfnisse erfordert eine intensive Recherche. Wir besuchen Zielgruppen zu Hause oder am Arbeitsplatz, um ihr Umfeld zu verstehen und mögliche Verbesserungen zu erkennen, die Nutzer selbst vielleicht nicht artikulieren können. All diese Erkenntnisse übersetzen UX-Designer dann gemeinsam mit den Kollegen aus Produktmanagement und Engineering in eine UX-Strategie, die die Nutzerbedürfnisse mit den Unternehmenszielen in Einklang bringt. Schließlich visualisieren wir die verschiedenen User Flows mithilfe von Wireframes oder Mock-ups, um eine klare Vorstellung davon zu vermitteln, wie das Endprodukt aussehen und funktionieren soll.

Was hat dein Interesse an der Schnittstelle zwischen Technologie und Mensch geweckt, insbesondere im Hinblick auf die Arbeitsplatzgestaltung?

Ich finde die Arbeitsplatzgestaltung, historisch gesehen, sehr interessant. Die Idee des Großraumbüros stammt aus den 1960er-Jahren, sah auf dem Papier gut aus, wurde aber nie wirklich getestet. Es hat sich nie jemand genau damit beschäftigt und gesagt, jetzt bist du produktiver, weil du hier sitzt. Das war alles Konzeptarbeit. Ich glaube, dass gerade die Pandemie uns aufgerüttelt und gezeigt hat, gerade auch in der Wissensarbeit, dass wir das Thema Arbeitsplatzgestaltung und Produktivität stärker in den Fokus rücken müssen. Produktivität zu messen ist oft schwierig und subjektiv. Und da gelangt man sehr schnell zu der Erkenntnis, dass der Arbeitsplatz, den wir gerade in der Wissensarbeit als Standard angenommen haben, gar nicht so produktivitätsfördernd ist. Wir haben lange Zeit einen Arbeitsplatz entwickelt, an dem man mit den Aufgaben den Ort wechselt. Das heißt, ich sitze an meinem Schreibtisch, der nur für Deep Work vorgesehen ist. Habe ich eine Besprechung, gehe ich in einen Meetingraum oder in eine Telefonbox. Während der Pandemie hat sich das komplett geändert. Die Mitarbeiter haben bewiesen, dass sie alles an ihrem Schreibtisch machen können und dass sich der Arbeitsplatz darauf einstellt, wie die jeweilige Person an diesem Arbeitsplatz arbeitet. Und jetzt, wo wir in hybriden Modellen arbeiten, stellt sich für mich die Frage: Wie kann so eine Arbeitswelt eigentlich aussehen, dass sie für die Menschen besser funktioniert und auch in Zukunft funktioniert? Denn diese Vorstellung, dass alle an einem Arbeitsplatz sind, ins Büro kommen und dann um 16 oder 18 Uhr den Stift fallen lassen – das funktioniert nicht mehr. Das ist kein globales Arbeiten. Und wenn ich Arbeitsplatz sage, dann ist das für mich nicht nur der Arbeitsplatz im Büro, sondern es ist auch der Arbeitsplatz zu Hause. Wie funktioniert das mit der geteilten Arbeit und der Erfüllung der Nutzerbedürfnisse? Und gibt es KI-Tools, die am Arbeitsplatz die Produktivität und auch das Wellbeing – was ja sehr stark zusammenhängt – fördern können?

Wie stellst du dir die Integration von KI in physische Arbeitsräume vor, egal ob zu Hause oder im Office? Was sind die wichtigsten Trends, die unsere Arbeitskultur verändern werden?

Unsere Arbeitsumgebung ist heute noch recht passiv. Das Licht geht nicht intuitiv an und aus, hier muss ich als Nutzer aktiv werden. Wenn die Temperatur nicht stimmt, muss ich hingehen und die Temperatur verändern. Dabei hängt das Glück oder Unglück der Menschen sehr stark davon ab, wie laut, warm oder kalt es ist. Und das ist sehr individuell. Ich denke, wenn wir anfangen zu schauen, was passiert, wenn ein Raum sehen und zeigen kann oder wenn ein Raum hören und kommunizieren kann, dann fangen wir an, anders darüber nachzudenken, wie die Arbeitsumgebung ein Partner werden kann. Und wenn die passive Temperatur, das passive Licht und die passive Luftströmung sich auf den einzelnen Menschen einstellen kann, dann entsteht eine sehr interessante Symbiose und Verknüpfung zwischen dem Biorhythmus des Einzelnen und seiner Umgebung. Wenn man zum Beispiel sagen würde, das Licht verändert sich im Laufe des Tages, also morgens hat man ein helleres Licht, gegen Mittag ein etwas dunkleres, gegen Nachmittag wieder ein helleres Licht, dann kann das die Produktivität noch einmal steigern. Das sind für mich die spannenden Ideen, an denen wir arbeiten müssen. Und zwar nicht nur im Büro, sondern auch im individualisierten Arbeitsraum. Das würde bedeuten, dass Unternehmen auch zu den Mitarbeitern nach Hause gehen und fragen: Wie kann ich dir helfen, damit dein Arbeitsplatz auch zu Hause optimal ausgestattet ist und unsere Unternehmenskultur widerspiegelt? Wie kann ich dafür sorgen, dass du zu Hause denselben, oder nahezu denselben ergonomischen Standard hast wie im Büro? Und was kann ich von dem, was ich versuche, für dich im Büro zu optimieren, in dein Zuhause bringen, wenn du mich lässt? Ich glaube aber, dass Unternehmen noch nicht so richtig verstanden haben, dass wenn Mitarbeiter ganz selbstverständlich auch im Homeoffice arbeiten, damit auch eine gewisse Verantwortung verbunden ist. Sie sich also auch für die Ausstattung des Homeoffice interessieren müssen und überlegen müssen, wie sie diejenigen, die im Homeoffice arbeiten, auch an der Unternehmenskultur teilhaben lassen können. Ob das jetzt die Äpfel und Snacks sind, die es umsonst gibt, oder ob das die Raumgestaltung ist, also Pflanzen, Farben, Düfte und so weiter. Das ist alles subtile Unternehmenskultur.

Ist das deine Vision für die Zukunft der Mensch-Maschine-Interaktion im Arbeitsumfeld, dass Technik erkennt, ob es jemand ein bisschen kühler, wärmer oder heller braucht? Welche Entwicklungen erwartest du in diesem Bereich in den nächsten fünf bis zehn Jahren?

Meine Vision umfasst zwei Stufen. Die erste Stufe wäre die Frage, wie wir unsere Umwelt so gestalten können, dass sie sich besser an ihre Nutzer anpasst. Es gibt bereits einige Gebäude und Experimente, vor allem in Italien und in den Niederlanden, die sich damit beschäftigen, wie man diese Informationen sammeln und verarbeiten kann. Im Moment müssen diese Informationen jedoch noch manuell eingegeben werden, denn die Intelligenz im Raum versteht noch nicht automatisch, ob es jemand kühler oder wärmer mag. Das ist alles noch Input-Output: Wir müssen sagen, ob es uns zu kalt oder zu warm ist. Langfristig sehe ich aber die Möglichkeit, dass sich die Umgebung individuell oder gruppenweise an die Bedürfnisse der Menschen anpassen kann. Diese Anpassung bringt eine gewisse Subtilität und Passivität mit sich. Der nächste Schritt wäre dann, dass die Umgebung aktiv Teil des Arbeitsprozesses wird. Beispielsweise könnte ein Raum Besprechungsnotizen automatisch erfassen. Schon heute kann KI Gespräche transkribieren und diese Aufzeichnungen können später überarbeitet werden, was den Bedarf an Protokollanten überflüssig machen könnte. Die Umgebung könnte auch aktiv auf die Dynamik eines Meetings reagieren, indem sie beispielsweise das Licht angenehmer gestaltet oder mehr Sauerstoff in den Raum leitet, wenn eine Diskussion ins Stocken gerät. Insgesamt erwarte ich in den nächsten Jahren spannende Experimente, die funktionieren werden oder auch nicht, aber auf jeden Fall die Unternehmenskultur verändern werden.

Kommen wir nun zu den kritischen Aspekten der Technologie. Welche sind das deiner Meinung nach?

Es gibt zwei wesentliche Fragen, die wir uns stellen müssen: Wie können wir gewährleisten, dass Technologie immer das Wohl des Menschen im Blick hat und welche ethischen Überlegungen sind dabei besonders wichtig? Und es ist notwendig, dass Nutzer selbst entscheiden können, ob sie Daten preisgeben oder nicht. Es darf kein Default-Opt-in geben, vor allem nicht im beruflichen Kontext. Nutzer sollten immer die Wahl haben, ohne negative Konsequenzen für ihre Arbeitserfahrung. Ein Beispiel: In einem intelligenten Gebäude können die Nutzer entscheiden, ob sie ihre Präferenzen wie Temperatur oder Licht freigeben wollen. Entscheiden sie sich dagegen, kann dies bedeuten, dass sie ihre Umgebung gelegentlich manuell anpassen müssen, aber sie sollten trotzdem produktiv arbeiten können. Ein weiteres Problem ist die Privatsphäre. Obwohl viele Menschen Wert auf Privatsphäre legen, zeigt die Praxis oft, dass Bequemlichkeit überwiegt. Ein Beispiel dafür ist die Akzeptanz biometrischer Daten zum Entsperren von Geräten. Hier ist es wichtig, dass Unternehmen ethisch mit den Daten umgehen und klare, benutzerfreundliche Optionen zur Kontrolle und zum Widerruf des Zugriffs anbieten. Zum Beispiel erscheint inzwischen auf dem Smartphone-Bildschirm ein kleines grünes Licht, wenn die Kamera aktiv ist. Solche Transparenzmaßnahmen sind wichtig. Die Standards verschieben sich ständig und bleiben in Bewegung. Was heute inakzeptabel erscheint, kann morgen schon akzeptiert werden, wenn der Nutzen erkennbar ist. Ich spreche hier gerne von einem Pendulum, dem Pendel der Innovation: Manche Technologien schreiten sehr weit voran und bieten viel, aber vielleicht wird nicht alles davon von den Nutzern gewünscht und daher abgelehnt – und dann pendelt es sich in der Mitte ein.

Vor ein paar Jahren hast du in einem Interview gesagt: „Technology will become like air. It’s everywhere. You breathe it in, you breathe it out. It’s around you, and it’s this connective tissue between the world and yourself.“ („Technology shouldn’t be right in front of our noses. We call it invisible tech or ubiquitous tech—the idea that everything is connected, but you don’t have to worry about it. The idea of voice being able to communicate with technology, is really just the switch of being able to communicate on our own terms.“). Wie hat sich deine Sichtweise darauf im Hinblick auf KI verändert?

Das Bild, das ich im Kopf hatte bei dieser Technologie wie Luft, ist, dass wir eigentlich alle so eine Art Self-Cloud um uns herum haben. Diese Cloud speichert Informationen zu uns wie Musikvorlieben, persönliche Präferenzen und physische Attribute. Die Idee war, dass diese Informationen flexibel freigegeben und zurückgezogen werden können, um unsere Umgebung sanft und ohne großen Aufwand anzupassen. Im Moment sind Eingaben dieser Art noch manuell, wir müssen aktiv unsere Präferenzen mitteilen. In meiner Vision sollte diese Technologie jedoch so intuitiv und mühelos wie möglich funktionieren. Und mit der Entwicklung der KI hat sich viel verändert. Vor zehn Jahren kam Amazons Alexa auf den Markt und obwohl wir begannen, mit der Technologie auf menschliche Art zu kommunizieren, brachte dies neue Probleme mit sich. So wurde beispielsweise kritisiert, dass Sprachassistenten mit weiblicher Stimme unangemessen reagieren. Heute, zehn Jahre später, sehen wir ähnliche Probleme mit KI, die sich humanoid verhält. Die Vorstellung, dass KI menschliche Eigenschaften annehmen soll, halte ich für unnötig und sogar problematisch. Technologie soll uns unterstützen, aber sie muss nicht wie ein Mensch sprechen oder sich wie ein Mensch verhalten. Wir müssen uns von der Vorstellung lösen, dass KI eine personifizierte Entität ist.

Welche Aspekte sind aus deiner Sicht bei allem technologischen Fortschritt wichtig, damit der „human touch“ in der Arbeitswelt von morgen nicht verloren geht?

Der Mensch sollte immer im Vordergrund stehen und Technologie sollte unterstützend wirken. Ein zentraler Aspekt ist, dass wir bewusst entscheiden müssen, was menschlich bleibt und was wir outsourcen. Technologie sollte niemals die menschliche Intuition und Kreativität ersetzen, sondern ergänzen. Hier kommt auch ein philosophischer Faktor ins Spiel. Wir sollten uns zum Beispiel fragen, ob wir wollen, dass KI für uns E‑Mails schreibt, oder ob wir lieber selbst mit anderen Menschen kommunizieren. Es ist wichtig, dass wir selbst entscheiden können, wie wir die Technologie nutzen, ohne dass sie uns die zwischenmenschliche Interaktion abnimmt. Die Arbeitswelt wird sich durch KI-gesteuerte Umgebungen verändern, was sowohl positive als auch negative Auswirkungen haben wird. Ein positiver Aspekt ist, dass KI als Assistent administrative Aufgaben übernehmen kann, wodurch wir effizienter arbeiten können. Wir müssen jedoch vorsichtig sein, wenn es um die Mensch-zu-Mensch-Kommunikation geht. Die Technologie sollte uns nicht davon abhalten, persönlich zu interagieren. KI sollte eher als „Thought Partner“ und nicht als „Thought Producer“ fungieren. Sie kann uns Optionen aufzeigen, aber die Entscheidungen sollten immer noch von Menschen getroffen werden. Menschen verfügen über Intuition und einen umfassenden Kontext, der über das hinausgeht, was digitalisiert werden kann. Diese menschliche Fähigkeit, genauso wie die Fähigkeit zur Empathie und kreativen Problemlösung sind unersetzlich. Deshalb müssen wir die Art und Weise, wie wir Technologie integrieren, bewusst gestalten, um sicherzustellen, dass der „human touch“ erhalten bleibt.

Zum Schluss interessiert mich noch ein persönlicher Blick. Wie arbeitest du selbst, das heißt wie sieht dein „sentient workspace“ aus?

Insgesamt ist mein Arbeitsraum eine Mischung aus Technologie und persönlichen Ritualen, die mir helfen, fokussiert und produktiv zu bleiben, ohne den menschlichen Faktor aus dem Auge zu verlieren. Ich habe viel über dieses Thema nachgedacht, besonders während der Pandemie, als ich in Berlin auf einen Hinterhof geschaut habe. Mein Sentient Workspace hat viel mit kleinen, persönlichen Anpassungen zu tun, die mein Wohlbefinden fördern. Ich setze auf Biophilie, pflege meine Pflanzen und nutze einen Aromatherapie-Diffuser. Dieses Ritual, den Diffuser mindestens einmal am Tag anzumachen, hilft mir, in einen anderen Arbeitsmodus zu kommen oder mich auf Besprechungen vorzubereiten. Solche Momente haben nichts mit KI zu tun und sind für mich persönlich sehr wichtig. Für mein körperliches Wohlbefinden habe ich mir einen vielseitig verstellbaren Stuhl angeschafft, der es mir ermöglicht, im Schneidersitz oder mit hochgelegten Beinen zu sitzen – Positionen, die für mich entspannend sind. Was die KI betrifft, so habe ich versucht, zum Beispiel beim Schreiben meiner E‑Mails Tools zu nutzen, aber die Technologie ist noch nicht ausgereift genug. E‑Mails sind ein sensibler Bereich und ich schätze den menschlichen Touch, den eine KI derzeit nicht ersetzen kann. Deshalb verwende ich KI hauptsächlich für visuelle Aufgaben, wie zum Beispiel das Generieren von Bildern für Präsentationen. Das spart Zeit und macht Spaß, auch wenn es sich manchmal seltsam anfühlt, den traditionellen kreativen Prozess zu verkürzen.

Sophie, vielen Dank für das Gespräch.