22.06.2021
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Neue Räume

Mehr als hybrid

Schon vor der SARS-CoV-2-Pandemie drängte sich die Frage auf, wie wir die Flächen im gemeinsamen Büro besser nutzen könnten. Wenn, wie die Optimaze Inc. ermittelt hat, fast ein Drittel der Arbeitsplätze nie genutzt werden, besteht Handlungsbedarf. Daraus zu schließen, dass künftig weniger Bürofläche benötigt wird, wäre aber voreilig. Denn gleichzeitig herrscht an anderen Stellen akuter Mangel.

Kommunikation

Laut IBA-Studie 2019/20 hat einer von fünf Beschäftigten keinen Zugang zu Bereichen für die informelle Kommunikation. So müssen sich die Betroffenen entweder direkt an ihren Arbeitsplätzen unterhalten (Lärm!) oder auch für kurze Gespräche in kleiner Runde einen Besprechungsraum belegen. Laut den Beobachtungen der Optimaze Inc. waren bereits vor Corona 78 % aller Konferenzräume mit maximal vier Personen besetzt. Abgesehen davon, dass diese Räume in der Regel einen eher formellen Charakter haben, ist der Bedarf in den meisten Unternehmen größer als das vorhandene Angebot. Es lohnt sich also, künftig genauer hinzusehen, welche Art von Räumen benötigt wird.

Bild: IBA, Besprechungsraum der kununu GmbH in Wien
Die Mehrzahl aller Meetings finden mit max. vier Personen statt. Lupe_grau
Bild: IBA, Bereich für informelle Kommunikation der kununu GmbH in Wien
Spontane Kommunikation ist eine Inspirationsquelle. Oft fehlt aber das passende Umfeld. Lupe_grau
Bild: IBA, Meeting in der Cafeteriazone der kununu GmbH in Wien
Cafeterien können auch für kurze Projektbesprechungen genutzt werden. Lupe_grau

Eine durch Corona in vielen Unternehmen neu hinzugekommene Herausforderung liegt nun darin, Anwesenheit und Fernanwesenheit zu kombinieren. Zum Beispiel, um externe Projektpartner einzubeziehen. Sie werden wohl künftig, wie wir alle, weniger reisen und sich für kurze Meetings eher digital zuschalten. Damit dabei eine echte Arbeitsatmosphäre entstehen kann, darf die Integration der zugeschalteten Meeting-Teilnehmer nicht an technischen Hürden scheitern. Wechselseitige Sichtbarkeit ist eine wichtige Voraussetzung für ein vertrauensvolles Miteinander. Vor allem aber brauchen die sogenannten hybriden Meetings eine gute Akustik, denn durch die Kombination mit digitaler Technik kommen Schwächen der Raumakustik weit stärker zum Tragen als bei reinen Präsenzveranstaltungen.

Last, but not least gilt es alte Lücken zu schließen. Nach wie vor haben die wenigsten Unternehmen geeignete Räumlichkeiten für Workshops und ähnliche Kreativmeetings.

KONZENTRATION

Viele Beschäftigte haben entdeckt, dass sie zu Hause bessere Bedingungen für konzentriertes Arbeiten haben als im Büro. Andere dürften froh sein, wenn sie nicht mehr bis zum Abend warten müssen, um in Ruhe arbeiten zu können, und freuen sich daher auf die Rückkehr ins Büro. Aber auch dort könnte es laut werden. Nicht nur, weil unsere Arbeitsabläufe auch in Zukunft von Webkonferenzen, die wir direkt am Arbeitsplatz abhalten müssen oder wollen, durchzogen sein werden, sondern auch, weil sich die Technik noch in einem anderen Punkt weiterentwickelt. Es ist wahrscheinlich, dass die Spracheingabe, die wir an schon an vielen Stellen nutzen, auch Einzug in die Büros halten wird. Folgt daraus die Rückkehr zum Einzelbüro? Vielleicht, aber möglichst in Maßen. Alternativen sind größere Abstände, akustisch wirksame Zonierungen und vor allem agiles Arbeiten mit einem guten Mix unterschiedlicher Arbeitsorte.

Bild: IBA, Arbeitsplätze für konzentrierte Einzelarbeit der kununu GmbH in Wien
Bislang entfallen etwa 60 % der Arbeitszeit im Büro auf konzentrierte Einzelarbeit. Lupe_grau
Bild: IBA, Team der kununu GmbH in Wien
Der Bedarf an akustischen Maßnahmen wird weiter steigen. Lupe_grau
Bild: IBA, Meetingpoint der kununu GmbH in Wien
Mindestausstattung: kalte Getränke, Kaffee und ein Ort an dem man sich treffen kann. Lupe_grau

ERNÄHRUNG UND ERHOHLUNG

Während der letzten Monate war oft zu hören, dass die Umsätze von Pizza- und anderen Lieferdiensten gestiegen seien, weil den Beschäftigten im Homeoffice die Firmenkantine fehle. Laut Angaben des Instituts für Betriebliche Gesundheitsförderung (IBG) nutzt in „Normalzeiten“ knapp ein Fünftel aller Erwerbstätigen das Angebot der Betriebskantinen. Den meisten anderen stehen schlicht keine passenden Angebote zur Verfügung. Dabei könnten auch kleinere Betriebe in Pausengestaltung und Ernährung investieren – und sei es nur durch die Einrichtung geeigneter Räumlichkeiten, um das mitgebrachte oder bestellte Essen zu genießen, einen wirklich leckeren Kaffee zu trinken und eine Weile abschalten zu können. Das käme dann auch der weiteren Arbeit zugute.

Ausblick

Die Arbeitswelt wird sich verändern, und mit ihr die Anforderungen an die Räume. Manche Veränderungen waren überfällig, bei anderen sollten sich die Unternehmen Zeit lassen und beobachten, wie sich die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändert. Tipps und Anregungen zur Umsetzung will das IBA Forum, die digitale Plattform des Industrieverband Büro und Arbeitswelt, mit seinem Programm am 1. Juli 2021 geben. (→ New Normal im IBA Forum).


INFORMATIONEN ZUR STUDIE

Der Optimaze Workplace Review 2020 wird von Rapal Oy zum Download zur Verfügung gestellt: https://www.rapal.com/optimaze-workplace-review

Alle Publikationen des IBA finden Sie unter https://iba.online/service/publikationen/.

Bilder: Alle Aufnahmen dieses Beitrags wurden bei der kununu Gmbh in Wien gemacht.