Beschreibung fehlt
New Work

Projektarbeit

Expertenwissen

Experimentierfeld für eine neue Arbeitskultur

Projektarbeit ist die Pionierarbeitsform der neuen Arbeitskultur. Statt die Beschäftigten mit einer komplett neuen Arbeitswelt zu konfrontieren, können einzelne Aufgabenbereiche als Experimentierfelder genutzt werden. Im Rahmen von Projektarbeit können neue Arbeitsweisen ausprobiert und weiterentwickelt werden. Allerdings nur, wenn sich die Teammitglieder selbst organisieren können.


Beschreibung fehlt

der Arbeitszeit in deutschen Unternehmen entfallen auf Projektarbeit. Der Anteil steigt mit der Größe der Unternehmen.

Quelle: IBA-/bso-Studie 2012


Herausforderung für Führungskräfte

Damit Projektarbeit funktionieren kann, braucht sie einen klaren Rahmen und gleichzeitig sehr viel Freiheit, um Eigeninitiative, Selbstverantwortung, kreative Lösungsfindungen und unternehmerisches Handeln zu lernen. Die Aufgabe der Führungskräfte liegt dann weniger in der Definition (kleinteiliger) Ziele, als vielmehr in der Unterstützung der Teams, z. B. durch Bereitstellung notwendiger Ressourcen.


micro zitatbox

Führung wird so zur Gestaltung von Veränderung. Das ist für viele Unternehmen ein schmerzhafter Lernprozess, weil sie für diese Gestaltungsaufgabe Kompetenzen brauchen, die oft nicht in ausreichendem Maße vorhanden sind.

Prof. Dr. Heiko Roehl, Mitherausgeber und Redakteur der Zeitschrift für Organisationsentwicklung (ZOE) und Geschäftsführender Gesellschafter der Kessel und Kessel GmbH, Zitat entnommen aus New Work Order – Organisationen im Wandel, 2014.


Digitale Vernetzung

In einer im Jahr 2012 durchgeführten Studie kam die international agierende Unternehmensberatung McKinsey zum Schluss, dass durchschnittlich 20 % – 25 % der Arbeitszeit eingespart werden könnte, wenn Unternehmen ihre interne wie externe Kommunikation effizienter gestalten würden. Zu viel Zeit geht nach ihrer Einschätzung für Lesen und Schreiben von E-Mails, für die Suche nach Informationen und ähnliche Tätigkeiten verloren. Effizienteres Arbeiten wäre möglich, wenn Unternehmen stärker auf den Einsatz von (Micro-)Blogs, Unternehmens-Wikis und Social Software für die interne Kommunikation setzen würden. Die New Work Order-Basisstudie enthält eine ganze Reihe von Beispielen, wie Unternehmen solche Technologien erfolgreich einsetzen.

Bezogen auf die Projektarbeit ermöglichen diese Instrumente einen Austausch über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg. Gleichzeitig helfen sie bei der Dokumentation von Projekten und sie machen es leichter, externe Fachkräfte einzubinden.


Projekträume

Ganz ohne persönliche Treffen funktioniert Projektarbeit jedoch nicht. Persönlicher Kontakt lässt sich (noch) nicht durch digitale Meetings ersetzen. Dafür müssen geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Herkömmliche Besprechungs- und Konferenzräume kommen dafür kaum in Frage.

Projekträume benötigen eine flexible Ausstattung, genügend Platz für Bewegung im Raum und Werkzeuge zur Darstellung und Visualisierung von Ideen. Wenn im eigenen Unternehmen solchen Räume nicht zur Verfügung stehen, können z. B. Räumlichkeiten in einem Co-Working-Center gebucht werden.

Der Projektraum

  • darf nicht zu perfekt gestaltet, d. h. in seiner Nutzungsweise zu vorbestimmt, sein
  • könnte einer Werkstatt ähneln, um zum Experimentieren und Gestalten einzuladen
  • sollte keine Sitzordnung vorgeben und eher zum bewegen einladen
  • kann auch mit Stehtischen mit Counterstühlen und lockeren Sitzgruppen ausgestattet sein
  • sollte mit Utensilien zum Experimentieren und Visualisieren ausgestattet sein
  • kann sogar Werkzeuge und Geräte zum Prototyping anbieten (von Knetgummi über Lego Bausteine bis zum 3-D-Drucker)
  • sollte leicht zugänglich und erst nach Projekt-Ende einer Clean Desk Policy unterworfen sein

Umbau vorhandener Räumlichkeiten

Beispiel 1

  • Die Flächen des Besprechungsraums, eines Einzel- und eines Teambüros sollen umgewidmet werden. 1 / 8 Die Flächen des Besprechungsraums, eines Einzel- und eines Teambüros sollen umgewidmet werden.
  • Das Einzel- und das Teambüro wurden zusammengefasst, der Besprechungsraum wurde verlagert und verkleinert. 2 / 8 Das Einzel- und das Teambüro wurden zusammengefasst, der Besprechungsraum wurde verlagert und verkleinert.
  • Der neu entstandene, größere Raum kann für Workshops und Projektarbeit genutzt werden. 3 / 8 Der neu entstandene, größere Raum kann für Workshops und Projektarbeit genutzt werden.
  • Die flexible Möblierung ermöglicht eine einfache Anpassung an unterschiedliche Formen der Projektarbeit. 4 / 8 Die flexible Möblierung ermöglicht eine einfache Anpassung an unterschiedliche Formen der Projektarbeit.
  • Zum Sammeln und Visualisieren von Ideen wurden großflächige Whiteboards und Pinnwände installiert. 5 / 8 Zum Sammeln und Visualisieren von Ideen wurden großflächige Whiteboards und Pinnwände installiert.
  • Vorhandene Kommunikationszonen außerhalb des Projektraums lassen sich bei Bedarf in die Projektarbeit einbeziehen. 6 / 8 Vorhandene Kommunikationszonen außerhalb des Projektraums lassen sich bei Bedarf in die Projektarbeit einbeziehen.
  • Dies gilt m. E. auch für den Aufenthaltsbereich in Teeküchen. 7 / 8 Dies gilt m. E. auch für den Aufenthaltsbereich in Teeküchen.
  • Durch Großbildschirm und Projektionsfläche eignet sich der Projektraum auch für Präsentationen oder Schulungen. 8 / 8 Durch Großbildschirm und Projektionsfläche eignet sich der Projektraum auch für Präsentationen oder Schulungen.

Beispiel 2

  • Auch in diesem Fall werden zwei Arbeitsräume und ein Besprechungsraum umgewidmet. 1 / 4 Auch in diesem Fall werden zwei Arbeitsräume und ein Besprechungsraum umgewidmet.
  • Der so entstandene größere Raum wird als Projektraum bzw. als temporärer Teamarbeitsraum genutzt. 2 / 4 Der so entstandene größere Raum wird als Projektraum bzw. als temporärer Teamarbeitsraum genutzt.
  • Die Möblierung ist fix. Unterschiedliche Einrichtungsbereiche, beschreibbare Wände und Freiräume bilden die Basis für unterschiedliche Formen der Teamarbeit. 3 / 4 Die Möblierung ist fix. Unterschiedliche Einrichtungsbereiche, beschreibbare Wände und Freiräume bilden die Basis für unterschiedliche Formen der Teamarbeit.
  • Zu achten ist in diesem Fall auf eine gute Beschattung, damit die Sonneneinstrahlung nicht zu Blendungen führt. Wenn der Raum als vollwertiger Arbeitsraum genutzt werden soll, müssen ergänzend zu den Laptops externe Bildschirme und Eingabegeräte zur Verfügung gestellt werden. 4 / 4 Zu achten ist in diesem Fall auf eine gute Beschattung, damit die Sonneneinstrahlung nicht zu Blendungen führt. Wenn der Raum als vollwertiger Arbeitsraum genutzt werden soll, müssen ergänzend zu den Laptops externe Bildschirme und Eingabegeräte zur Verfügung gestellt werden.
infobox

In beiden Beispielen entfallen durch die Einrichtung eines Projektraums kleinere Arbeitsräume. Hier kann überlegt werden, ob non-territoriales Arbeiten möglich ist. Generell ist der Verzicht auf den eigenen Arbeitsplatz bei Beschäftigten nicht besonders beliebt. Das ändert sich allerdings, wenn die dadurch frei gewordene Fläche für die Einrichtung von Kommunikationszonen, Relaxbereichen oder Projekträume genutzt werden. Dafür würden immerhin 21 % der Beschäftigten gerne auf den eigenen Arbeitsplatz verzichten.

Quelle: IBA-/bso-Studie 2015