Mehr erfahren
Vom Experimentierfeld zum Standard
Im Rahmen von Projektarbeit können neue Arbeitsweisen ausprobiert und weiterentwickelt werden. Deshalb war Projektarbeit lange Zeit die Pionierarbeitsform der neuen Arbeitskultur. Heute ist sie für die meisten Menschen zur bestimmenden Arbeitsform geworden. Umso wichtiger ist es, dass dafür die notwendigen Grundlagen geschaffen werden.
Projektarbeit kann Eigeninitiative und Selbstverantwortung lehren – sofern man den Mitarbeitern Verantwortung zutraut und ihnen den Rücken freihält. Die Selbstorganisation wird dann zum Selbstgänger und entlastet die Führungskraft.
Herausforderung für Führungskräfte
Damit Projektarbeit funktionieren kann, braucht sie einen klaren Rahmen und gleichzeitig sehr viel Freiheit, um Eigeninitiative, Selbstverantwortung, kreative Lösungsfindungen und unternehmerisches Handeln zu lernen. Die Aufgabe der Führungskräfte liegt dann weniger in der Definition der Ziele, als vielmehr in der Unterstützung der Teams, z. B. durch Bereitstellung notwendiger Ressourcen.
Führung wird so zur Gestaltung von Veränderung. Das ist für viele Unternehmen ein schmerzhafter Lernprozess, weil sie für diese Gestaltungsaufgabe Kompetenzen brauchen, die oft nicht in ausreichendem Maße vorhanden sind.
Prof. Dr. Heiko Roehl, Mitherausgeber und Redakteur der Zeitschrift für Organisationsentwicklung (ZOE) und Geschäftsführender Gesellschafter der Kessel und Kessel GmbH, Zitat entnommen aus New Work Order-Studie „Organisationen im Wandel”.
Digitale Vernetzung
Kommunikation und Teamarbeit nehmen bei den meisten Projekten einen großen Raum ein. Digitale Kollaborationsplattformen wie zoom oder teams ermöglichen den schnellen Austausch über den physischen Arbeitsort hinweg. Ihre absolute Stärke liegt im Bereich des Informationsaustausches und schneller Abstimmungen. Gleichzeitig helfen die Plattformen bei der Dokumentation von Projekten und durch die Integration von Workshopmodulen ermöglichen Sie sogar die gemeinsame Ideenfindung. Allerdings erleben die meisten Nutzer genau hier die Limitierungen der digitalen Zusammenarbeit. Kreativität und Verbindlichkeit profitieren von gemeinsamer Präsenz vor Ort.
Projekträume
in den Showrooms des IBA Forum finden Sie viele Beispiele, wie sie Projektarbeit durch geeignete Räume und Einrichtungen unterstützen können. Stichwort: Co-Area.
Ganz ohne persönliche Treffen funktioniert Projektarbeit daher nicht. Persönlicher Kontakt lässt sich (noch) nicht durch digitale Meetings ersetzen. Dafür müssen geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Herkömmliche Besprechungs- und Konferenzräume kommen dafür kaum in Frage.
Projekträume benötigen eine flexible Ausstattung, genügend Platz für Bewegung im Raum und Werkzeuge zur Darstellung und Visualisierung von Ideen. Wenn im eigenen Unternehmen solchen Räume nicht zur Verfügung stehen, können z. B. Räumlichkeiten in einem Co-Working-Center gebucht werden.
Der Projektraum
- darf nicht zu perfekt gestaltet, d. h. in seiner Nutzungsweise zu vorbestimmt, sein
- könnte einer Werkstatt ähneln, um zum Experimentieren und Gestalten einzuladen
- sollte keine Sitzordnung vorgeben und eher zum bewegen einladen
- kann auch mit Stehtischen mit Counterstühlen und lockeren Sitzgruppen ausgestattet sein
- sollte mit Utensilien zum Experimentieren und Visualisieren ausgestattet sein
- kann sogar Werkzeuge und Geräte zum Prototyping anbieten (von Knetgummi über Lego Bausteine bis zum 3-D-Drucker)
- sollte leicht zugänglich und erst nach Projekt-Ende einer Clean Desk Policy unterworfen sein
Umbau vorhandener Räumlichkeiten
Beispiel 1
1 / 8 Die Flächen des Besprechungsraums, eines Einzel- und eines Teambüros sollen umgewidmet werden. 
2 / 8 Das Einzel- und das Teambüro wurden zusammengefasst, der Besprechungsraum wurde verlagert und verkleinert. 
3 / 8 Der neu entstandene, größere Raum kann für Workshops und Projektarbeit genutzt werden. 
4 / 8 Die flexible Möblierung ermöglicht eine einfache Anpassung an unterschiedliche Formen der Projektarbeit. 
5 / 8 Zum Sammeln und Visualisieren von Ideen wurden großflächige Whiteboards und Pinnwände installiert. 
6 / 8 Vorhandene Kommunikationszonen außerhalb des Projektraums lassen sich bei Bedarf in die Projektarbeit einbeziehen. 
7 / 8 Dies gilt m. E. auch für den Aufenthaltsbereich in Teeküchen. 
8 / 8 Durch Großbildschirm und Projektionsfläche eignet sich der Projektraum auch für Präsentationen oder Schulungen.
Beispiel 2
1 / 4 Auch in diesem Fall werden zwei Arbeitsräume und ein Besprechungsraum umgewidmet. 
2 / 4 Der so entstandene größere Raum wird als Projektraum bzw. als temporärer Teamarbeitsraum genutzt. 
3 / 4 Die Möblierung ist fix. Unterschiedliche Einrichtungsbereiche, beschreibbare Wände und Freiräume bilden die Basis für unterschiedliche Formen der Teamarbeit. 
4 / 4 Zu achten ist in diesem Fall auf eine gute Beschattung, damit die Sonneneinstrahlung nicht zu Blendungen führt. Wenn der Raum als vollwertiger Arbeitsraum genutzt werden soll, müssen ergänzend zu den Laptops externe Bildschirme und Eingabegeräte zur Verfügung gestellt werden.
In beiden Beispielen entfallen durch die Einrichtung eines Projektraums kleinere Arbeitsräume. Hier kann überlegt werden, ob non-territoriales Arbeiten bzw. Desksharing möglich ist. Generell ist der Verzicht auf den eigenen Arbeitsplatz bei Beschäftigten nicht besonders beliebt. Das ändert sich allerdings, wenn die dadurch frei gewordene Fläche für die Einrichtung von Kommunikationszonen, Relaxbereichen oder Projekträume genutzt werden. Dafür würden immerhin 21 % der Beschäftigten gerne auf den eigenen Arbeitsplatz verzichten.
Quelle: IBA-/bso-Studie 2015