Checkliste Kommunikation

Welche Räume werden gebraucht?

Kommunikation und Kooperation – vieles werden wir dauerhaft digital machen. Zu anderen Formen der Kommunikation und Kooperation werden wir uns weiterhin persönlich treffen. Unsere Checkliste hilft Ihnen zu überprüfen, welche Formen der Kommunikation und Kooperation für Sie relevant sind und ob Ihre Räume noch dazu passen.

Ihre Auswertungen können Sie als PDF exportieren und als Basis für eine Beratung verwenden. Experten finden Sie beispielsweise unter www.quality-office.org.

Oder Sie senden den Link zu dieser Seite an Ihre Mitarbeiter und Kollegen und verwenden die Checkliste zur gemeinsamen Anlayse.

BESPRECHUNGEN

	vorhanden	fehlt	nicht notwendig
Besprechungen und Konferenzen können sehr gut digital durchgeführt werden, zumindest dann, wenn die Termine vorab geplant werden können und sich die Teilnehmer bereits kennen. Trotzdem wird es Projektbesprechungen auch weiterhin in der Präsenzform geben. Gebraucht werden dann z. B.:
• Tische mit einer möglichst großen Arbeitsfläche für jeden Teilnehmer und einer geeigneten Elektrifizierung
• Bequeme Stühle oder Sessel
• Projektionsfläche oder Bildschirm
• Stauraum und Abstellflächen für Getränke, etc.

INFORMELLE KOMMUNIKATION / ZUFÄLLIGE BEGEGNUNGEN

	vorhanden	fehlt	nicht notwendig
Der kurze, spontane Austausch mit einem Kollegen oder die zufällige Unterhaltung an der Kaffeebar, beides sind wertvolle Inspirationsquellen für neue Ideen und mehr Kreativität. Gleichzeitig fördern diese Begegnungen das Zusammengehörigkeitsgefühl. Es lohnt sich also, dafür die passende Umgebung zu schaffen. Typische Formen sind z. B.:
• Tische oder Theke an einer Kaffeebar
• Sofas
• Hocker, Puffs, Sitzstufen, etc.

WORKSHOPS

	vorhanden	fehlt	nicht notwendig
Gemeinsam Ideen zu entwickeln, in Grenzen funktioniert das auch in einem klassischen Besprechungs- oder Konferenzraum. Besser ist es jedoch, wenn sich die Teilnehmer frei organisieren können und viel Bewegungsraum haben. Ideal sind Ausstattungen, die unterschiedliche Angebote kombinieren, z. B. aus:
• Tisch(e), ggf. als einzelne mobile Einheiten, und Stühle
• beschreib- oder beklebbare Wände
• Sitzhocker, Sitzstufen oder Sofas
• Monitore und Projektionsflächen

PROJEKT- UND TEAMARBEIT

	vorhanden	fehlt	nicht notwendig
Im Gegensatz zu Workshops, die selten länger als ein oder zwei Tage dauern, sind Projekträume der gemeinsamen Arbeit über mehrere Tage, Wochen oder Monate gewidmet. Entsprechend wichtig ist es, für ergonomisch gute Bedingungen und ein vielfältig nutzbares Umfeld zu sorgen. Dazu gehören z. B.
• Arbeitstische, die idealerweise sowohl im Sitzen als auch im Stehen genutzt werden können
• Bürodrehstühle für dynamisches Sitzen
• Sitzstufen, Hocker, Sofas und/oder Stehtische für zwanglose Besprechungen
• große, interaktive Monitore und beschreib- oder beklebbare Wände

VIDEOKONFERENZEN UND HYBRIDE MEETINGS

	vorhanden	fehlt	nicht notwendig
Wichtig sind passende Räume. Wesentliche Anforderungen sind:
• Videokonferenzen mit einem Teilnehmer im Büro: Gebraucht werden Orte die akustisch und visuell von der Umgebung abgestimmt sind.
• Videokonferenzen für zwei bis vier Teilnehmer im Büro: Wichtig sind ein passender, nicht zu großer Raum und eine gute Technik, die den gesamten Raum abdeckt.
• Videokonferenzen für mehr als vier Teilnehmer im Büro: Spätestens jetzt sollten sich Kamera und Mikrophon automatisch auf den jeweiligen Sprecher ausrichten. Wichtig ist zudem eine gute Raumakustik.
• Hybride Meetings: Eine Option extern zugeschaltete zu gleichwertigen Teilnehmern zu machen, ist diese zu mobilisieren, siehe dazu den Beitrag Hybride Meetings im IBA Forum Newsroom.

SCHULUNGEN UND PRÄSENTATIONEN

	vorhanden	fehlt	nicht notwendig
Wer bei einer Schulung oder Präsentation die Reaktion der Zuhörer verfolgen will, wird dankbar sein, wenn die Veranstaltung als Präsenzformat stattfindet. Dafür können Besprechungsräume genutzt werden, die sich in Verbindung mit kleinen leicht beweglichen Tischen auch in Schulungsräume verwandeln lassen. Wo nur wenige Arbeitsmittel gebraucht werden, kann ein Auditorium aus Sitzstufen gebildet werden. Alternativen sind z. B.:
• Besprechungstische und Stühle
• mobile Sessel mit Schreibtablar
• Sitzstufen oder ähnliches

FEIERN

	vorhanden	fehlt	nicht notwendig
Auch Feiern zu können ist ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur. Denken Sie also daran, dass Ihre Kommunikationsräume auch dafür geeignet sein sollten.

Anmerkungen

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