Martina Rahmfeld Die Realität in vielen Unternehmen? Unsere heutigen Büros wurden für die Bedürfnisse und Anforderungen einer anderen Zeit konzipiert. In einer Welt, die von rasanten technischen Entwicklungen, Interdisziplinarität und digitaler Vernetzung geprägt ist, können unsere Büros Menschen oft nicht mehr optimal unterstützen. Vielmehr erweisen sich diese alten Strukturen oft sogar als hinderlich für die Entfaltung des vollen Potenzials von Wissensarbeit.
Das Trio der Verzweiflung
- Hybride Zusammenarbeit hakt, der Wissensaustausch stockt und die Bindung zum Unternehmen schwächt sich ab.
- Das Büro, einst gefühlt für die Ewigkeit errichtet, ist oft zu unflexibel, Einzelbüros zu intransparent und die bestehenden Nutzungen entsprechen nicht mehr dem Bedarf.
- Der uns umgebende Raum interagiert permanent mit unseren Sinnen, beeinflusst, wie wir (zusammen)arbeiten. Doch viele Räume beeinflussen uns in eine Richtung, die nicht gewünscht ist. Lichtgraue, funktionsgetriebene Schreibtischwüsten regen selten zu Austausch, Kreativität oder eben Bestleistung an.
Die Botschaft ist klar:
Wir brauchen Arbeitswelten, die zu den Herausforderungen unserer Zeit passen!
In einer Welt, in der hybride Arbeit zum Standard wird, fragen sich viele Unternehmen: Wofür brauchen wir das Büro überhaupt noch? Die Antwort liegt nicht nur in der bloßen Anwesenheit, sondern in der Funktion, die das Büro in der neuen Arbeitsrealität erfüllen soll. Es geht um weit mehr als um die physische Rückkehr an den Schreibtisch – es geht um das Warum.
Das Zielbild: Wie wollen wir arbeiten?
Bevor Unternehmen große Entscheidungen über ihre Büros treffen, müssen sie eine klare Vorstellung davon entwickeln, wie sie in Zukunft zusammenarbeiten wollen.
Muhammad Ali sagte:
„Die Faust kann nicht treffen, was das Auge nicht sieht.“
Ohne ein Zielbild vor Augen kann kein Büro der Zukunft erfolgreich gestaltet werden. Diese Vision muss nicht nur Antworten auf Fragen der Raumgestaltung geben, sondern vor allem auf die Frage: Wie funktioniert unser Unternehmen optimal? Sind persönliche Treffen zentral? Soll das Büro ein Ort für Kreativität und Innovation sein? Oder reicht es, Mitarbeiter nur gelegentlich für Team-Meetings zusammenzubringen, da die wesentliche Zusammenarbeit digital erfolgt?
Präsenz allein reicht nicht
In den letzten Monaten wurde viel über sogenannte Büroquoten gesprochen: Wie viele Tage sollten Mitarbeiter im Büro sein? Modelle wie die 3:2‑Regel (drei Tage im Büro, zwei Tage mobil) sollen die Präsenz erhöhen, um Kommunikation, Zusammenarbeit und Bindung an das Unternehmen zu fördern. Grundsätzlich gute Gründe. Doch bloße Präsenz führt selten zu besseren Ergebnissen.
Zahlreiche Studien zeigen, dass erzwungene Anwesenheit im Büro weder die Leistung steigert noch die Bindung an das Unternehmen verbessert. Im Gegenteil, sie kann die Zufriedenheit und Produktivität, insbesondere aber die Unternehmensbindung senken. Die Frage lautet also: Was passiert im Büro, das nicht genauso gut remote geschehen könnte? Wenn wir das Büro nicht als verpflichtenden Aufenthaltsort, sondern als Werkzeug betrachten, das bestimmte Aufgaben unterstützt, können wir viel klarer definieren, wann und wofür wir es nutzen.
Warum wir das Büro wirklich brauchen
Das Büro der Zukunft sollte nicht mehr als Allzwecklösung verstanden werden, sondern als Ort der Begegnung. Es ist ein Ort, der bestimmte Aspekte der Zusammenarbeit fördert, die auf Distanz schwerer zu erreichen sind. Dazu zählen:
- Kollaboration und Kreativität: Der physische Austausch von Ideen, das ungeplante Gespräch in der Kaffeeküche oder das spontane Whiteboard-Meeting – all das sind Momente, die in virtuellen Räumen schwerer nachzubilden sind. Ungeplante Begegnungen über Abteilungsgrenzen hinweg fördern den Ideenfluss – etwas, das im Homeoffice oft verloren geht. Insbesondere, wenn dem durch digitale Kommunikation nicht aktiv entgegengewirkt wird.
- Unternehmenskultur und Identifikation: Das Büro spielt eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, die Unternehmenskultur spürbar zu machen. Insbesondere für junge und neue Mitarbeiter. Es sollte ein Ort sein, an dem die Werte des Unternehmens erlebt werden, wo Sinn und Identifikation entstehen.
- Strukturierte Zusammenarbeit: Es geht nicht darum, mehr Meetings abzuhalten, sondern bessere Meetings, vor Ort genauso wie digital. Wenn Mitarbeiter ins Büro kommen, sollte die Zeit gezielt für hochwertige, moderierte Sessions genutzt werden – etwa für kreative Prozesse, Entscheidungsfindungen oder Workshops, die in der digitalen Welt oft schwer durchzuführen sind. Hier können strukturierte Methoden helfen, die Zusammenarbeit effizienter und fokussierter zu gestalten. Was nicht bedeutet, dass daneben nicht auch Standardtätigkeiten im Büro stattfinden werden.
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Der richtige Raumbedarf – weniger ist manchmal mehr
Viele Unternehmen überdenken aktuell ihr Immobilienportfolio. Mit der Zunahme von Remote-Arbeit stellt sich die Frage: Brauchen wir überhaupt noch so viel Fläche? Ein festes Büro für jeden Mitarbeiter ist oft nicht mehr notwendig. Stattdessen können flexible Konzepte wie Desksharing oder multifunktionale Räume den Raumbedarf deutlich reduzieren. Das führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern ermöglicht es auch, Flächen gezielter und effizienter zu nutzen.
Ein verbreiteter Trugschluss ist es übrigens, dass Unternehmen aus Sorge um die Zufriedenheit der Mitarbeiter Desksharing vermeiden und jedem einen festen Schreibtisch zuweisen – selbst wenn viele remote arbeiten. Obwohl gut gemeint, hat das oft den unerwünschten Effekt, dass Büros leer und verlassen wirken, da nur ein Teil der Belegschaft gleichzeitig vor Ort ist. Dieses Gefühl der Isolation erinnert an die Pandemiezeiten und demotiviert viele, am nächsten Tag wieder ins Büro zu kommen. Um eine gewisse Lebendigkeit zu erreichen und den Austausch zu fördern, ein wesentlicher Aspekt im Büro, ist Desksharing in hybriden Strukturen oft die beste Lösung. Auch im Sinne der Mitarbeiter.
Wichtiger als die Reduktion von Schreibtischen oder Flächen ist die Qualität der genutzten Räume. Büros sollten so gestaltet sein, dass sie die verschiedenen Arbeitsstile optimal unterstützen – von stillen Rückzugsorten für konzentriertes Arbeiten bis hin zu offenen Bereichen für kreativen Austausch, Activity-based Working also. Nur so unterstützt das Büro die Entfaltung des vollen Potenzials von Wissensarbeit. Räume müssen flexibel sein und sich den wechselnden Bedürfnissen anpassen. Statt auf starre Wände zu setzen, bieten modulare Möbel, mobile Trennwände und Raum-in-Raum-Systeme die nötige Flexibilität, um zukunftsfähige Büros zu schaffen.
Hybride Strategien – das Büro als Teil eines Ganzen
Eine erfolgreiche hybride Strategie stellt das Büro in einen größeren Kontext. Es geht nicht darum, Mitarbeiter an bestimmten Tagen ins Büro zu zwingen, sondern ihnen einen echten Grund zu geben, diesen Raum, dieses Werkzeug, zu nutzen. Unternehmen müssen klare Regeln aufstellen: „Wann kommen wir zusammen, und wofür?“ Sinnvolle Regeln bieten Rahmen und Sicherheit in dieser volatilen Welt.
Technologie als Enabler für moderne Arbeitswelten
Eine hybride Arbeitswelt erfordert auch eine moderne technische Infrastruktur. Viele heutige Büros sind noch immer für eine Arbeitsweise aus Zeiten vor dem Smartphone ausgelegt. Doch die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert – und das wird auch in Zukunft so bleiben. Unternehmen sollten jetzt beginnen, auch ihre Büros auf den digitalen Wandel vorzubereiten. Was passiert, wenn alltagstaugliche AR-Brillen Bildschirme ersetzen? Wie wird der Arbeitsplatz dann aussehen? Wir wissen nicht, was die Zukunft bereithält, aber wir können Büros schaffen, die bestmöglich auf Veränderungen eingehen können und eine Kultur unterstützen, die Veränderung und Trial-and-Error unterstützt. Technologie spielt dabei eine entscheidende Rolle, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und zu verbessern – nicht, um sie zu behindern.
Fazit: Das Büro als Erlebnisraum
Hybride Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn der physische Raum und die digitale Kommunikation perfekt aufeinander abgestimmt sind. Unternehmen müssen strategisch planen, wie und wo zusammengearbeitet und welche Arbeitsweisen gefördert werden sollen.
Das Büro der Zukunft ist kein Ort für bloße Anwesenheit, sondern ein gezielt genutzter Erlebnisraum. Unternehmen, die ihre Büros intelligent gestalten und in eine durchdachte hybride Strategie einbetten, werden nicht nur ihren Raumbedarf optimieren, sondern auch die Zusammenarbeit und Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern. Weniger Fläche kann dabei mehr Raum für das Wesentliche schaffen – und genau darauf kommt es an.
Martina Rahmfeld ist Architektin, New Work Facilitator und Inhaberin von wow tomorrow – ways of working tomorrow. Sie arbeitete über 10 Jahre als projektleitende Architektin mit dem Schwerpunkt Arbeitswelten, bevor sie sich als zertifizierte New Work Facilitator in einer Unternehmensberatung mit den Zusammenhängen von Raum und Kollaboration beschäftigte. Mit wow tomorrow kombiniert sie heute ihre Leidenschaft und das Wissen aus zwei Welten: Raum und Architektur sowie New-Work-Beratung und unterstützt Unternehmen dabei, besser zu arbeiten und die Chancen von New Work zu nutzen.
wow tomorrow verbindet New-Work-Beratung mit Architektur. Für bessere Formen der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Digital, hybrid und analog. wow tomorrow unterstützt Unternehmen auf ihrem Weg zur Zukunft der Arbeit, indem es sich mit zwei elementaren Fragen beschäftigt: Wie arbeiten wir in Zukunft zusammen? Wo arbeiten wir in Zukunft? Die Beratung zu hybrider Zusammenarbeit und die Entwicklung passender Kommunikationsstrategien wird ergänzt durch die Entwicklung und Umsetzung von Raumkonzepten für zukunftsfähige Büros. Weitere Informationen unter https://www.wowtomorrow.de/ und https://www.linkedin.com/in/martina-rahmfeld-0653691a3/.
Titelbild: © azmanL, iStock
