Beratertreffen erstmals als hybride Veranstaltung / Kooperation mit IBA Forum / Themenschwerpunkt „New Normal“ / Trotz coronabedingter Einschränkungen Bestnoten von Teilnehmern im Netz und vor Ort

Wiesbaden, 8. Juli 2021 – Eine gelungene Premiere war das diesjährige Treffen der Quality Office Fachberater. Die Tagung, die am 1. Juli 2021 erstmals als hybride Veranstaltung mit einem Präsenzformat in Köln und verschiedenen Teilnahmemöglichkeiten im Netz stattfand, erhielt von den Teilnehmern beste Bewertungen. Gleichzeitig war der nunmehr 5. Quality Office Consultant Tag mit 30 Personen vor Ort und 120 Fachberatern im Netz das bislang größte Treffen zertifizierter Einrichtungsexperten in Deutschland. Nach einer Eröffnung mit exklusiven Informationen zu den Quality Office Zertifizierungen gehörte der Tag thematisch dem „New Normal“ der Büroarbeit.

Quality Office mit neuen Herausforderungen und erweiterten Zertifizierungen

„Wir haben mit dem hybriden Veranstaltungsformat genau das realisiert, was auch die Quality Office Consultants beherrschen müssen, Technik auf einem möglichst niedrigschwelligen Niveau zu nutzen, um das gemeinsame Lernen und Arbeiten zu forcieren“, erklärt Volker Weßels vom Qualitätsforum Büroeinrichtungen, der die Tagung im Auftrag der Quality Office-Herausgeber organisierte. Weßels, der die Veranstaltung auch moderierte, eröffnete den Tag mit einem Ausblick auf geplante Erweiterungen der Quality Office Zertifizierungen. Das Gesamtpaket, das neben der Prüfung und Auszeichnung von Fachberatern für Büro und Objekteinrichtungen auch eine Produktzertifizierung umfasst, soll zum Jahresende erweitert werden. Für die Prüfung von Büromöbeln kommen dann neue Zertifizierungskategorien hinzu. In Teilen schon umgesetzt sind erweiterte Anforderungen an Quality Office Consultants. Viele Themen der bereits 2019 vorbereiteten Aktualisierung wurden durch Corona hochaktuell und konnten im vergangenen Jahr kurzfristig implementiert werden. Begleitend zu den inhaltlichen Erweiterungen des Zertifizierungsprogramms wird Quality Office ein neues Aussehen erhalten. Auch dieses stellte Volker Weßels den Fachberatern zum ersten Mal live vor.

Themenschwerpunkt: „New Normal“

Danach standen die reale und die virtuelle Bühne des Quality Office Consultant Tags ganz im Zeichen des „New Normal“ der Büroarbeit. In drei Vorträgen und einem Expertentalk wurden unterschiedliche Aspekte der Arbeitswelt beleuchtet. Dieser Programmteil fand in Zusammenarbeit mit dem IBA Forum, der digitalen Plattform des Industrieverband Büro und Arbeitswelt, statt und stand so auch für Gäste offen.

Birgit Gebhardt zu Chancen und Herausforderungen neuen Arbeitens
Die inhaltliche Richtung gab die Hamburger Trendforscherin Birgit Gebhardt vor. Unter der Überschrift „Kommen wir künftig nur noch zum Spaß ins Büro?“ ging sie der Frage nach, was Arbeitsplätze in Zukunft leisten müssen. „Eine wichtige Konsequenz der Pandemie ist, dass sich jetzt auch die Beschäftigten fragen, wo sie am effizientesten arbeiten“, betonte die Autorin der New Work Order-Studien. Früher, so ihre Einschätzung, nahmen die meisten Menschen ihre Arbeitsumgebung als gegeben hin. Dazu verweist sie auf gemeinsame Projekte mit Jöri Engel, CEO der Swisscom Immobilien AG. Für ihn geht es jetzt darum, dass ein Raum einen spürbaren Unterschied für die Nutzer macht. Ein eindeutiger Mehrwert könne beispielsweise darin liegen, dass das Büro zum Ort gemeinsamen Lernens wird. Dabei sieht Gebhardt das Büro nicht so sehr in Konkurrenz zum Homeoffice, sondern als Teil eines weit größeren Angebots. „Vielleicht haben wir künftig ein Arbeitsverständnis, das sagt, dass wir nicht nur zwischen Zuhause und Büro pendeln, sondern das weitere Arbeitsorte einbezieht, etwa den Lesesaal in einer Bibliothek oder Arbeitsorte in der Natur.“ Damit die Beschäftigten durch das Angebot unterschiedlicher Arbeitsorte nicht überfordert werden, werden sie künftig smarte Technologien nutzen können, mit deren Hilfe sie erkennen, welche Umgebung wann am besten zu einer bestimmten Tätigkeit passt. Den Fachberatern bestätigt Birgit Gebhardt, was diese aus eigener Erfahrung wissen: „Wir müssen keine Büros mehr bauen, die irgendwelche Prozesse organisieren oder die Strukturen von Abteilungen abbilden. Wir müssen auch keine Büros mehr bauen, die alle gleich behandeln. Die Gleichbehandlung ist ein Standard aus der Industriekultur. Mit der smarten Technologie können wir das jetzt besser. Deshalb wird alles individuell und nutzerzentriert und weil jeder eine Stimme hat, steigen die Anforderungen ganz gewaltig.“

Raumpsychologie als Schlüssel zu einem wirksamen Arbeitsplatzdesign
Das sieht auch Uwe Linke, Designer, Raumpsychologe und Autor, so: „Eine bestimmte Anzahl von Schreibtischen macht noch kein gutes Arbeitsumfeld und eine Couch dazuzustellen, bringt es auch noch nicht. Die Einbeziehung der Menschen, die dort arbeiten, und die Art, wie sie dort arbeiten, macht letztendlich den großen Unterschied.“ Menschen haben gleichermaßen das Bedürfnis nach Abgeschlossenheit und nach Beteiligung am Geschehen. Das müsse sowohl bei der Arbeitsplatzgestaltung im Büro, als auch im Homeoffice stärker berücksichtigt werden. Gleichzeitig gelte es, Gewohnheiten aufzubrechen. Die, so Linke, seien im Gehirn wie Autobahnen, die stets Vorfahrt signalisieren. Neue Denkweisen bringen dagegen immer ein Stück Unsicherheit mit sich, weshalb sich die meisten Menschen am Beginn von Veränderungsprozessen erst einmal auf das konzentrieren, was sie verlieren könnten. Wie dem begegnet werden kann, zeigte Linke anschließend anhand von Beispielen aus seiner eigenen Beratungstätigkeit. Abschließend gab er den Quality Office Consultants noch einen Ratschlag mit auf den Weg: in Gesprächen mit Kunden gut zuhören und Wünsche hinterfragen, weil Menschen fast nie den wahren Grund dafür nennen, warum sie Beratung suchen und diesen oft selbst noch nicht kennen.

Neue Arbeitskonzepte verändern die Anforderungen an Räume
Deutlich mehr als 60 Prozent aller Meetings werden künftig als hybride Formate stattfinden, diese Einschätzung äußerten die teilnehmenden Quality Office Consultants während der Tagung im Rahmen einer Online-Umfrage. Stefan Kleinhenz, Quality Office Ausbilder und selbst Einrichtungsberater, sowie Maik Gnegel, der die Kunden der zgoll: GmbH beim Einsatz von Konferenz- und Medientechnik berät, erleben das schon jetzt bei ihrer täglichen Arbeit. In einem von Volker Weßels moderierten Gespräch diskutierten die beiden Experten aus ihren jeweiligen Blickwinkeln über das „New Normal“ der Büroarbeit. Kleinhenz erwartet, dass die neue Normalität sehr heterogen sein wird. Für manche werde es schlicht ein „Back to Normal“ sein, weil sie zumindest vorerst mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. „Andere haben an neuen Chancen geschnuppert und werden jetzt ausprobieren, was möglich ist.“ Das sieht auch Gnegel so: „Jetzt kehren die Mitarbeiter in die Büros zurück. Damit lautet die Herausforderung, externe Projektpartner medial und kommunikativ einzubinden.“ Früher sei das nur in den Boardrooms, den Konferenzräumen auf den Chefetagen, möglich gewesen. Heute gehen die Anforderungen über alle Hierarchieebenen hinweg. Gefragt seien dann vor allem kleinere Kommunikationsbereiche für sechs bis acht Personen und mit exzellenter Ausstattung. Mancherorts käme als neue Anforderung noch ein Greenroom hinzu, in dem aufwendigere Präsentationen für den Vertrieb produziert werden. Das, auch da waren sich beide Experten einig, sei aber nur der Anfang. Künftige Chancen liegen beispielsweise im Einsatz von Sensoren, die für die Raumbuchung und die Steuerung der Technik genutzt werden können und damit eine Vielzahl von Daten liefern. Und noch an einer anderen Stelle seien Veränderungen zu erwarten. Kleinhenz formuliert das so: „Wer die Homeoffice-Quote erhöht, muss eigentlich auch direkt an Desksharing denken und an eine andere Aufteilung der Räumlichkeiten, mit Identifikationsflächen, bei denen es nur darum geht, das Unternehmen zu erleben.“

Neue Arbeitsorte als Ergänzung zum Büro
„Aufgrund der Digitalisierung haben wir die Chance, Dinge zu verändern und besser zu machen“, davon ist auch Bernd Fels, überzeugt. Zum Abschluss stellte der Mitbegründer des Beratungsunternehmens if5 und der interdisziplinären Initiative spaces4future den Arbeitsplatz noch einmal in einen größeren Kontext. An die Stelle klassischer Prozessarbeit treten zunehmend Projekt- und Pionierarbeit. Gleichzeitig seien während der letzten Monate Unternehmen und Beschäftigte gezwungen gewesen, viel stärker als zuvor auf Selbstorganisation zu setzen. Damit lohne es sich, das Büro neu zu durchdenken, denn wer Projekt- und Pionierarbeit macht, werde nicht ins Büro kommen, um sich an Standardarbeitsplätze zu setzen, sondern um sich mit Kollegen zu treffen. In einem Hub and Spoke-Modell wird die Unternehmenszentrale zum zentralen Treffpunkt (Hub), um den sich andere Arbeitsorte wie Speichen herumgruppieren. So könne nicht nur den Wünschen der Beschäftigten entsprochen, sondern auch der Individualverkehr reduziert werden. Allerdings gibt Fels zu bedenken: „Homeoffice ist nicht immer die Lösung. Wir brauchen auch noch etwas anderes als Ergänzung zum Büro.“ Eine Alternative wären beispielsweise multifunktionale WorkCommunityHubs. Wie so ein Servicecenter für dezentrales Arbeiten aussehen könnte, hat Bernd Fels mit einer Gruppe Gleichgesinnter am Beispiel des ehemaligen Kaufhof-Gebäudes in Braunschweig durchgespielt. Denn, davon ist er überzeugt: „Wenn sich die Funktion des Büros ändert und wir nicht mehr zum Abarbeiten hingehen, sondern mehr für die Zusammenarbeit, darf man Büro auch komplett neu denken.“

Veranstaltungsbewertung

Bei der abschließenden Veranstaltungsbewertung waren sich die Teilnehmer vor Ort und im Netz einig. Alle Referenten bekamen mit vier bis fünf von fünf möglichen Sternen sehr gute Bewertungen. Gelobt wurde zudem die Praxisrelevanz der Themen und der von ein paar kleinen Premierenpatzern abgesehen, gut funktionierende Ablauf der Veranstaltung. Zumindest einen Wermutstropfen gab es aber für die Teilnehmer im Netz: Die Eigenverpflegung in den Homeoffices schnitt in den Bewertungen deutlich schlechter ab, als die Küche am Veranstaltungsort in Köln.


Die vier über das IBA Forum ausgespielten Beiträge können ab sofort unter

https://iba-forum.expo-ip.com/... abgerufen werden.