Wiesbaden, 13. September 2023 – Hybride Arbeitsmodelle sind für zwei Drittel (68 Prozent) der Beschäftigten ein fester Bestandteil der Arbeit, der Fokus der Büroarbeit hat sich entsprechend verändert. Begegnung und der spontane kreative und fachliche Austausch rücken in den Mittelpunkt. Während sich die Anforderungen an das Büro somit radikal verändert haben, fehlen häufig noch die passenden Einrichtungen. Diese Erkenntnisse gehen aus einer aktuellen forsa-Umfrage im Auftrag des Industrieverband Büro und Arbeitswelt (IBA) e. V. hervor, bei der über 1.000 in Deutschland Beschäftigte zwischen 18 und 65 Jahren befragt wurden, die ganz oder anteilig an einem Büroarbeitsplatz arbeiten. Die Umfrageergebnisse liefern wichtige Einblicke in die aktuellen Arbeitsweisen. Sie zeigen auf, warum flexibles Arbeiten ohne Veränderung der Büros auf Dauer nicht effizient sein kann und welche Anforderungen aus Sicht der Beschäftigten in einer nachhaltig veränderten Arbeitswelt noch unzureichend erfüllt sind.

Flexibilität statt Kontakt vor Ort

Die Büroarbeit verändert sich, hybride Arbeitsmodelle sind mittlerweile der Standard in vielen deutschen Unternehmen, das bestätigen die Ergebnisse der forsa-Befragung:

• 64 Prozent der Befragten arbeiten „hybrid“, d. h. mindestens einmal wöchentlich außerhalb der Büroräume ihres Arbeitgebers
• 56 Prozent nutzen dazu das Homeoffice, zwölf Prozent arbeiten an einem anderen Ort (z. B. Café oder Coworking-Space)
• 54 Prozent arbeiten häufiger als vor der Pandemie räumlich und zeitlich flexibel
• 71 Prozent arbeiten häufiger mit Videokonferenzen als vor der Pandemie
• Bei 40 Prozent finden Dienstreisen seltener statt

Der Anteil räumlich flexiblen Arbeitens ist also über die vergangenen Jahre erwartungsgemäß gestiegen. Das gilt besonders für diejenigen, die in größeren Unternehmen beziehungsweise vor Ort in Gruppenbüros mit neun oder mehr Arbeitsplätzen tätig sind. Sie arbeiten besonders häufig räumlich und zeitlich flexibel und mit Hilfe von Videokonferenzen. Weniger eindeutig zeigt sich die Entwicklung im Hinblick auf die einzelnen Tätigkeitsformen. Mit der Verlagerung von Arbeitszeit ins Homeoffice und dem Rückgang von Dienstreisen hat nicht nur die Zahl der Videokonferenzen zugenommen, immerhin jeder Fünfte (22 Prozent) berichtet auch, dass der Anteil konzentrierter Einzelarbeit gestiegen sei. Die Zahl der Präsenzbesprechungen ging dagegen zurück. 46 Prozent der Befragten berichten, dass sie damit weniger Zeit verbringen, nur acht Prozent finden sich häufiger als noch vor drei Jahren zu Besprechungen im Büro ein. Workshops und gemeinsames Arbeiten an Projekten liegen derzeit auf dem Niveau vor Corona. Das dürfte aber noch nicht das Ende der Entwicklung sein, wie die weiteren Ergebnisse der Befragung zeigen.

Bedeutung des Büros für soziale Interaktion und Teamarbeit

Der Hauptarbeitsplatz ist für die Mehrzahl der Arbeitnehmer nach wie vor das Büro. Für ungefähr die Hälfte der Befragten ist der zeitliche Rahmen, in dem sie zu Hause oder an anderen Orten außerhalb des Büros arbeiten können, inzwischen verbindlich geregelt. In den meisten Fällen (75 Prozent) bedeutet das für die Beschäftigten, an mindestens drei oder mehr Tagen im Büro anwesend zu sein. Diese Aufteilung zwischen Homeoffice und Büro findet der größte Teil der Arbeitnehmer passend. Knapp die Hälfte (49 Prozent) möchte nichts ändern. Weitere 26 Prozent wollen künftig sogar wieder mehr im Büro arbeiten. Was aber sind die Gründe, die die Mitarbeiter zur Arbeit im Büro motivieren?

• Für 82 Prozent der Befragten ist der persönliche Kontakt ein entscheidender Faktor für ihre Präsenz im Büro
• 68 Prozent ist der fachliche Austausch mit Kollegen vor Ort wichtig
• 38 Prozent geben als Grund die Arbeit mit Unterlagen, Materialien oder Arbeitsmitteln an, die nur im Büro zur Verfügung stehen
• 37 Prozent nutzen das Büro, um die räumliche Trennung von Arbeit und Privatleben zu sichern
• 32 Prozent kommen in das Büro für die Team- und Projektarbeit
• 30 Prozent profitieren im Büro von besserer technischer Ausstattung oder ergonomischer Einrichtung
• Bessere Bedingungen für konzentriertes Arbeiten finden 13 Prozent im Büro

Diese Aussagen unterstreichen die Bedeutung des Büros als Ort sozialer Interaktionen und der Zusammenarbeit. Beide sind maßgeblich für den Erfolg von Unternehmen.

Veränderungsbedarf für das Büro

Über kurz oder lang wird damit der Anteil intensiver Zusammenarbeit vor Ort steigen. Damit die effizient sein kann, müssen variabel nutzbare Räume zur Verfügung stehen. Gleichzeitig wird mehr Raum für zufällige und informelle Kommunikation benötigt. Solche Orte sind in den meisten Unternehmen aber immer noch Mangelware. Aktuell stehen am häufigsten Kommunikationsbereiche für formelle Abstimmungen zur Verfügung. 83 Prozent der Beschäftigten berichten, dass sie Konferenzräume und Besprechungstische in der Nähe ihrer Arbeitsplätze nutzen können haben. Nur knapp jeder zweite Beschäftigte (46 Prozent) hat Zugang zu Orten, die speziell für den informellen Austausch eingerichtet wurden. Eine Sitzecke mit Sofas oder gar eine Cafeteria stehen beispielsweise nur jedem vierten Beschäftigten (25 Prozent) in den Büroräumen zur Verfügung. Eine Besprechungszone mit Stehtischen nutzen zu können, gibt jeder fünfte Beschäftigte an (21 Prozent), jeder Zehnte kann gar keine der abgefragten Kommunikationsbereiche nutzen. Die Konsequenz: Mangels Alternativen und weil sie für ihre ursprüngliche Bestimmung ohnehin seltener gebraucht werden, werden Besprechungs- und Konferenzräume behelfsmäßig für Workshops genutzt. Informeller und spontaner Austausch bleibt oftmals ganz auf der Strecke – und das obwohl die Mitarbeiter doch eigentlich vor Ort sind.

Ausblick: Investitionen in das Büro gefragt

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel, doch die Büros passen sich nur langsam an die neuen Bedürfnisse der Mitarbeiter an. Die im Auftrag des IBA geführte forsa-Umfrage zeigt, dass hybride Arbeitsmodelle an Bedeutung gewinnen, während sich die Mitarbeiter mehr persönlichen Kontakt wünschen. Um den Anforderungen gerecht zu werden, können bei der zukünftigen Gestaltung der Büros mehr Begegnungszonen und Möglichkeiten für den fachlichen Austausch die Brücke zwischen hybriden Arbeitsmodellen und der produktiven Zusammenarbeit in Präsenz darstellen.

Der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. mit Sitz in Wiesbaden ist der Branchenverband für die ganzheitliche Gestaltung der Büroarbeit. Er bündelt die Kompetenzen und vertritt die Interessen von Herstellern von Büro- und Objektmöbeln sowie von Akustik-, Licht- und weiteren Ausstattungslösungen. Arbeitgeberattraktivität, ganzheitliche Raumgestaltung und New Work sind dabei auch zentrale Themen der Online-Expertenplattform IBA Forum. Zudem ist der IBA ideeller Träger der ORGATEC, internationale Leitmesse für moderne Arbeitswelten.

2023 feiert der Verband sein 100-jähriges Bestehen. Gegründet wurde er im Jahr 1923 als Zusammenschluss der Holzbüromöbelhersteller in Form einer „fachlichen Gliederung“ des Wirtschaftsverbands der Deutschen Holzindustrie. Durch diverse Zusammenschlüsse wurde der Kreis der Unternehmen zunächst auf die Hersteller von Büro- und Objektmöbeln aus Stahl und später auf die Produzenten von Sitzmöbeln ausgedehnt. Seit 2016 trägt der Verband den Namen Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V.