IBA Redaktionsteam Mit newen hat der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA) eine branchenweite Infrastruktur für das Nutzungsende von Büroausstattung ins Leben gerufen. Die digitale Plattform bietet erstmals eine herstellerübergreifende Lösung für die strukturierte Rücknahme und Weiterverwendung von Büromöbeln und etabliert damit einen standardisierten Rückweg. Vor dem Hintergrund steigender Anforderungen an Nachhaltigkeit, ESG-Reporting und Produktverantwortung verbindet newen Hersteller, Handel und Unternehmen und macht Kreislaufwirtschaft im Büro praktisch umsetzbar. Im Interview erläutern der IBA-Vorsitzende Helmut Link und der stellvertretende IBA-Vorsitzende Daniel Kittner, warum die Branche dieses Projekt gemeinsam aufsetzt, welche Markttrends dahinterstehen und welche Rolle newen in der strategischen Ausrichtung des IBA spielt.
Herr Link, Herr Kittner, warum ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um sich systematisch mit der Kreislauffähigkeit im Büro zu befassen und eine Infrastruktur wie newen zu etablieren?
Helmut Link: Wir beobachten seit Jahren, dass der Markt für gebrauchte Büromöbel an Akzeptanz gewinnt und immer professioneller wird. Gleichzeitig steigen durch die CSRD, ESG-Kriterien und perspektivisch digitale Produktpässe die Anforderungen an Transparenz, Nachweisführung und Produktverantwortung. Diese Entwicklungen werden früher oder später ohnehin Handlungsdruck erzeugen. Wir wollten nicht warten, bis die Regulierung uns dazu zwingt, sondern frühzeitig eine eigene, gemeinsame Lösung entwickeln.
Daniel Kittner: Auf Kundenseite wächst parallel der Wunsch, moderne, flexible Arbeitswelten mit einem geringeren ökologischen Fußabdruck zu verbinden. Kreislauffähigkeit im Büro bedeutet, Neuplanung, Rücknahme und Zweitnutzung zusammenzudenken. Dafür fehlte bisher eine belastbare Struktur und genau hier setzt newen an: Aus punktuellen Einzelprojekten wird ein standardisierter Prozess mit klaren Rollen und Daten.
Viele große Unternehmen könnten eigene Rücknahmelösungen entwickeln. Warum haben sich die IBA-Mitglieder also dafür entschieden, das Thema gemeinsam anzugehen?
Helmut Link: Genau das ist für mich das Bemerkenswerte: Unsere Mitglieder hätten das Thema auch jeweils für sich bearbeiten oder ganz anderen Akteuren, etwa aus dem Handel oder dem Facility Management, überlassen können. Stattdessen haben sie sich bewusst für einen gemeinsamen Branchenstandard entschieden.
Daniel Kittner: Für Hersteller und Handel ist klar: Kreislaufwirtschaft funktioniert nur, wenn die Prozesse zusammenpassen. Eine Vielzahl isolierter Insellösungen würde den Aufwand eher erhöhen. Mit newen schaffen wir eine neutrale Infrastruktur, in der Hersteller, Handel und spezialisierte Partner auf einer gemeinsamen Basis arbeiten können und gleichzeitig genügend Raum für individuelle Geschäftsmodelle haben.
Welche Markttrends machen ein solches Modell Ihrer Meinung nach notwendig?
Daniel Kittner: Wir beobachten, dass „Second Life“-Konzepte sowohl im Handel als auch bei spezialisierten Dienstleistern stark an Bedeutung gewinnen. Wer hier als Hersteller keine überzeugende Antwort hat, verliert mittelfristig den Anschluss – im Wettbewerb und bei Ausschreibungen. Gleichzeitig wird die erweiterte Herstellerverantwortung Schritt für Schritt zur Norm: Die Frage, wie mit Produkten am Ende ihrer Nutzung umgegangen wird, gehört heute zur Markenführung genauso wie zum Nachhaltigkeitsprofil.
Helmut Link: Hinzu kommt, dass gerade in größeren Projekten und bei öffentlichen Ausschreibungen Nachhaltigkeit zu einem zentralen Auswahlkriterium wird. Es reicht nicht mehr aus, lediglich ein grünes Produkt im Portfolio zu haben. Gefragt sind durchgängige Konzepte, die auch den Umgang mit Bestandsmöbeln abbilden, wenn Flächen angepasst, Standorte verlagert oder Büros neu konzipiert werden.
Was genau leistet newen und worin unterscheidet sich die Infrastruktur von einem klassischen Marktplatz?
Helmut Link: newen ist kein Marktplatz, auf dem beliebig Möbel eingestellt und gehandelt werden, sondern ein strukturierter Rückweg für Büroausstattung. Die Infrastruktur verknüpft Hersteller, Handel, Aufbereiter und Verwerter, sorgt für einen klar definierten Ablauf und somit für Transparenz über Mengen, Zustände und Wege der Produkte.
Daniel Kittner: Ein zentraler Punkt ist, dass Hersteller integraler Bestandteil der Infrastruktur bleiben. Zunächst erhalten sie Zugriff auf ihre eigenen Produkte und können entscheiden, ob sie diese zurücknehmen oder in den weiteren Kreislauf geben. Was nicht übernommen wird, geht systematisch und nahtlos an Fachhändler oder spezialisierte Partner für die Weiterverwendung weiter, und zwar ohne Umwege und zusätzliche Zwischenhändler. So lassen sich Markenführung, Qualität und Nachhaltigkeit besser zusammenbringen als bei individuellen Lösungen.
Wer darf Produkte über newen einbringen und wie läuft der Prozess im Projektalltag ab?
Daniel Kittner: Ausgangspunkt sind Unternehmen, die ihren Bestand abgeben wollen, also Endkunden im Sinne von Nutzern, die die Büroausstattung nicht mehr benötigen. Die Unternehmen melden sich bei newen an und erfassen ihren Bestand, etwa über Stücklisten und Bilder. Diese Informationen werden den beteiligten Herstellern und Partnern bereitgestellt. Die Hersteller können ihre Produkte identifizieren und Rücknahmekonzepte anbieten. Im nächsten Schritt können Händler und spezialisierte Dienstleister Angebote für die weitere Nutzung abgeben. Was keine Anschlussnutzung findet, gelangt an professionelle Verwerter, die eine möglichst hochwertige Weiter- bzw. stoffliche Verwertung sicherstellen. Die Infrastruktur begleitet diesen Prozess digital von der ersten Bestandsaufnahme bis zum Verwerter und dokumentiert ihn durchgängig.
Helmut Link: Damit wird ein bisher häufig fragmentierter Räumungsprozess zu einem standardisierten Ablauf. Das reduziert den Abstimmungsaufwand für Unternehmen und sorgt für verlässliche Daten zum Verbleib der Ausstattung.
Wo liegt der wichtigste Vorteil für Unternehmen, die ihre Büroflächen umgestalten?
Helmut Link: Unternehmen erhalten eine ganzheitliche Lösung statt vieler einzelner Bausteine. Sie können neue Flächen planen und gleichzeitig den Umgang mit Bestandsmöbeln über einen zentralen Ansprechpartner organisieren und abwickeln. Das erleichtert nicht nur die Projektsteuerung, sondern auch die Nachweisführung und das Reporting, etwa im Rahmen von ESG oder CSRD.
Daniel Kittner: Gleichzeitig gewinnen sie an Flexibilität: Wenn klar ist, wie Bestände aus einer Fläche strukturiert zurückgeführt werden können, lassen sich neue Konzepte für Hybrid Work, Flächenreduktion oder Standortwechsel viel selbstbewusster planen.
Welche Rolle spielt newen für Hersteller, Handel und Vertriebsteams?
Daniel Kittner: Für den Vertrieb wird newen zu einem strategischen Instrument, um nachhaltige Büroprojekte überzeugend zu positionieren. Wenn Rücknahme und Zweitnutzung mitgedacht werden, verschiebt sich das Gespräch: weg vom reinen Produktpreis hin zu zirkulären Lösungspaketen. Das eröffnet neue Zugänge zu Projekten und Ausschreibungen und unterstützt gleichzeitig die Nachhaltigkeitsziele der Kunden.
Helmut Link: Und intern entlastet ein standardisierter, digital unterstützter Prozess die Organisation. Wenn Matching, Transparenz und Dokumentation über die Plattform laufen, können sich Vertrieb und Projektmanagement stärker auf die Beratung und Gestaltung der Arbeitswelten konzentrieren. Unsere Mitglieder verkaufen dann nicht nur Produkte, sondern Lösungen für zirkuläre Arbeitswelten – und genau dorthin entwickelt sich die Branche.
Wie fügt sich newen in die strategische Ausrichtung des IBA ein?
Helmut Link: Der IBA arbeitet seit vielen Jahren an den Themen Kreislaufwirtschaft, Digitalisierung und an belastbaren Nachhaltigkeitsdaten für die Branche. newen ist der konsequente nächste Schritt. Wir übersetzen diese Schwerpunkte in ein konkretes, gemeinsames Angebot, das unsere Mitglieder bei ihrer Transformation unterstützt.
Daniel Kittner: Man kann sagen: newen ist ein neutrales Rücknahmekonzept, das als gemeinsamer Bezugspunkt für Hersteller, Handel und Unternehmen dient. Es passt zur Rolle, die der Verband seit Langem einnimmt, nämlich Rahmenbedingungen mitzugestalten und Orientierung in Transformationsprozessen zu geben.
Helmut Link: Unser Ziel ist, dass Kreislauffähigkeit im Büro nicht die Ausnahme, sondern die Regel wird. Mit newen stellen wir der Branche ein Werkzeug zur Verfügung, das die dafür notwendigen Prozesse, Marktakteure und Daten bündelt und somit die Grundlage für den nächsten Entwicklungsschritt der Büro- und Arbeitswelt schafft.
Herr Link, Herr Kittner, vielen Dank für das Gespräch.
newen ist eine vom Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA) initiierte Infrastruktur, die einen gemeinsamen Branchenstandard für das Nutzungsende von Büromöbeln schafft. Sie verbindet Hersteller, Handel und spezialisierte Dienstleister in einem digital gesteuerten Prozess, macht Rücknahme und Zweitnutzung planbar und liefert belastbare Daten für Nachhaltigkeit und Reporting. Weitere Informationen: https://newen-spaces.com/
Titelbild: Sedus, Interstuhl
