01.12.2021
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Hybride Meetings

Technologie und Raum

In den letzten anderthalb Jahren hat eine Transformation unserer Arbeitswelt stattgefunden. Die Corona-Pandemie und damit einhergehend die Digitalisierung, die vermehrte Nutzung von smarten Anwendungen und moderner Videotechnik haben die Arbeitswelt radikal umgekrempelt.

So holprig der Start auch gewesen sein mag, so ist eines völlig klar: Hybrides Arbeiten und die damit verbundene Fernanwesenheit vieler Mitarbeiter funktionieren nur mit smarter Technik. Webkameras und Videokonferenz-Lösungen sind hierbei absolute Basics und ein Muss für jedes Unternehmen, gehen doch die Einrichtungsexperten der Büromöbelbranche davon aus, dass künftig mindestens 60 % aller Meetings hybrid stattfinden werden (IBA-Umfrage unter Quality Office-Beratern, Juli 2021).

Entscheidend für den Erfolg des hybriden Arbeitens wird die Beantwortung der Frage sein, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter, die direkt im Büro arbeiten, mit denjenigen Mitarbeitern bestmöglich zusammenbringen, die zu Hause oder an einem anderen preferred place to work arbeiten. Die Qualität der Kommunikation mit Mikrofonie, dem Unterbinden von Störgeräuschen, aber auch einer auf die Anforderungen abgestimmten Raumakustik an den jeweiligen Orten sind hierbei wichtige Erfolgsfaktoren. Denn nicht nur der technische Rahmen muss für hybrides Arbeiten passen. Auch die Bereitstellung geeigneter Räume rückt in den Fokus. Durch die signifikante Zunahme vieler kleiner Meeting-Situationen werden künftig kleinere, mit Konferenztechnik ausgestattete Räume wichtiger, in denen zwischen zwei und acht Personen mit Teilnehmern an anderen Orten kommunizieren können.

Das Zusammenspiel von Raum, Technik und Mensch muss funktionieren, damit hybride Arbeitsstrukturen erfolgreich gelebt werden können. Intelligente Technik ist hierfür die Voraussetzung. Vor allem muss sie intuitiv nutzbar sein, ohne die Aufenthaltsqualität der vor Ort Anwesenden zu beeinträchtigen.


PRAXISTIPPS FÜR DIE RAUMGESTALTUNG

  • Raumgröße
    Bei der Planung sollte darauf geachtet werden, dass die Raumgröße der voraussichtlichen Zahl der Teilnehmer angepasst ist. Aufgrund der Möglichkeit zur hybriden Teilnahme sinkt die Zahl der voraussichtlich physisch anwesenden Besprechungsteilnehmer. Große Räume mit wenigen Personen erschweren es, eine vertraute Atmosphäre aufzubauen.
  • Raum-in-Raum-Systeme (Pods)
    Wo keine separaten Räume vorhanden sind, die sich für hybride Meetings eignen, sind Raum-in-Raum-Systeme oder sogenannte Pods eine gute Lösung. Wichtig dabei ist, dass sie akustisch und möglichst auch visuell von der Umgebung abgeschirmt sind und eine gute Belüftung haben.
  • Hintergründe
    Fast alle Konferenzsysteme bieten das Einblenden von Bildern als Hintergrund oder das Absoften der realen Umgebung an. Das funktioniert ganz gut, aber nie perfekt. Besser ist es, wenn die reale Umgebung einen passenden Hintergrund liefert. Denken Sie bei Besprechungsräumen mit transparenten Wänden daran, dass auch die virtuell Teilnehmenden durch das Geschehen in angrenzenden Räumen abgelenkt werden können.
  • Raumakustik
    Eine gute Raumakustik ist deshalb so wichtig, weil Mängel wie zu lange Nachhallzeiten oder Flatterechos durch die Konferenztechnik verstärkt werden.

Gehen wir noch einen Schritt weiter und sprechen über Künstliche Intelligenz und Modellbüros der Zukunft, das sogenannte Office 4.0. Raumbuchungssysteme, Face Tracking, Sensorik und eine appgesteuerte Nutzung von Kommunikationstechnik sind hier Realität. Bei der Ausstattung sollte mit Flexibilität und Upgrades bei der Medientechnik reagiert werden. Die Zukunft gehört Technikpaketen, die sich mit Kameras und Mikrofonen auf die jeweils sprechenden Personen ausrichten. Hybride Zusammenarbeit wird immer mehr zum Standard. Voraussetzung dafür, dass hybrides Arbeiten gelingen kann, ist eine geeignete technische Infrastruktur für Remote bzw. Mobile Work und die Begeisterung von Organisationen und der Menschen, die für sie arbeiten.