IBA Redaktionsteam In deutschen Büros steht ein großer Möbelbestand, über den kaum jemand Bescheid weiß. Viele Unternehmen haben ihre Möbel nie systematisch erfasst. Eine neue EU-Studie (Preparatory study on eco-design for furniture) geht davon aus, dass der Bestand EU-weit mindestens 800 Millionen Büromöbelstücke (ohne Sitzmöbel) umfasst. Gleichzeitig werden Flächen verkleinert und Möbel frei, die Hersteller und Fachhandel gern zurücknehmen würden. Michael Lehnert, CEO von seventhings, erklärt, warum die Kreislaufwirtschaft beim unerfassten Bestand ansetzen muss, wie einfach die Erfassung dank Technologie heute ist und was Hersteller dazu beitragen können.
Herr Lehnert, die Büromöbelbranche baut seit Jahren kreislauffähige Produkte: reparierbar, sortenrein, nach LEVEL zertifiziert. Wo hakt es noch?
Beim Design ist die Branche weit. Der Kreislauf wird im Werk angelegt und der Kunde entscheidet, ob und inwiefern er darauf zurückgreift. Uns begegnet in der Praxis jedoch immer wieder dasselbe: Viele Kunden haben ihre Möbel nie erfasst. Sie wissen nicht, wie viele Stühle, Tische und Schränke sie haben, wo diese stehen und in welchem Zustand sie sind. Genau dieser Bestand ist für die Kreislaufwirtschaft der größte Hebel. Er steht bereits in den Büros.
Warum gerade der vorhandene Bestand?
Weil dort die Möbel stehen, die in den nächsten Jahren frei werden. Viele Unternehmen verkleinern ihre Flächen, weil hybrides Arbeiten den Bedarf verändert hat oder Standorte konsolidiert werden. Bei jedem Umzug und jeder Umgestaltung werden Möbel frei. Sie könnten zum Hersteller zurückgehen, über den Fachhandel aufgearbeitet werden oder über eine Plattform ein zweites Leben erhalten. Aus Gesprächen mit Herstellern weiß ich, dass sie händeringend nach Altbeständen suchen, die sie wiederverwerten können. Es gibt aber keine zentrale Stelle, die zeigt, was in deutschen Büros steht und wann es frei wird. Angebot und Nachfrage finden deshalb oft nicht zueinander und gut erhaltene Möbel werden zu häufig einfach entsorgt.
Der Kreislauf wird im Werk angelegt und beim Kunden entschieden.
Michael Lehnert, CEO von seventhings
Hochwertige Möbel gehören doch ins Anlageverzeichnis. Warum haben trotzdem so wenige Unternehmen ihren Möbelbestand erfasst?
Im Anlageverzeichnis stehen sie, das stimmt. Ein Drehstuhl oder ein Konferenztisch aus dem Premiumsegment liegt über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter, wird aktiviert und über Jahre abgeschrieben. Entscheidend ist, was dort steht: Anschaffungswert, Datum, Kostenstelle, oft eine Sammelposition für die Ausstattung einer ganzen Etage. Wo die einzelnen Stühle heute stehen, welches Modell es genau ist und in welchem Zustand sie sind, steht dort nicht. Nach dem ersten Umzug passt die Liste nicht mehr zur Fläche. Laut KPMG waren 2024 bei Audits 18 Prozent der Assets nicht auffindbar, und nach Forrester führen 73 Prozent der ERP-Nutzer parallel Excel-Listen. Diese Lücke wird selten geschlossen, weil der Aufwand abschreckt. Bisher hieß Bestandserfassung: Jemand geht Raum für Raum durch, notiert Modell und Zustand, klebt Etiketten und gleicht am Ende alles mit dem Anlageverzeichnis ab. Bei mehreren Standorten mit Tausenden Möbeln bindet das Facility-Teams über Wochen, im laufenden Betrieb. Deshalb wird die Erfassung aufgeschoben, bis ein Umzug oder eine Prüfung sie erzwingt. Für Hersteller heißt das: Gerade ihre langlebigen Möbel stehen beim Kunden in den Büchern, sind dort aber nicht so beschrieben, dass man sie wiederfindet.
Wie sieht das heute aus?
Das geht heute deutlich einfacher. Wer durch die Räume geht, beschreibt die Möbel per Sprache, macht Fotos oder nimmt ein kurzes Video auf. Moderne KI wertet diese Aufnahmen aus, liest Typenschilder und macht daraus in wenigen Minuten strukturierte Bestandsdaten mit Standort, Raum und Zustand. Smart Mapping verknüpft die Angaben mit vorhandenen Feldern. Durch die Anbindung von Herstellerkatalogen erreichen wir eine sehr gute Datenqualität. Aus einer einmaligen Erfassung wird so eine laufende Bestandspflege. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, die Erfassung so einfach und intelligent wie möglich zu gestalten. Das ist der Grundstein für zirkuläres Wirtschaften im Bestand. Wer die Erfassung nicht selbst übernehmen möchte, kann sie an unser Team auslagern. Für den Anfang reicht ein einzelner Standort, um zu sehen, was im eigenen Bestand steckt.
Was hat der Kunde selbst davon?
Mehr als viele erwarten. Wer seinen Bestand kennt, setzt frei werdende Möbel an anderen Standorten ein und kauft seltener neu. Weitergenutzte Möbel lassen sich außerdem im Nachhaltigkeitsbericht mit CO2-Werten belegen. Darin liegt der Hebel: Wenn die Erfassung dem Kunden selbst etwas bringt, entstehen die Daten, die Hersteller für den Kreislauf brauchen, als Nebenprodukt.
Der digitale Produktpass soll mehr Transparenz bringen. Hilft er beim vorhandenen Bestand?
Kaum. Der delegierte Rechtsakt für Möbel ist nach heutigem Stand für 2028 angesetzt, danach gilt eine Übergangsfrist von mindestens 18 Monaten. Der Pass betrifft Möbel, die danach in Verkehr gebracht werden. Die Stühle, die heute in den Büros stehen, haben keinen Produktpass und werden auch keinen bekommen. Für sie führt der Weg zu verlässlichen Daten über die Erfassung beim Kunden. Auch bei neuen Möbeln beschreibt der Pass das Produkt so, wie es das Werk verlässt. Diese Pflicht liegt beim Hersteller und daran ändern wir nichts. Wo das Möbel steht und wie es gealtert ist, steht nicht im Pass. Der Pass liefert den Bauplan, der Bestand die Nutzungsgeschichte.
Sie beschreiben seventhings als Hub. Was meinen Sie damit?
Wenn viele Unternehmen ihren Bestand erfassen, kann man erkennen, welche Möbel wo stehen, in welchem Zustand sie sind und wann sie frei werden. seventhings sitzt dabei in der Mitte. Auf der einen Seite stehen die Kunden mit ihrem Bestand. Auf der anderen Seite stehen Hersteller, die Altbestände ihrer Modelle suchen, sowie Fachhandel und Vermarktungsplattformen, die frei werdende Möbel weitervermitteln. Die ganze Logistik dahinter orchestrieren wir mit unserem Hub und angeschlossenen Partnern. Für Plattformen wie newen verstehen wir uns als Steigbügel. newen bringt hochwertige Büromöbel über das Netzwerk der IBA-Hersteller zurück in den Markt. Mit „newen verified“ gibt es dafür einen Standard für die Instandsetzung, den TÜV Rheinland unabhängig verifiziert. Geprüft werden dabei auch Herkunft und Originalität der Möbel. Die Grundlage dafür entsteht bei der Erfassung: Hersteller, Modell, Zustand und Standort, dokumentiert mit Fotos. Erfassung und Vermarktung gehen so Hand in Hand. Wir sorgen beim Kunden dafür, dass der Bestand vollständig und korrekt beschrieben ist, newen organisiert die Rücknahme mit den Herstellern und bietet mit newen verified einen verlässlichen Prozess zur Instandsetzung, bevor die Möbel an neue Kunden verkauft werden.Wichtig ist uns dabei: Die Daten gehören dem Kunden. Er entscheidet, was er mit wem teilt.
Was haben Hersteller und Händler davon?
Sie gewinnen Planbarkeit. Wer weiß, dass bei einem Kunden 400 Stühle eines Modells stehen und 300 davon nur neue Polster brauchen, kann eine Rücknahme kalkulieren, Werkstattkapazitäten planen und Ersatzteile disponieren. Ohne diese Daten bleibt der Restwert eine Schätzung und auf Schätzungen lassen sich Rückkaufzusagen schlecht aufbauen. Mit belastbaren Bestandsdaten wird Rücknahmefähigkeit zum Verkaufsargument, etwa in Ausschreibungen, die Rücknahme oder Weiterverwendung abfragen. Der Fachhandel gewinnt Folgegeschäft, weil er Aufarbeitung, Umzug und Ergänzung gezielt anbieten kann.
Was erwarten Sie von den Herstellern?
Seien Sie offen. Binden Sie sich an. Ein erfasster Stuhl wird für alle Beteiligten wertvoller, wenn er die Daten seines Herstellers trägt: Modell, Materialien, Ersatzteile, Pflegehinweise. Diese Informationen haben nur die Hersteller. Das können wir nur über Kooperationen lösen. Unser Appell lautet deshalb: Stellen Sie Ihre Produktdaten über Schnittstellen bereit, damit wir die Möbel beim Kunden damit anreichern können. Je mehr Hersteller sich anschließen, desto vollständiger wird das Bild. Davon profitieren die Hersteller selbst, weil sie ihre eigenen Möbel im Markt wiederfinden.
Herr Lehnert, vielen Dank für das Gespräch.
Michael Lehnert beschäftigt sich seit mehr als 15 Jahren mit der Frage, wie Technologie Unternehmen dabei helfen kann, Ressourcen intelligenter und nachhaltiger zu nutzen. Seine Erfahrung mit Zukunftstechnologien wie dem Internet of Things (IoT) und Künstlicher Intelligenz (KI) sammelte er in führenden Positionen bei internationalen Technologieunternehmen. Dort verantwortete er komplexe Digitalisierungsprojekte für Unternehmen wie HeidelbergCement und EnBW. Gleichzeitig beschäftigte er sich früh mit nachhaltigen Geschäftsmodellen – von erneuerbaren Energien bis hin zu urbanen Green-Tech-Lösungen. Heute ist Michael Lehnert CEO von seventhings, einer führenden europäischen Plattform für digitales und zirkuläres Asset Management. Weitere Informationen: https://www.linkedin.com/in/michael-lehnert-business/
seventhings schafft Transparenz darüber, welche physischen Ressourcen sich in Unternehmen befinden, wie sie genutzt werden und wie Möbel, IT und andere Assets länger im Kreislauf gehalten werden können. Damit verbindet Michael Lehnert zwei zentrale Transformationen unserer Zeit: Digitalisierung und Kreislaufwirtschaft. Sein Fokus liegt auf der Frage, wie Daten, KI und intelligente Software aus Unternehmensinventar eine strategische Ressource machen, und wie Unternehmen dadurch Kosten, Ressourcenverbrauch und CO₂-Emissionen reduzieren können. Weitere Informationen: https://www.seventhings.com
Titelbild: Newen Spaces / IBA
