IBA Redaktionsteam Was bringt Menschen zurück ins Büro? Eine Anwesenheitspflicht allein sicher nicht. Beim Wherever Whenever – Work Culture Festival 2026 zeigten Amelie Marie Fischer und Dr. Ann Sophie Lauterbach, warum moderne Bürogestaltung mehr braucht als attraktive Flächen und flexible Arbeitsplatzkonzepte. Auf Basis aktueller Forschung plädierten die beiden Wissenschaftlerinnen für ein soziales Raumdenken, das Menschen, Arbeitsweisen und Führung zusammendenkt.
Fünf Tage Büropräsenz, aber nicht genügend Schreibtische. Als Amazon im September 2024 ankündigte, seine Beschäftigten ab Januar 2025 wieder an fünf Tagen pro Woche ins Büro zu holen, sorgte das nicht nur für Unmut in der Belegschaft. An mehreren US-Standorten zeigte sich bald ein ganz praktisches Problem: Es fehlten Arbeitsplätze und Parkmöglichkeiten. Beschäftigte mussten sich einen Platz suchen, nur um anschließend häufig doch wieder allein in Videokonferenzen zu sitzen. Mit diesem Beispiel eröffneten Amelie Marie Fischer vom Future of Work Lab der Universität Konstanz und Dr. Ann Sophie Lauterbach, Organisationspsychologin an der Technischen Universität Dresden, ihren Vortrag „Soziales Raumdenken: Vom Büro zur Begegnung“ auf dem Wherever Whenever – Work Culture Festival der ORGATEC. Der Fall verdeutlicht für die beiden Wissenschaftlerinnen ein grundlegendes Problem: Wer die Rückkehr ins Büro ausschließlich unter den Aspekten Anwesenheitstage und Flächenkapazitäten betrachtet, greift zu kurz. Entscheidend ist vielmehr, welchen Mehrwert das gemeinsame Arbeiten vor Ort bietet und wie Räume, Arbeitsabläufe und soziale Beziehungen zusammenspielen.
Das Büro muss seinen Mehrwert neu beweisen
Dass das Büro unter Druck steht, zeigen aktuelle Forschungsergebnisse. Laut den im Vortrag vorgestellten internationalen Daten von CBRE waren Büros 2025 durchschnittlich zu 53 % ausgelastet. Gleichzeitig werden Flächen zunehmend verdichtet: Weltweit kamen auf zehn Arbeitsplätze rechnerisch elf Beschäftigte. Auch in Deutschland verändern sich die Arbeitsumgebungen. Eine Untersuchung der Universität Konstanz zeigt, dass 24 % der Beschäftigten mit Homeoffice-Möglichkeit keinen festen Arbeitsplatz mehr im Büro haben. Zugleich berichten 46 %, dass ihre Büros in den vergangenen fünf Jahren renoviert oder neu gestaltet wurden. Doch neue Einrichtungskonzepte allein reichen nicht aus, um Beschäftigte für das Büro zu gewinnen. Denn das Homeoffice ist für viele Menschen längst zu einem etablierten Arbeitsort geworden. Die Konstanzer Homeoffice-Studie zeigt: 75 % der Befragten wünschen sich ein hybrides Arbeitsmodell. Nur 6 % möchten ausschließlich im Büro arbeiten, 19 % ausschließlich zu Hause. Für 2026 liegt der durchschnittliche Wunsch bei 2,78 Homeoffice-Tagen pro Woche, tatsächlich werden jedoch nur 1,85 Tage genutzt. Die verbreitete Annahme, Beschäftigte wollten grundsätzlich nicht mehr ins Büro kommen, lässt sich daraus nicht ableiten. Vielmehr möchten die meisten die Vorteile beider Arbeitsorte miteinander verbinden.
Warum Anwesenheitspflicht selten die Lösung ist
Die Forderung nach mehr Büropräsenz kommt häufig aus den Führungsetagen. Allerdings sind die Unterschiede zwischen Führungskräften und Beschäftigten weniger groß, als die öffentliche Debatte vermuten lässt. Während sich laut Konstanzer Daten 25 % der Führungskräfte für eine stärkere Präsenzpflicht aussprechen, sind es bei Beschäftigten ohne Führungsverantwortung 18 %. Interessant ist vor allem, was hinter dem Wunsch nach mehr Anwesenheit steckt. Die von Fischer vorgestellten Forschungsergebnisse zeigen Zusammenhänge insbesondere mit Koordinations- und Kommunikationsproblemen sowie einer wahrgenommenen abnehmenden Identifikation mit dem Unternehmen. Führungskräfte, die für die hybride Zusammenarbeit geschult wurden, sprechen sich dagegen seltener für strengere Präsenzvorgaben aus. Auch die Wirkung solcher Vorgaben ist ernüchternd: Internationale Untersuchungen finden keine signifikanten Verbesserungen zentraler finanzieller Unternehmenskennzahlen durch verpflichtende Rückkehrregelungen. Dagegen zeigen sich negative Zusammenhänge mit der Mitarbeiterzufriedenheit und der Bindung an das Unternehmen. Für Fischer und Lauterbach ist deshalb klar: Wer Beschäftigte wieder für das Büro gewinnen möchte, sollte nicht zuerst über Verpflichtungen nachdenken, sondern über die Qualität der Zusammenarbeit vor Ort.
Vom Workplace zum Social Space
Was also macht ein Büro zu einem guten Arbeitsort? Diese Frage stellten die beiden Wissenschaftlerinnen auch dem Publikum. Genannt wurden unter anderem die Möglichkeit, je nach Tätigkeit den passenden Arbeitsbereich zu wählen, sowie eine angenehme Atmosphäre, die nicht allein durch die Gestaltung, sondern ebenso durch die Menschen entsteht. Genau hier setzt das soziale Raumdenken an. Denn ein Büro besteht nicht nur aus Flächen, Möbeln und Akustik. Es wird ebenso durch zeitliche Abläufe, gemeinsame Routinen, Beziehungen und Führung geprägt. Dabei unterscheiden Fischer und Lauterbach drei zentrale Dimensionen: Purpose, Orientation und Connection. Purpose fragt nach dem Sinn gemeinsamer Anwesenheit: Wofür kommen Menschen überhaupt zusammen? Orientation beschreibt die notwendige Klarheit darüber, wann, wie und wofür Räume genutzt werden. Connection richtet den Blick auf die Beziehungen: Wem sollen Beschäftigte begegnen, welche Kontakte möchten Unternehmen fördern und was macht diese Begegnungen wertvoll? Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Denn gemeinsame Anwesenheit bedeutet noch lange keine Zusammenarbeit. Auch räumliche Nähe führt nicht automatisch zu Austausch. Und selbst wenn Menschen miteinander ins Gespräch kommen, entstehen daraus nicht zwangsläufig gemeinsame Aktivitäten oder neue Ideen. Dafür braucht es geeignete Anlässe, abgestimmte Arbeitsweisen und eine Kultur, die Begegnungen ermöglicht.
Begegnung braucht Raum – Konzentration aber auch
Ein Blick auf die vorhandenen Bürostrukturen zeigt, dass diese Voraussetzungen keineswegs überall gegeben sind. Nach den im Vortrag präsentierten Konstanzer Daten verfügen 35 % der befragten Beschäftigten über keine Begegnungs- beziehungsweise Interaktionsflächen im Büro. Gleichzeitig wünschen sich viele Menschen weiterhin einen geschützten, persönlichen Arbeitsplatz. Die Untersuchung zeigt, dass Beschäftigte in Großraumbüros deutlich mehr Homeoffice-Tage bevorzugen als diejenigen, die ein Einzelbüro haben. Auch Desksharing geht mit einem stärkeren Wunsch nach Arbeit von zu Hause einher. Für die Büroplanung ergibt sich daraus eine wichtige Erkenntnis: Begegnungsflächen allein machen noch kein attraktives Büro. Ebenso wichtig sind Rückzugsmöglichkeiten, Privatsphäre und gute Bedingungen für konzentriertes Arbeiten. Die Herausforderung besteht deshalb darin, unterschiedliche Tätigkeiten und Bedürfnisse miteinander in Einklang zu bringen. Ein Büro sollte sowohl informelle Kontakte und teamübergreifenden Austausch fördern als auch ungestörte Einzelarbeit ermöglichen.
Führung und Arbeitskultur lassen sich nicht einrichten
Wie gut ein neues Raumkonzept funktioniert, entscheidet sich allerdings nicht allein an der Gestaltung. Ein entscheidender Faktor ist die Führung. Laut einer im Vortrag vorgestellten schwedischen Längsschnittstudie nahmen Beschäftigte ihre Führungskräfte nach dem Umzug in aktivitätsbasierte Büros als weniger beziehungsorientiert wahr. Vertraute Kontaktmöglichkeiten und Routinen können durch neue Raumkonzepte verloren gehen, wenn sie nicht bewusst weiterentwickelt werden. Für Lauterbach und Fischer bedeutet das: Eine räumliche Transformation ist immer auch eine Veränderung der Zusammenarbeit und der Unternehmenskultur. Führungskräfte müssen deshalb frühzeitig eingebunden und auf neue Anforderungen vorbereitet werden. Dazu gehört, gemeinsam mit den Teams zu klären, welche Formen der Kommunikation gebraucht werden, wann vertrauliche Gespräche stattfinden können und wie regelmäßiger Austausch organisiert wird. Ebenso wichtig ist es, Beschäftigte an der Gestaltung und Erprobung neuer Arbeitsumgebungen zu beteiligen. Je flexibler ein Büro genutzt werden soll, desto mehr Orientierung brauchen die Menschen, die darin arbeiten.
Rhythmen statt starre Regeln
Wie das konkret aussehen kann, zeigten die Wissenschaftlerinnen am Beispiel eines gemeinsam vereinbarten Teamtags. Statt lediglich festzulegen, dass alle an einem bestimmten Wochentag anwesend sein müssen, könnte der Tag einen nachvollziehbaren Ablauf erhalten: konzentrierte Einzelarbeit am Vormittag, ein gemeinsames Mittagessen für informellen Austausch und kollaborative Aufgaben am Nachmittag. Ein solches Modell verbindet räumliche Angebote mit zeitlichen Strukturen und sozialen Anlässen. Wichtig ist dabei, dass die Vereinbarungen gemeinsam entwickelt werden und sich an den tatsächlichen Bedürfnissen des Teams orientieren. Für Unternehmen, Führungskräfte und die Büroeinrichtungsbranche ergeben sich daraus konkrete Aufgaben. Führungskräfte sollten Koordination und Beziehungspflege aktiv gestalten. Personal- und Organisationsentwicklung müssen Veränderungsprozesse begleiten und Beschäftigte beteiligen. Facility Management, Planer und Hersteller wiederum sollten nicht nur offene Begegnungsflächen schaffen, sondern ebenso Konzentration, Privatsphäre und eine verständliche Nutzung der Räume berücksichtigen. Der Erfolg eines Bürokonzepts sollte deshalb auch nicht ausschließlich an Auslastungszahlen gemessen werden. Ebenso wichtig ist die Frage, wie Beschäftigte die neue Arbeitsumgebung erleben und ob sie ihre Zusammenarbeit tatsächlich verbessert.
Am Ende ihres Vortrags kehrten Fischer und Lauterbach zu den drei Ausgangsfragen zurück: Wofür kommen wir zusammen? Wie schaffen wir Orientierung? Und welche Begegnungen wollen wir ermöglichen? Ihre zentrale Botschaft fassten sie in einem Satz zusammen, der zugleich eine Leitlinie für die Gestaltung zukünftiger Arbeitswelten sein kann: „Präsenz lässt sich anordnen. Begegnung muss man gestalten.“
Dr. Ann Sophie Lauterbach ist wissenschaftliche Mitarbeiterin im Bereich Organisation und Management an der Technischen Universität Dresden. Als Expertin für evidenzbasierte Arbeitsplatzgestaltung begleitet sie Organisationen bei der Umgestaltung von Büro- und Arbeitswelten und bringt dabei ein Auge für Details und zwischenmenschliche Herausforderungen mit. Ihre Arbeit rund um den gesunden Arbeitsplatz wird geleitet von Erkenntnissen aus der Organisationspsychologie, Ergonomie sowie der Managementforschung und kann unter anderem in praxisnahen Fachmedien wie der Zeitschrift für Führung und Organisation und PERSONALquarterly (Haufe) gelesen werden. Gemeinsam mit Amelie Marie Fischer schreibt sie für das IBA Forum die Reihe „Die Raumdenkerinnen“, in der sie aktuelle wissenschaftliche Erkenntnisse mit konkreten Handlungsempfehlungen für Praktiker:innen kombiniert. Weitere Informationen: https://www.linkedin.com/in/ann-sophie-lauterbach/
Amelie Marie Fischer ist Doktorandin im Bereich Management und Organizational Behavior an der Universität Konstanz sowie Beraterin mit Schwerpunkt Organisationskultur und Transformation. Als Engaged Scholar am Future of Work Lab forscht sie zu hybriden Arbeitsformen und zukunftsfähigen Arbeitsumgebungen. Ihre Arbeit verbindet interdisziplinäre wissenschaftliche Expertise mit praktischer Erfahrung aus Politik, Mittelstand und Beratung. Ein besonderes Anliegen ist es ihr, Forschung und Praxis zu verknüpfen, um dysfunktionale Muster in Organisationen aufzubrechen und neue Formen der Zusammenarbeit in virtuellen wie physischen Räumen zu ermöglichen. Dabei versteht sie Bürogestaltung nicht nur als Designfrage, sondern als lebendigen Prozess, der Räume mit Bedeutung füllt. Gemeinsam mit Dr. Ann Sophie Lauterbach schreibt sie für das IBA Forum die Reihe „Die Raumdenkerinnen“, in der sie aktuelle wissenschaftliche Erkenntnisse mit konkreten Handlungsempfehlungen für Praktiker:innen verbindet. Weitere Informationen: https://www.linkedin.com/in/amelie-fischer/
Titelbild: Simon Baucks
