IBA Redaktionsteam Künstliche Intelligenz übernimmt immer mehr Aufgaben, begleitet Arbeitsprozesse und entwickelt sich vom Werkzeug zur permanenten Sparringspartnerin. Doch was bedeutet das für die Zusammenarbeit von Menschen – und für das Büro? Im Gespräch über ihre neue New Work Order-Studie „Kollaboration mit KI“ erklärt Trendforscherin Birgit Gebhardt, warum wir Arbeit neu organisieren müssen, weshalb künftig im Büro vielleicht überall mit KI gesprochen wird und was Leitzentralen, Makerspaces und Gaming mit der Arbeitswelt von morgen zu tun haben.
Künstliche Intelligenz verändert die Wissensarbeit grundlegend. Davon ist Trendforscherin Birgit Gebhardt überzeugt. Gleichzeitig erwartet sie nicht, dass deshalb auch das Büro von heute auf morgen verschwindet. Vielmehr beschleunige KI eine Entwicklung, die bereits mit der digitalen Transformation begonnen habe: Menschen, Informationen und intelligente Systeme werden immer stärker miteinander vernetzt.
Für die sechste New Work Order-Studie im Auftrag des IBA richtet Gebhardt deshalb den Blick nicht allein darauf, welche Tätigkeiten KI künftig übernehmen kann. Sie stellt eine andere Frage: Wie arbeiten wir mit KI und wie anders arbeiten wir dadurch miteinander? Denn wenn KI Daten analysiert, Informationen aufbereitet und Wissen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführt, verändert sich nicht nur die Aufgabenverteilung. Auch Prozesse, Organisationsstrukturen und schließlich die Orte der Wissensarbeit müssen neu gedacht werden.
Vom Werkzeug zur Kollegin
Für Gebhardt ist KI schon heute mehr als ein Werkzeug. Von einer menschlichen Kollegin will sie dennoch bewusst nicht sprechen. KI besitzt kein Bewusstsein und sollte nicht mit menschlichen Eigenschaften versehen werden. Trotzdem entsteht in der täglichen Nutzung eine neue Form der Zusammenarbeit. KI kann Informationen passend zum individuellen Kontext aufbereiten, Zusammenhänge herstellen und auf Wissen weit über die Grenzen eines Unternehmens hinaus zugreifen. Damit wird sie zur permanent verfügbaren fachlichen Sparringspartnerin. Mit KI-Agenten geht diese Entwicklung noch einen Schritt weiter. Sie reagieren nicht nur auf einzelne Prompts, sondern können Aufgaben selbstständig verfolgen, weitere Agenten einbeziehen und sich innerhalb eines Prozesses miteinander vernetzen. Für Unternehmen entsteht dadurch eine neue Form der Arbeitsteilung: Nicht mehr nur Menschen verschiedener Abteilungen arbeiten zusammen, sondern Menschen und unterschiedliche KI-Systeme. Die menschliche Rolle verschiebt sich damit stärker in Richtung Steuerung, Bewertung und Verantwortung.
Wenn im Büro plötzlich alle mit ihrer KI sprechen
Was zunächst nach einer technologischen Veränderung klingt, hat ganz konkrete Folgen für die Gestaltung von Arbeitsorten. Gebhardt zeichnet im Gespräch ein ebenso einfaches wie ungewohntes Bild: Künftig könnten Beschäftigte ihre persönliche KI selbstverständlich mit ins Büro bringen – auf dem Smartphone, über Kopfhörer oder Smart Glasses. Damit entsteht neben der Kommunikation zwischen Menschen eine zweite Gesprächsebene. Beschäftigte stellen ihrer KI Fragen, lassen sich Informationen erklären oder Übersetzungen einspielen und arbeiten im ständigen Dialog mit intelligenten Systemen. Das stellt selbst vertraute Bürokonzepte infrage. Was bedeutet Stillarbeit, wenn konzentriertes Arbeiten künftig ebenfalls bedeuten kann, mit einer KI zu sprechen? Braucht es andere Rückzugsräume? Verändert sich die Akustik im Open Space? Und wie gehen Menschen mit einer Arbeitswelt um, in der Informationen über immer mehr Kanäle gleichzeitig auf sie einwirken? Für Gebhardt ist gerade deshalb die räumliche Perspektive interessant. Wenn KI für viele Aufgaben keinen bestimmten Arbeitsort benötigt, muss der physische Raum dort einen Mehrwert schaffen, wo Menschen ihn tatsächlich brauchen.
Das Büro als Leitzentrale
Ein mögliches Vorbild findet Gebhardt in der Leitzentrale. Für ihre Studie sprach sie unter anderem mit Christian Most, Senior Director Digital Operations Optimization bei der Lufthansa Group. Der Normalbetrieb lässt sich dort bereits weitgehend über Systeme organisieren. Gefragt ist der Mensch insbesondere dann, wenn etwas vom Standard abweicht, Entscheidungen getroffen und komplexe Zusammenhänge gesteuert werden müssen. Auf das Büro übertragen könnte das bedeuten: Je mehr Standardprozesse automatisiert werden, desto stärker wird der Arbeitsort zum Raum für Steuerung, Problemlösung und Zusammenarbeit. Das Büro wäre dann weniger ein Ort, an dem jeder für sich seine Aufgaben erledigt. Es würde vielmehr dort relevant, wo unterschiedliche Kompetenzen zusammenkommen, Informationen gemeinsam bewertet und Lösungen entwickelt werden.
Vom Makerspace bis zum Gaming Hub
Gebhardt denkt diesen Ansatz noch weiter. Warum beispielsweise Entwicklung und Produktion räumlich voneinander trennen, wenn Beschäftigte gemeinsam an konkreten Lösungen arbeiten sollen? Ein Büro könnte stärker zum Makerspace werden. Zu einem Ort, an dem digitale Zwillinge, Prototypen, Entwicklung und Produktion unmittelbar miteinander verbunden sind. Auch aus der Gaming-Welt lassen sich nach ihrer Einschätzung Prinzipien für die künftige Zusammenarbeit ableiten. Teams reagieren dort schnell, lernen durch unmittelbares Feedback und arbeiten gemeinsam auf ein Ziel hin. Besonders interessant ist dabei die Verbindung von digitaler und physischer Welt: Es macht einen Unterschied, ob Menschen allein vor ihren Bildschirmen sitzen oder gemeinsam in einem Raum agieren, voneinander lernen und die Reaktionen des Teams unmittelbar erleben. Gerade diese gemeinsame Erfahrung könnte zu einer neuen Qualität des Büros werden. Denn während KI Informationen nahezu überall bereitstellen kann, bleiben soziale Resonanz, gemeinsames Lernen und die Energie einer Gruppe an die menschliche Interaktion gebunden.
Was bleibt dem Menschen?
Die entscheidende Frage lautet deshalb weniger, welche Tätigkeiten KI den Menschen abnimmt. Interessanter ist, welchen Beitrag Menschen künftig leisten können, wenn Maschinen immer mehr Standardaufgaben übernehmen. Gebhardt sieht darin durchaus eine Chance. Wenn KI Routine reduziert, könnten menschliche Fähigkeiten wieder stärker in den Mittelpunkt rücken: kreativ denken, Zusammenhänge erkennen, Neues entwickeln, Verantwortung übernehmen und Wissen aus unterschiedlichen Perspektiven zusammenführen. Dazu gehört für sie vor allem die Fähigkeit, nach vorne zu denken. KI greift auf vorhandenes Wissen und bestehende Muster zurück. Menschen können dagegen Vorstellungen davon entwickeln, was noch nicht existiert. Vielleicht liegt genau darin eine der wichtigsten Veränderungen der kommenden Jahre: KI macht den Menschen nicht zwangsläufig weniger wichtig. Sie zwingt uns vielmehr dazu, genauer zu bestimmen, was unser eigener Beitrag zur Arbeit der Zukunft sein soll.
Mehr hören, mehr erfahren
Das ganze Gespräch gibt es auch zum Hören: In der ersten Folge des Wherever Whenever – Work Culture Podcasts spricht Birgit Gebhardt mit IBA-Redakteurin Jasmin Najiyya über die neue New Work Order-Studie „Kollaboration mit KI“, KI-Agenten und die Frage, wie sich unsere Zusammenarbeit und unsere Arbeitsorte verändern werden. Zum Wherever Whenever – Work Culture Podcast auf Spotify.
Und wer die Diskussion live weiterverfolgen möchte: Beim Wherever Whenever – Work Culture Festival vom 27. bis 30. Oktober 2026 auf der ORGATEC in Köln ist Birgit Gebhardt mit mehreren Programmpunkten dabei. Dort wird auch die neue New Work Order-Studie „Kollaboration mit KI“ vorgestellt.
Titelbild: ©IBA, ©Birgit Gebhardt
