Wie Workspace-Design über den Erfolg von Return-to-Office-Strategien entscheiden kann

In der öffentlichen Diskussion stehen häufig die Vor- und Nachteile von Homeoffice und Präsenz im Mittelpunkt. Welche Aspekte werden Ihrer Meinung nach bislang zu wenig beachtet?

Tatsächlich ist es genau diese Ganzheitlichkeit, die bisher sowohl in der öffentlichen Debatte als auch in der Forschung zu wenig Aufmerksamkeit erfährt. Ein Grund hierfür ist die Komplexität, die mit der Untersuchung solch ganzheitlicher Systeme einhergeht. Wenn Präsenzquoten sinnvoll in den Gesamtkontext der Arbeitsorganisation eingebettet werden, ist hierbei neben der konkreten Gestaltung des RTO-Mandats beispielsweise auch die Art der Kommunikation, die Schulung von Führungskräften und Mitarbeitenden sowie die Gestaltung der physischen Arbeitsumgebung zu berücksichtigen. Das ist komplex, aber wesentlich für den Erfolg von Arbeitsorganisationen.

In der öffentlichen Debatte wird in diesem Kontext die Rolle des Büros heute häufig diskutiert. Es ist offensichtlich, dass sich dessen Bedeutung verändert, wenn sich Arbeitsmodelle hinsichtlich der Präsenz- und Remoteanteile verschieben. Die konkrete Rolle, die die Gestaltung der Arbeitsumgebung im Kontext von RTO-Mandaten spielt, ist jedoch bislang kaum systematisch untersucht worden. Insbesondere bleibt offen, inwiefern und unter welchen Bedingungen die Gestaltung der Arbeitsumgebung dazu beitragen kann, erhöhte Präsenzzeiten positiv für Beschäftigte und Organisation wirksam werden zu lassen.

In Ihrem Forschungsprojekt beschäftigen Sie sich mit wahrgenommenen Ressourcenverlusten und ‑gewinnen durch Präsenz. Was genau ist damit gemeint?

Diese Frage basiert auf einer im Zuge der Untersuchung von flexiblen Arbeitsmodellen häufig eingenommenen Ressourcenperspektive in der Wissenschaft. Wie empirische Studien zeigen, wird eine Präsenzpflicht oft als Verlust wertvoller Ressourcen wie Zeit (aufgrund des Arbeitswegs), Autonomie und Privatsphäre erlebt. Gleichzeitig bietet das Büro aber auch Ressourcengewinne wie soziale Interaktion, spontanen Austausch und eine klarere Trennung von Berufs- und Privatleben. Für eine erfolgreiche Wirkung erhöhter Präsenzzeiten sollten Unternehmen diesen Verlusten durch gezielte Maßnahmen entgegenwirken und gleichzeitig für das Entstehen von Ressourcengewinnen sorgen.

Welche Rolle spielt die Arbeitsumgebung dabei, ob Beschäftigte die Rückkehr ins Büro eher als Belastung oder als Mehrwert erleben?

Die Arbeitsumgebung kann eine zentrale Rolle dabei spielen, Ressourcenverlusten entgegenzuwirken und das Entstehen neuer Ressourcen zu unterstützen. Sie kann zum einen als eine Art Puffer oder Kompensationsressource fungieren. Wenn das Büro beispielsweise durch ein aktivitätsbasiertes Design Wahlmöglichkeiten bietet, kann dies dem empfundenen Verlust an Autonomie entgegenwirken. Gleichzeitig kann die Arbeitsumgebung durch das Design entsprechender Zonen und Angebote die Zusammenarbeit und den Austausch unterstützen und somit für einen Gewinn an Ressourcen sorgen. Auch hier ist jedoch eine ganzheitliche Sichtweise unabdingbar: Ein aktivitätsbasiertes Büro muss genau an die Bedürfnisse und Aufgaben der Mitarbeitenden angepasst sein. Bietet es zum Beispiel zu wenig Akustikschutz und unzureichende Rückzugsmöglichkeiten, wird die Präsenz eher als Belastung und Störung der Konzentration wahrgenommen. Eine bedarfsgerechte und zielgerichtete Gestaltung kann die Präsenz im Büro also wertvoll machen und negative Folgen wie eine erhöhte Kündigungsabsicht reduzieren.

Sie sprechen von der Signalwirkung von Räumen. Welche Botschaften senden Unternehmen aus, wenn sie Präsenz einfordern, ohne die Arbeitsumgebung weiterzuentwickeln? Und welche Signale gehen von einer bewusst gestalteten Arbeitswelt aus?

Mitarbeitende interpretieren die Motive des Managements sehr genau und sind bestrebt, sich die zugrunde liegenden Intentionen organisatorischer Entscheidungen zu erschließen. Wird eine erhöhte Präsenz etwa mit dem Ziel begründet, Zusammenarbeit und Innovation zu fördern, ohne dass entsprechende begleitende Maßnahmen ergriffen werden, erscheinen diese Motive wenig glaubwürdig. In der Folge wird ein RTO-Mandat in solchen Fällen schnell als Signal für Kontrolle oder Misstrauen interpretiert.

Investiert ein Unternehmen hingegen sichtbar in eine durchdachte und qualitativ hochwertige Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit und Innovation tatsächlich unterstützt, kann dies als glaubwürdiges Signal dafür gewertet werden, dass diese Ziele ernsthaft verfolgt werden. Die Gestaltung der Arbeitsumgebung fungiert dabei als besonders wirkungsvolles Signal, da sie – im Gegensatz zu vielen anderen Personalpraktiken – unmittelbar sichtbar ist und gezielt sichtbar gemacht werden kann.

Soziale Interaktion gilt als einer der wichtigsten Gründe für die freiwillige Präsenz. Welche räumlichen Voraussetzungen braucht es, damit Begegnung, Zusammenarbeit und Teamgefühl tatsächlich entstehen können?

Studien zeigen, dass das Treffen von Kollegen der wichtigste Grund für Mitarbeitende ist, um ins Büro zu kommen. Maßnahmen, die diese Begegnung und den Austausch unterstützen, werden daher von Mitarbeitenden als Gewinn empfunden. Die Büroumgebung kann dabei eine zentrale Rolle spielen, da sie durch das bewusste Design von Wegen und Zonen das spontane und ungeplante Zusammentreffen forcieren kann, da sie durch das Angebot von dedizierten Räumlichkeiten, die den informellen Austausch unterstützen (z. B. Lounge oder Coffee-Zonen), und Räumlichkeiten, die gezielt den inhaltlichen Austausch fördern (z. B. Zonen für Projektarbeit oder Brainstorming), als Booster für den Austausch fungieren kann.

Auch hier ist jedoch dringend angeraten, Raumkonzepte ganzheitlich zu denken und den Fokus nicht allein auf Begegnung und Austausch zu legen: Unsere Pilotstudie zum aktuellen Projekt hat gezeigt, dass „Open-Plan-Anxiety“ unter den Mitarbeitenden – also die Angst vor Lärm und Ablenkung – eine große Hürde sein kann. Nur wenn auch Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten integriert werden, wird das Büro als Ort erlebt, an dem Zusammenarbeit funktioniert, ohne die individuelle Produktivität zu opfern. Neben der Gestaltung der Räumlichkeiten spielen auch Nutzungsregeln und die Schulung der Mitarbeitenden eine zentrale Rolle für den Erfolg solch aktivitätsbasierter Arbeitsumgebungen. Unternehmen müssen daher individuelle, bedarfsgerechte Lösungen entwickeln, damit das Büro sein volles Potenzial als Booster für Begegnung und Zusammenarbeit entfalten kann.

Was möchten Sie mit der Studie herausfinden und welche Erkenntnisse erhoffen Sie sich für Unternehmen, Planer und die Workplace-Branche?

Ziel unserer Studie ist es, systematisch zu untersuchen, inwiefern die Gestaltung der Arbeitsumgebung eine wesentliche Randbedingung für den Erfolg von RTO-Strategien oder für die Definition von Präsenzanforderungen im Allgemeinen darstellt. Im Mittelpunkt steht die Frage, ob und unter welchen Bedingungen eine gezielt gestaltete Arbeitsumgebung potenzielle negative Effekte erhöhter Präsenzanforderungen abmildern und zugleich positive Effekte verstärken kann.

Auf dieser Grundlage soll ein fundierter Orientierungsrahmen für Unternehmen entwickelt werden, der die Planung von Präsenzanteilen sowie die Gestaltung der Arbeitsumgebung evidenzbasiert unterstützt. Die Ergebnisse ermöglichen es, gezielt zu analysieren, welche Ressourcendefizite in einer spezifischen organisationalen Situation besonders relevant sind und wie diese durch ein entsprechendes Arbeitsplatzdesign kompensiert werden können. Gleichzeitig soll aufgezeigt werden, an welchen Stellen die Arbeitsumgebung als Katalysator für Ressourcengewinne wirken kann. Die Studie soll dazu beitragen, Präsenzanforderungen zielgerichtet zu definieren und in ein organisatorisches Gesamtkonzept einzubetten, das die Potenziale gemeinsamer Präsenz optimal nutzt. Darüber hinaus soll sie aufzeigen, wie physische Arbeitsräume als strategisches Kommunikationsinstrument eingesetzt werden können, um Managementmotive glaubwürdig zu vermitteln und die Akzeptanz von Präsenzanforderungen zu erhöhen.

Frau Dr. Radermacher, vielen Dank für das Gespräch.