IBA Redaktionsteam Ralf Freter, Arbeitsplatzberater beim Büroeinrichtungshersteller Steelcase AG, und Caroline Mölling, Business Development Managerin bei Steelcase, befassten sich bei ihrem Vortrag auf der HR-Messe „Zukunft Personal“ im September 2022 in Köln mit dem Büro als Sehnsuchtsort und der Frage, wie Arbeitsumgebungen künftig gestaltet werden müssen, damit Mitarbeiter gern ins Büro kommen. Caroline Mölling zitiert in diesem Zusammenhang den US-Ökonomen und Autor des Buchs „The Rise of the Creative Class“, Richard Florida, für den der Faktor Mensch der Schlüssel zu Kreativität und Innovation ist:
„Die Ideen sind die Währung der neuen Ökonomie. Getrieben von den globalen Megatrends werden die Unternehmen gezwungen, ihre Innovationskraft zu stärken.“ Richard Florida
Mitarbeiterpotenziale freisetzen und Kreativität ermöglichen
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, neue Talente für sich zu begeistern und ihre Mitarbeiter dabei zu unterstützen, besser zu arbeiten. In einer Arbeitswelt, die neben linearen Prozessen zu einem Großteil aus kreativer Arbeit besteht, müssen sich Räume entsprechend wandeln. Laut Mölling lassen die derzeitigen Büroumgebungen solche Prozesse aber kaum zu. Kreativität entstehe weder an Einzelarbeitsplätzen noch im digitalen Raum, sondern in Büroumgebungen, die den Austausch mit Menschen, Kollaboration und Netzwerken ermöglichten und gleichzeitig Raum für Erholung böten. Hier müsse man bereits bei der Konzeption der Büroeinrichtung ansetzen. Das Ziel müsse dabei sein, dass Mitarbeiter ihr individuelles Potenzial an inspirierenden Arbeitsorten entfalten könnten, die Wohlbefinden, Engagement und Produktivität steigerten.
Mitarbeiter wünschen sich mehr Selbstbestimmung in einer hybriden Arbeitswelt
In seinen Studien zeigt Steelcase auf, wie sich die Arbeitswelt verändert und wie der Wandel wirkungsvoll unterstützt werden kann. Dafür werden weltweit Daten zu wichtigen Aspekten der Büroarbeit erhoben. Der Steelcase Global Report 2022 beschreibt auf Basis von Interviews mit 5.000 Angestellten aus elf Ländern das neue Zeitalter der hybriden Arbeit. In Deutschland arbeiten 51 % der Befragten derzeit lieber im Homeoffice, 27 % haben keine Präferenz und nur 22 % geben an, lieber im Büro zu arbeiten. Aber 87 % der Angestellten verbringen zumindest einen Teil ihrer wöchentlichen Arbeitszeit im Büro. Wirft man einen Blick auf die Präferenzen der Mitarbeiter, d. h. auf die Frage, an welchen Orten sie welche Tätigkeiten am liebsten ausüben, ergibt sich ein differenzierteres Bild. Hier wird deutlich, dass für konzentriertes Arbeiten der bevorzugte Arbeitsort das Homeoffice ist, u. a. deshalb, weil die Befragten dort mehr Privatsphäre haben als in offenen Arbeitsumgebungen. Was im Umkehrschluss für das Büro heißt, dass dort künftig mehr Arbeitsumgebungen für Zusammenarbeit, aber gleichzeitig auch Bereiche, an denen die Privatsphäre gewahrt werden kann, eingerichtet werden müssen. Kommen doch 37 % der Befragten insbesondere für Besprechungen ins Büro, 46 % für die Zusammenarbeit und 47 % für das Netzwerken mit Kollegen.
Den Befragten ist darüber hinaus ein hoher Selbstbestimmungsgrad bei der Arbeit wichtig. Frei entscheiden zu können, welche Tätigkeiten wo ausgeführt werden, kann Wohlbefinden, Produktivität und Mitarbeiterbindung steigern.
Smart Working: Passende Arbeitsorte für die jeweiligen Arbeitsinhalte
Auch Ralf Freter betont, dass das Büro sich an flexible und neu aufkommende Arbeitsmuster anpassen muss. Smart Working sollte Mitarbeitern unterschiedliche Arbeitsorte zur Verfügung stellen, an denen sie ihre Tätigkeiten jeweils bestmöglich verrichten können. Dazu stellte Freter in Köln folgende vier Designprinzipien vor, die zur Entstehung einer vielfältigen Arbeitsumgebung beitragen:
- Ich und Wir
Büros sollten sowohl Raum für Konzentration als auch für Interaktion bieten. Gerade Kreativprozesse entstehen im gemeinsamen Tun mit Kollegen in einer anregenden Umgebung. - Flexibilität in Bezug auf Workflow und Raum
Das Ziel der Arbeitsplatzgestaltung sollte es sein, in eine fließende Situation zu kommen. Das bedeutet, sowohl vom Workflow her, aber auch in der Immobilie selbst flexibel auf Situationen und Anforderungen reagieren zu können. - Geschlossene und offene Strukturen
Neben geschlossenen Strukturen für konzentriertes Arbeiten werden in Büros vor allem auch offene Strukturen für den Austausch, für das Netzwerken und das Erleben der Unternehmenskultur bedeutender. - Analog und digital kombinieren
Hybride Arbeit macht den richtigen Mix aus analog und digital erforderlich. Die Aufgabe besteht darin, Mitarbeiter, die ins Büro kommen, in die Lage zu versetzen, zielorientiert zu agieren, und diejenigen, die an anderen Orten arbeiten, technisch einwandfrei in den Arbeitsprozess einzubinden.
„Wo Menschen zusammenkommen, muss man mit Wundern rechnen.“ Hannah Arendt
Büros als Sehnsuchtsorte gestalten
Für Mölling und Freter ist die Zeit, am Status quo festzuhalten, vorbei. Unternehmen müssen vielmehr neue Arbeitsplatzkonzepte implementieren, in denen Büros zu Sehnsuchtsorten werden, die Menschen verbinden, Kreativität entfalten und Innovation anregen. Räumlich umsetzen lässt sich das mit Makerspaces, Projekt- beziehungsweise Design-Thinking-Räumen, Räumen für Regeneration und Zerstreuung oder mit Kantinen, die in Form von Work-Cafés eher einen Hub-Charakter haben und Orte sind, die man gern aufsucht, um gemeinsam eine gute Zeit zu haben. Unternehmenszentralen sollen, so die Empfehlung von Steelcase, zu Destinationen mit Wohlfühlambiente werden, die die DNA der Unternehmenskultur erlebbar machen und als Motivatoren fungieren. Nur so, da sind sich die beiden Referenten einig, wird physischer Raum – und konkret das Büro – zum Erfolgsfaktor.
